TECNOLOGÍA Y TRABAJO

Aprenda a importar registros de Excel en el calendario de Outlook

Página de inicio de Microsoft OutlookImagen: Fotografía IB/Adobe Stock

No es raro recibir una hoja de Excel que contiene una lista de citas o tareas. Pero si usa Outlook para cumplir con sus obligaciones, las listas en Excel no son tan útiles. Para que los datos sean más útiles, puede ingresar manualmente cada registro en Outlook como una nueva cita, o puede importar los datos de Excel directamente a Outlook como una cita. ¡Por el bien de la eficiencia, iría con el último!

VER: El paquete completo de clases magistrales de Microsoft Office (Academia Tecnopedia)

En este tutorial, le mostraré cómo crear una cita de Outlook a partir de algunos registros de Excel. Puede importar fácilmente la mayoría de los datos en los elementos de Outlook apropiados guardando los datos de origen en un formato delimitado por comas y luego asignando esos datos a los campos de Outlook. Si necesita mover datos de Excel a Outlook con regularidad, debería considerar ahorrar tiempo al automatizar el proceso.

Para este tutorial, uso Microsoft 365 Desktop en Windows 10 de 64 bits. Puede usar sus propios datos de Excel o descargar un archivo .xlsx de demostración simple. Tenga en cuenta que Outlook.com no es compatible con esta tecnología.

Salta a:

Casos de uso para importar datos de Excel a Outlook

Muchos usuarios almacenan datos de contactos y citas en hojas de cálculo de Excel. Hay varias razones por las que sus datos pueden comenzar en formato Excel:

  • Es posible que las personas que realizan un seguimiento de la información no sepan cómo usar Outlook o no estén acostumbradas.
  • Excel proporciona funciones que pueden calcular fechas de finalización, horas y otros valores que los usuarios puedan requerir.
  • La jerarquía de procesos comerciales de una organización puede requerir que los datos existan primero en Excel.
  • Es posible que los usuarios no puedan acceder a Outlook fuera de los parámetros de trabajo básicos

Con las últimas capacidades de uso compartido y colaboración de la actualidad, y el creciente énfasis en los trabajadores remotos, el último silo de datos de Excel ya no es tan problemático como lo era antes. Sin embargo, en todos estos casos, los usuarios que deseen o necesiten acceder a estos datos en Outlook deberán encontrar una forma de importar los datos desde Excel. Afortunadamente, mover datos a Outlook es fácil. Cubriremos cómo hacer esto en el resto de esta guía tutorial.

Preparar datos de Excel

En versiones anteriores de Outlook, podía importar directamente desde un archivo de libro de Excel, pero este ya no es el caso en la última versión. Antes de poder importar datos de Excel a Outlook con Microsoft 365, debe guardar los datos en un formato delimitado por comas (delimitado) o .csv.

VER: Cómo importar rápidamente archivos .txt o .csv a Microsoft Excel (Tecnopedia)

Para ilustrar este proceso, usaremos el conjunto de datos simple que se muestra en Figura AVerá un texto significativo para identificar la cita, la fecha de la cita y el valor de la hora. Las fechas y horas pueden ser cadenas o valores de fecha/hora porque Outlook es muy flexible.

Figura A

Antes de intentar importar, asegúrese de que los datos estén listos para Outlook.Antes de intentar importar, asegúrese de que los datos estén listos para Outlook.

El archivo de demostración .xlsx contiene solo una hoja de trabajo, ya que esta es la hoja de trabajo admitida por todas las funciones .csv. Excel no le permite guardar libros de trabajo de varias páginas en formato .csv. Excel mostrará un mensaje de error si lo intenta.

Las tablas de demostración usan objetos Table para organizar datos, pero también puede usar rangos de datos normales. Aunque los registros se ordenan por fecha, Outlook no requiere un conjunto de datos ordenados para usar esta técnica.

Ahora, guardemos esta hoja de trabajo en formato .csv de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Guardar como en el panel izquierdo.

2. Cambie el nombre del archivo si es necesario, pero Excel no sobrescribirá su archivo de libro de Excel, sino que creará un nuevo archivo .csv.

3. En la lista desplegable Archivos de tipo, seleccione la opción CSV (delimitado por comas) (*.csv) (Figura BSi el archivo .csv está abierto, la tarea de importación fallará. Si desea importar caracteres especiales, utilice la versión UTF-8.

Figura B

Seleccione la opción .csv.Seleccione la opción .csv.

4. Haga clic en Guardar. Si se muestra, puede ignorar posibles errores de pérdida de datos. Asegúrese de tomar nota de la ubicación del archivo si existe la posibilidad de que no pueda recordarlo.

5. Cierre el archivo .csv que acaba de crear. Outlook no importará los datos si el archivo de origen .csv está abierto.

Con los datos de Excel en el archivo .csv, puede proceder a importar esos datos a Outlook.

