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10 consejos olvidados (pero aún útiles) para Microsoft Word

Muchos comandos de Microsoft Word se han asentado en el polvo a lo largo de los años, pero eso no significa que no sean útiles para quienes los recuerdan. Aquí hay 10 consejos que puede encontrar útiles.

avosbistock000089611009smallEn el entorno de oficina actual, probablemente no haya una herramienta de productividad empresarial más utilizada que Microsoft Word. Es el caballo de batalla familiar para crear nuestros correos electrónicos, informes, propuestas y casi cualquier otro documento importante para el funcionamiento diario del negocio. Sin embargo, a pesar de ser tan popular y familiar, hay muchas peculiaridades y trucos en Word que se pasan por alto y se usan, trucos que pueden ahorrarnos tiempo y frustración si podemos recordarlos.

Para abordar esta situación, aquí hay 10 consejos útiles de Microsoft Word que muchos de nosotros hemos olvidado pero que no debemos olvidar. Estos consejos se aplican a cualquier versión de Word que no sea 2007 y, en algunos casos, incluso a versiones anteriores.

1: Comienza a escribir en cualquier lugar

Aquí hay un consejo simple que a menudo me olvido de mí mismo. En el modo de visualización de diseño de impresión predeterminado, puede comenzar a escribir simplemente haciendo doble clic en cualquier parte de la página. No importa si la página está en blanco o no, Word llena automáticamente el espacio sobre el cursor con párrafos en blanco. No es necesario que complete manualmente las líneas en blanco que comienzan en la parte superior de la página.

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2: generar automáticamente texto de relleno

Si bien puede que no sea la mejor herramienta para el trabajo, muchas personas usan Word para crear diseños en columnas y alrededor de imágenes, como en un periódico. En algunos casos, la planificación de un diseño requerirá relleno con texto sin sentido para ayudar a medir los saltos de página, la ubicación de la imagen, etc.

Puede usar comandos especiales para generar texto de relleno escrito en latín. Escriba este texto en el cuerpo del documento:

= Lorem (pags,yo)

Reemplace «p» con el número de párrafos que desee y «l» con el número de líneas que desee. El comando completará automáticamente el texto en latín por usted.

Ver también: Siete consejos para aprovechar la función de Autotexto de Word

3: Reemplazar caracteres especiales

Como antiguo editor, puedo dar fe de la utilidad del siguiente consejo. Puede usar la función Buscar y reemplazar en Word para buscar y reemplazar caracteres especiales y no imprimibles.Esto es útil cuando desea reemplazar marcas de párrafo doble entre párrafos con marcas simples, por ejemplo, como se muestra Figura A.

Figura A

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En el campo «Buscar», ingresé el código para la marca de párrafo doble (^p^p). En el campo Reemplazar con, especifiqué una marca de párrafo (^p). También puede usar esta técnica para reemplazar elementos como tabulaciones, saltos de línea y saltos de página.

4: Sustitución de estilos y formato

De manera similar al consejo anterior, también puede usar la función de búsqueda y reemplazo de Word para estilos y otros formatos. Por ejemplo, puede reemplazar el aburrido texto sin formato en su comunicado de prensa cada vez que se menciona su nuevo producto con formato en negrita.

Para acceder a estos parámetros adicionales, haga clic en el botón Más >> en el cuadro de diálogo Reemplazar para acceder a las opciones extendidas (Figura B). Luego haga clic en el botón «Formato» y establezca el formato o estilo que desee.

Figura B

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5: generar cálculos rápidos

Este truco puede tener un uso limitado, pero sigue siendo útil en caso de apuro. Puede usar el comando Calcular de Word para resolver ecuaciones algebraicas escritas en el texto. Los comandos de cálculo son una lista oscura que se encuentra en lo profundo de todos los árboles de comandos. Vaya a Archivo | Opciones | Barra de herramientas de acceso rápido | Todos los comandos y agregue el comando de cálculo a su Barra de herramientas de acceso rápido. Luego puede usarlo para resolver la ecuación resaltada.Por ejemplo, si escribe

=2+2

La respuesta calculada aparecerá en la esquina inferior izquierda del documento de Word, generalmente con el recuento de palabras.

6: actualizar automáticamente la fecha y la hora

En los negocios, a menudo necesita crear un documento con fecha de forma regular, como una factura mensual. Puede ahorrar algo de tiempo agregando una función de fecha que actualiza automáticamente la fecha cada vez que crea una nueva factura.

Coloque el cursor donde desea que aparezca la fecha, luego navegue hasta el elemento Fecha y hora en Insertar | Cinta. Puede elegir el formato; asegúrese de marcar el botón Actualización automática antes de hacer clic en Aceptar.

Ver también: Microsoft Office 365: La guía del chico listo

7: Mostrar estilos de párrafo

El estilo básico de cada párrafo o sección de un documento a veces puede ser información importante. Esto es especialmente cierto cuando el documento se ejecutará a través de un proceso de publicación específico.

Usando la configuración de Desenfoque en el menú Opciones de Word, puede mostrar el estilo de cada párrafo en el margen izquierdo (Figura C). Primero, cambia al modo borrador. Luego navegue a Archivo | Opciones | Avanzado y desplácese hacia abajo hasta la sección Pantalla donde verá esta entrada: Ancho de panel de área de estilo en modo borrador y esquema. Cambie el número en el cuadro a 0,5 pulgadas y haga clic en Aceptar. Ahora debería ver un panel que muestra información de estilo de documento.

Figura C

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8: eliminar todo el formato manual

Esto le sucede a todos los que usan Word de manera regular; a veces, estropeas el formato hasta el punto en que solo quieres comenzar de nuevo. Hay un botón en la pestaña Inicio de la cinta que muchas personas no saben que existe. Es el botón «Borrar todo el formato» que ahorra tiempo en tiempo real.

Resalte el texto que desea borrar y haga clic en el botón (se parece a la letra A con un borrador). Se eliminará todo el formato manual y el texto volverá al estilo base. Entonces puedes empezar de nuevo.

9: picos

Casi todo el mundo está familiarizado con la utilidad de copiar y pegar atajos de teclado, pero hay una característica que a menudo se pasa por alto llamada Spike que probablemente sea aún más poderosa. Con Spike, puede mover varios textos, imágenes y tablas de un documento a diferentes partes del documento actual o simultáneamente a otro documento.

Primero, resalte el área que desea cortar. (Nota: Spike cortará, no copiará). Luego, presione el atajo de teclado Ctrl + F3. Esto pondrá el texto en un portapapeles especial. Puede usar Spike para continuar agregando a este portapapeles sin reemplazar los clips antiguos con cada clip nuevo. Una vez que tenga todo lo que necesita, abra un nuevo documento (o haga clic en algún lugar del mismo documento si lo prefiere) y presione Ctrl+Shift+F3. Todo lo que corte se colocará en la nueva ubicación y se borrará el portapapeles de Spike.

10: Ver documentos uno al lado del otro

En ocasiones, es posible que desee ver los documentos uno al lado del otro. Word lo hace fácil con una función en la pestaña Ver de la cinta.

Abra el documento en cuestión y vaya a la pestaña «Ver» donde verá el botón «Ver lado a lado». Al hacer clic en él, la pantalla se dividirá por la mitad, por lo que podrá ver dos documentos al mismo tiempo. Al hacer clic en el botón Sincronizar desplazamiento en la pestaña Ver, la comparación será más fácil.

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