3 actualizaciones de Google Calendar que simplifican los eventos

En abril y mayo de 2023, Google Calendar realizó tres mejoras sutiles pero importantes para admitir el trabajo remoto.

Cuando configura su ubicación de trabajo en Google Calendar, cualquier persona con acceso gratuito a su horario también puede acceder a la ubicación de trabajo de su elección. Esto ayuda a los colegas a comprender si la reunión es en persona o virtual.

Cuando configura las opciones de Google Meet en un evento de calendario con anticipación, no necesita esforzarse para asignar anfitriones o ajustar la configuración de la sesión una vez que comienza la videoconferencia.

Cuando necesita una dirección de correo electrónico válida para una sesión de cita reservable, no solo puede reducir las solicitudes falsas, sino también evitar que los participantes ingresen direcciones de correo electrónico incorrectas al registrarse para una sesión.

Siga las instrucciones en cada una de las secciones a continuación para comprender cómo funcionan estas tres funciones.Estos pasos asumen que usted tiene calendario de Google Abra en una pestaña del navegador Chrome en su computadora portátil o de escritorio.

Mirar: Google Workspace frente a Microsoft 365: análisis en paralelo con listas de verificación (República Tecnológica Premium)

Cómo mostrar la ubicación de tu trabajo en Google Calendar

configura tu lugar de trabajo diario En Google Calendar:

1. Seleccione el engranaje en la esquina superior derecha, luego seleccione Configuración (Figura A).
2. En el menú general de la izquierda, seleccione Horas de trabajo y ubicaciones.
3. Marque la casilla junto a Habilitar ubicaciones de trabajo (Figura B).
4. Luego, junto a cada día de la semana configurado, seleccione el menú desplegable (sin especificar de forma predeterminada) y elija Oficina, Casa, Sin especificar u Otro. Si elige otro lugar, puede ingresar una ubicación. Repita el proceso según sea necesario para cada día de la semana y período de tiempo.

Figura A

Figura B

Una vez configurado anteriormente, la ubicación de trabajo configurada aparecerá en su calendario y estará disponible para cualquier persona a la que le haya otorgado acceso a su calendario libre u ocupado. La ubicación de trabajo que elija se muestra cerca de la fecha numérica en las pantallas de calendario de día, semana y mes.

Para cambiar la ubicación de trabajo:

1. Elija un lugar de trabajo para el día (Figura C). Esto abre un menú de opciones disponibles.
2. Seleccione Oficina, Casa o Sin especificar según sea necesario, o seleccione Otro lugar e ingrese otra ubicación. Puede elegir si desea realizar cambios solo para los días seleccionados o para todos los días futuros de la semana (por ejemplo, este viernes o todos los viernes futuros).
3. Como alternativa, seleccione Configuración para ver y editar la ubicación de trabajo predeterminada asociada con todas las horas de trabajo especificadas.

Figura C

A partir de mayo de 2023, esta función está disponible para los clientes de Google Workspace con ediciones Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, así como para clientes de G Suite Business y organizaciones sin fines de lucro.

Control del moderador y asignación de coanfitriones

Cuando crea un evento de calendario con una sesión de Google Meet asociada, también se puede configurar Controle el anfitrión, designe coanfitriones y configure salas de reuniones.

Primero, abre tu actividad. Si el botón «Unirse a Google Meet» aún no se muestra, seleccione el botón «Agregar videoconferencia de Google Meet» para crear un enlace de Meet para su evento.

A continuación, seleccione el engranaje a la derecha del botón «Unirse a Google Meet» (Figura D) para acceder a las opciones de videollamada. Esto le permite personalizar la gestión de las sesiones de Meet.

Figura D

Cuando habilita la administración de host (Figura Earriba a la izquierda), puede especificar un coanfitrión (Figura E, parte superior derecha). Los coanfitriones pueden silenciar a los participantes, presentar, controlar las grabaciones y permitir que las personas se unan a las reuniones. Cuando está habilitado, esta configuración también le permite administrar si todos los participantes pueden:

• compartir su pantalla; o
• Enviar mensajes de chat.

También puede ajustar al mismo tiempo:

• Acceso rápido, cuando el cierre requiere que todos soliciten unirse; y
• Seguimiento de la asistencia, lo que permite que el sistema envíe el informe de asistencia al anfitrión de la reunión por correo electrónico una vez finalizada la reunión.

Además, puede elegir a quién asignar a una sala de trabajo antes de una reunión de Google Meet (Figura Einferior derecha).

Para asignar manualmente personas a las salas de grupos, arrastre sus nombres a la sala o escríbalos en la lista de asistencia de la sala. Alternativamente, seleccione el botón Shuffle para asignar aleatoriamente a los participantes a las salas disponibles.

Figura E

Esta función está disponible para los clientes de Google Workspace con Workspace Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Business Standard, Business Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus y los clientes de Teaching and Learning Upgrade a partir de mayo de 2023.

El calendario de citas requiere correo electrónico

Las citas de Google Calendar permiten a las personas elegir una hora para reunirse entre un conjunto de fechas y horas que usted especifique. Por ejemplo, un maestro puede especificar un período de tiempo semanal y permitir que los estudiantes elijan ese período de tiempo para las reuniones. Asimismo, los asesores pueden usar la función para permitir que los clientes programen reuniones. Para obtener más detalles sobre la función, lea cómo programar citas con Google Calendar (Tecnopedia).

Para reducir la posibilidad de registros accidentales o falsos, ahora puede Se requiere verificación de correo electrónico Cuando las personas se registran para una cita. Cuando configure un horario de citas reservables, marque la casilla junto a Requerir verificación de correo electrónico (Figura F).

Figura F

Para aquellos que iniciaron sesión en una cuenta de Google, no se requiere ninguna acción adicional durante el proceso de programación. Sin embargo, para todos los demás, se enviará un PIN a la dirección de correo electrónico ingresada, con la que la persona deberá autenticarse. Esto debería eliminar las direcciones de correo electrónico mal escritas y ayudar a prevenir registros fraudulentos.

A partir de mayo de 2023, esta función está disponible para los clientes de Google Workspace con las ediciones Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus, así como para los clientes de actualización educativa y sin fines de lucro.

¿Cuál es tu experiencia?

¿Has configurado tu ubicación de trabajo en Google Calendar? ¿Encuentra su ubicación de trabajo precisa y útil al coordinar actividades con sus colegas? Para los eventos de Google Meet creados con eventos de calendario, ¿es posible administrar y configurar coanfitriones y configuraciones con anticipación para simplificar su sesión? ¿La configuración «Requerir verificación de correo electrónico» para los horarios de citas reduce el correo no deseado y garantiza una entrada de correo electrónico precisa?

Déjame saber tu experiencia en los comentarios a continuación o en Twitter (@awlber).