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5 formas de eliminar filas en blanco en Excel

Eliminar filas en blanco en un conjunto de datos de Excel no es difícil, pero Excel 2016 es la única versión que brinda resultados predecibles.

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Las líneas en blanco son fáciles de obtener, ya sea que esté importando datos de una fuente externa o introduciéndolos usted mismo durante el proceso de entrada. Independientemente de lo que termine haciendo con ellos, es una buena idea eliminar las filas en blanco de un conjunto de datos. Excel usa espacios en blanco para determinar los rangos, por lo que si hay filas en blanco en cualquier parte del conjunto de datos, las funciones basadas en selección de Excel no funcionarán como se esperaba. En este artículo, te mostraré cinco formas sencillas de eliminar líneas en blanco.

Antes de continuar, tengo una advertencia: tenga cuidado al eliminar líneas enteras. Puede haber datos fuera de la pantalla que no veas. Eliminar filas vacías en un conjunto de datos también elimina datos que no están visibles en la misma fila.

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Estoy usando Excel 2016 (versión de escritorio) en Windows 10 de 64 bits. Las sugerencias para obtener y transformar datos solo están disponibles en Excel 2016. Si está utilizando una versión anterior, ejecute una búsqueda rápida en el complemento de Power Query. Otros consejos se aplican a versiones anteriores de Excel. Ninguno de estos trucos funciona en la versión del navegador. Puede utilizar sus propios datos o descargar los archivos de demostración .xls y .xlsx.

1. Adquisición y transformación de datos

La función Obtener y transformar datos de Excel proporciona una forma rápida de recuperar datos. Al hacerlo, hay varias formas de manipular los datos, una de las cuales eliminará las filas en blanco. Afortunadamente, es fácil de usar, pero requiere un objeto Table; si sus datos son un rango de datos normal, la función convertirá el rango por usted, probablemente no lo haga.

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VER: 13 atajos útiles para la entrada de datos de Excel (PDF gratuito) (Tecnopedia)

Primero, haga clic en cualquier parte del conjunto de datos, luego haga clic en la pestaña Datos. Luego, haz lo siguiente:

  1. En el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en Desde tabla/rango. En este punto, Excel no puede encontrar el conjunto de datos completo debido a las filas en blanco.
  2. Cambie el rango predeterminado a A1:H20 (Figura A), marque la opción Mi tabla tiene encabezados y haga clic en Aceptar.
  3. Excel iniciará Power Query Editor para recuperar los datos.
  4. En el grupo Reducir filas (pestaña Inicio de Power Query), haga clic en la opción Eliminar filas y seleccione Eliminar filas en blanco (Figura BPower Query eliminará filas en blanco, pero no filas que contengan celdas en blanco.
  5. Haga clic en Cerrar y cargar en el grupo Cerrar y Power Query copiará el conjunto de datos modificado en una nueva hoja de cálculo en Excel. En este punto, los datos son un objeto Tabla (Figura C), que se puede convertir a un rango normal si lo desea.

Figura A

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Rango de ajuste.

Figura B

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Eliminar líneas en blanco.

Figura C

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Power Query devuelve un objeto de tabla sin filas vacías.

Aunque puede convertir un objeto Tabla en un rango normal, no ha cambiado el conjunto de datos original. Este puede ser el comportamiento que afecta si elige esta característica.

2. filtro

Si desea eliminar filas en blanco del conjunto de datos original, puede probar la función de filtro, pero tenga cuidado. Tienes que elegir sabiamente tus columnas de filtro. Podemos ilustrar mejor esto con un ejemplo rápido (usando rangos simples, no objetos de tabla):

  1. Haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en Filtrar en el grupo Ordenar y filtrar.
  2. Use el nuevo menú desplegable ID de pedido para seleccionar su filtro: desmarque (seleccione todo) la opción y marque (en blanco) como se muestra en Figura DSi la opción (en blanco) no está disponible, comience de nuevo, pero seleccione primero el rango.

Figura D

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Filtro en blanco.

Aquí es donde radica el problema (Figura EEl filtro coincide con el registro de la fila 7 porque no tiene un valor de ID de pedido. La fila no está vacía, pero el valor de ID de pedido está vacío. (Eliminé el valor de ID de pedido en la línea 7 para que el ejemplo sea más eficiente).

Figura E

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Este filtro coincide con todos los registros con un valor de ID de pedido vacío.

Si el filtro devuelve todas las líneas vacías, es una simple cuestión de seleccionar la colección filtrada y presionar Ctrl+- (la tecla menos). Haga clic en Aceptar cuando Excel le solicite que elimine toda la fila. Por otro lado, si solo desea eliminar filas en blanco y mantener registros incompletos, puede seleccionar un grupo de filas no contiguas manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en los encabezados de las filas (consulte la Figura E). Luego, presione Ctrl+-. Este método requiere algunos saltos, pero funciona con datos sin procesar.

3. Ordenar

La siguiente sugerencia es muy simple, pero tiene consecuencias: perderá el orden original de los datos. Simplemente ordene el conjunto de datos alfabéticamente. Intentémoslo ahora:

  1. Seleccione A2:H20.
  2. Haga clic en Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar (en la pestaña Datos) para ordenar los registros en blanco al final.como puedes ver Figura Fel resultado no es exactamente lo que esperabas.

Figura F

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Los espacios en blanco en el ID de pedido se ordenan hacia abajo, pero también lo hacen los registros sin un valor de ID de pedido.

Si puede vivir con resultados ordenados, este método es probablemente el más fácil. Si necesita volver al orden original y tiene una columna que devuelve los datos a su orden original, dejando la fila inferior en blanco fuera de la ordenación, la ordenación podría funcionar para usted.Todavía es mucho trabajo, y como estás Figura F.

4. Ir a

Puede usar la función Ir a de Excel para seleccionar todas las celdas en blanco en una selección. Si el resultado son líneas vacías, puede presionar Ctrl+- para eliminar esas líneas. Nuestro ejemplo es simple, pero veamos qué sucede:

  1. Seleccione A2:H40.
  2. Presione F5 y haga clic en Especial en el cuadro de diálogo que aparece.
  3. Seleccione el espacio (Figura G) y haga clic en Aceptar.Los resultados se muestran en Figura H– Una selección no contigua que consta de dos registros en blanco y tres celdas en blanco adicionales.

Figura G

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Selecciona todos los espacios en blanco en el rango seleccionado.

Figura H

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Las selecciones en blanco pueden incluir celdas en blanco mezcladas con filas en blanco.

Mientras mantiene presionada la tecla Ctrl, puede hacer clic en las celdas en blanco para eliminarlas de la selección no contigua y presionar Ctrl+- para eliminar solo las filas en blanco. Nuevamente, esto es mucho trabajo, especialmente cuando se trata de grandes conjuntos de datos. Sin embargo, está trabajando con el conjunto de datos original y manteniendo su orden.

VER: Aproveche el poder de la validación de datos en Excel (PDF gratuito) (Tecnopedia)

5. Línea de visión

A estas alturas, probablemente sepa que puede crear rápidamente una selección discontinua y eliminarla, pero esto funciona mejor cuando el conjunto de datos es pequeño. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la celda de encabezado de cada fila vacía. Después de agregar todas las líneas vacías a la selección, presione Ctr+-. Puede usar esta técnica de selección para una gran cantidad de registros, pero será engorrosa.

Manténganse al tanto

Con cinco métodos, podría esperar que al menos uno hiciera el trabajo como se esperaba con los datos sin procesar, pero no es así. El próximo mes, les mostraré una macro que elimina las filas en blanco de un rango seleccionado.

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