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8 mejores prácticas para optimizar los informes analíticos

¿Sus informes proporcionan la información correcta para su negocio? Aquí le mostramos cómo obtener la mejor información en las manos adecuadas.

8 mejores practicas para optimizar los informes analiticos
Crédito de la imagen: iStockphoto/NicoElNino

Informes de big data de lectura obligada

Si bien nos esforzamos por producir informes de análisis de datos importantes y útiles, sabemos que no todos los datos que proporcionamos se utilizan correctamente. Hace tres años, Gartner informó que la empresa no utilizaba nada menos que el 97 % de los macrodatos no estructurados. Ese número ha disminuido desde entonces, pero la pregunta ahora es: ¿Cuántos de los datos que analizamos e informamos se utilizan activamente?

Los problemas de uso de informes han afectado a los departamentos de TI desde el principio. La mayoría del personal de TI sabe que se aplica la regla 80:20: el 20 por ciento de los informes generados para el negocio son responsables del 80 por ciento de la información. Mientras tanto, se acumulan en el servidor informes que no se utilizan y que se utilizan con poca frecuencia.

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No hay razón para creer que los informes de big data son diferentes. Para evitar el esfuerzo desperdiciado en el desarrollo de informes analíticos y de paneles, aquí hay ocho mejores prácticas a seguir:

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1. Vigila el negocio

¿Cuántas veces los departamentos de TI se han reunido con los usuarios para diseñar informes y luego se han ido para desarrollar algo más? Más a menudo de lo que piensas.

Lo que sucede es que mientras TI está trabajando en un informe en la oficina, piensa en nuevas formas de dividir los datos y decide embellecer la solicitud original con funciones y características adicionales.

Esta es una buena práctica y puede ser «enormemente» rentable para los usuarios, siempre que la preparación no introduzca tantos sesgos en los informes que se pierda la solicitud comercial original.

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2. Visualice tableros y profundice fácilmente

Finanzas prefiere hojas de cálculo y números, mientras que ventas puede preferir gráficos circulares, manufactura puede preferir gráficos de barras y logística puede preferir un mapa global.

Encontrar la mejor visualización de datos de nivel de resumen para cada usuario es una gran victoria en sí misma. Inmediatamente crea un cierto nivel de comodidad para el usuario.

Otro factor de usabilidad es la facilidad de profundizar en datos analíticos más detallados. Por ejemplo, si un usuario está utilizando una visualización de resumen de mapa y desea obtener más información sobre su flota de camiones en Atlanta, debería poder hacer clic en «Atlanta» para obtener más información.

3. Haga preguntas sobre informes de próxima generación

Hoy, su usuario puede necesitar un informe que le diga cuánto producto fluye a través de cada una de sus líneas de producción por hora, día y mes. El próximo año, podría querer saber cuántos productos fueron devueltos como defectuosos y qué líneas los produjeron.

Desde el punto de vista de los datos, pero también desde el punto de vista de la definición del campo de datos del informe, siempre es una buena idea preguntarle al usuario qué le gustaría ver de un informe determinado en el futuro, de modo que pueda extenderse fácilmente a ese informe y mantener la relevancia del informe.

4. Hacer realidad los derechos de uso multinivel y el acceso universal

En cualquier momento, los nuevos usuarios en nuevas áreas del negocio pueden solicitar acceso a los informes. En todo momento, el usuario que controla un informe determinado también quiere dar a las personas diferentes niveles de permisos de seguridad, por ejemplo, el vicepresidente de fabricación puede ver toda la actividad de fabricación, pero el gerente de la planta B solo puede ver la información de la planta B.

El diseño del informe analítico debe especificar claramente los niveles de acceso de seguridad y quién debe controlarlos y autorizarlos. Estos informes también deben ser técnicamente flexibles y accesibles para cualquier persona de la empresa que tenga permiso para usarlos.

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5. Verificar la integridad de los datos

Antes de que se apruebe el uso de cualquier informe o panel de análisis y se pase a producción, los datos y los informes que utiliza deben limpiarse y verificarse para verificar su precisión.

6. Sincronice con datos similares en la empresa

Si sus informes de ventas usan un campo de datos de «cliente» (que se refiere a compradores individuales), y su sistema de fabricación usa el término «cliente» (que se refiere a compradores individuales, pero también a talleres de reelaboración dentro de la empresa), entonces esos datos deben sincronizarse para que haya una definición común que permita que las ventas y la fabricación hablen de lo mismo.

La sincronización de datos se realiza en el área de base de datos de TI. Esto es importante porque pueden surgir discrepancias de información y desacuerdos internos cuando dos departamentos diferentes piensan que están hablando de lo mismo cuando no es así.

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7. Desarrollo y formato de informes estandarizados

Estandarice las herramientas de informes que utiliza y los formatos utilizados por varios informes. Esto ayuda a garantizar la coherencia en toda la empresa y reduce la confusión del usuario.

8. Uso de mediciones y pruebas post-hoc

Cada año, el departamento de TI debe revisar los informes analíticos para su uso. Si el informe no se ha utilizado o rara vez se utiliza, TI debe consultar con el usuario final si el informe sigue siendo relevante.

También es valioso realizar evaluaciones post-mortem. ¿Qué contenido, características y características funcionales del informe son las más utilizadas? ¿Qué aprendió de los informes no utilizados? ¿Qué puede obtener de la evaluación para mejorar la calidad del informe de análisis? Estas son preguntas importantes que debe hacerse para garantizar que el informe satisfaga las necesidades del usuario final.

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