Importar datos en el calendario de Outlook

Ahora es el momento de abrir Outlook y prepararse para importar los registros en el archivo .csv. Utilizará un asistente para importarlos a su calendario de Outlook. En el proceso, asignará valores de Excel a campos de citas de Outlook.

Por mapeo, me refiero a conectar un campo de Excel a un campo de Outlook. Le está diciendo a Outlook dónde almacenar los valores de Excel en Outlook. Los campos de Outlook son similares a las celdas de Excel, pero mucho más complejos. Tiene un nombre, tipo de datos y otras características de identificación. Outlook incluso admite campos definidos por el usuario.

Para iniciar el asistente, abra Outlook si lo desea, luego haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Abrir y exportar en el panel izquierdo y haga clic en Importar/Exportar en la sección Abrir Figura C.

Figura C

Asistente de acceso.Asistente de acceso.

Ahora, ejecute el asistente de la siguiente manera:

1. En el primer panel del asistente, seleccione Importar desde otro programa o archivo (si es necesario) y luego haga clic en Siguiente.

2. Seleccione Valores separados por comas y haga clic en Siguiente.

3. Haga clic en el botón Examinar y explore la estructura de carpetas para seleccionar el archivo .csv que creó anteriormente. Figura D Mostrar archivos de demostración.

Figura D

Busque el archivo .csv que creó en la sección anterior.Busque el archivo .csv que creó en la sección anterior.

4. Después de seleccionar el archivo y hacer clic en Aceptar, el asistente vuelve al mismo panel donde también puede determinar cómo maneja Outlook los duplicados en el archivo .csv. No habrá ninguno en nuestro ejemplo, pero deberá elegir adecuadamente cuando lo aplique a su propio trabajo. Por ahora, acepte la opción predeterminada Permitir la creación de duplicados y haga clic en Siguiente.

5. Seleccione el calendario (Figura E) y haga clic en Siguiente. Si tiene más de un calendario, asegúrese de seleccionar el correcto.

Figura E

Identifica el calendario.Identifica el calendario.

6. El siguiente paso es un poco complicado, así que presta especial atención. El asistente mostrará los archivos a importar. No es obvio, pero el cuadrado a la izquierda del nombre del archivo es una casilla de verificación. Debe hacer clic en él para que aparezca la marca de verificación. Si no ve esta marca (Figura F), el asistente no continuará. Cuando se hace clic correctamente, el asistente puede abrir automáticamente el cuadro de diálogo de mapeo. Si esto sucede, no necesita hacer clic en Asignar campos personalizados como se describe en el siguiente paso.

Figura F

Asegúrese de que la casilla de verificación a la izquierda del nombre del archivo esté marcada.Asegúrese de que la casilla de verificación a la izquierda del nombre del archivo esté marcada.

7. Haga clic para mostrar dónde asignar el campo personalizado. Es posible que este paso no sea necesario, según los resultados del paso seis.

8. En este punto, debe hacer coincidir el valor de Excel con el campo de cita de Outlook. Mencionamos anteriormente que este proceso se llama mapeo. El panel izquierdo enumera los campos de Excel y el panel derecho enumera los campos del calendario. Como se muestra en la Figura G, Outlook asigna correctamente tres campos para usted: fecha de inicio, hora de inicio y hora de finalización. Esto se debe a que los nombres de los campos de Excel son los mismos que los nombres de los campos de Outlook.

Figura G

Asigne campos de Excel a campos de calendario.Asigne campos de Excel a campos de calendario.

9. No existe un campo equivalente al campo Tarea, por lo que debe asignar este campo manualmente. Para asignar un campo de tarea, simplemente arrástrelo desde el panel izquierdo al panel derecho (Figura H) y asígnelo al campo Asunto de Outlook. Es posible que deba repetir este paso para cualquier otro campo que no se asignó automáticamente.

Figura H

Debe asignar campos de tareas manualmente.Debe asignar campos de tareas manualmente.

10. Una vez que se hayan asignado todos los campos, haga clic en Aceptar y luego en Finalizar para activar la importación. Figura 1 Muestra la cita recién creada.

Figura 1

Outlook importa los datos de Excel para mostrar las citas recién creadas.Outlook importa los datos de Excel para mostrar las citas recién creadas.

Vale la pena señalar dos cosas en este punto. En primer lugar, ¿notó los caracteres fantasma en Tarea en el cuadro de diálogo de mapeo? Si ve algo como esto, casi siempre está en el primer campo. Este es un código de formato que Excel no pudo eliminar al convertir a .csv. Puedes ignorarlo. Si tiene problemas para importar después del mapeo, intente abrir el archivo .csv y vuelva a ingresar los nombres de los campos.

En segundo lugar, Outlook duplica las citas si importa los mismos registros de Excel. Si cambia la opción de copia que se muestra en el paso cuatro para no importar duplicados, no lo hará.

VER: Microsoft Excel de principiante a avanzado: un curso intensivo (Tecnopedia Academy)

Lamentablemente, no existe un proceso nativo para crear vínculos dinámicos entre Excel y Outlook. Al actualizar archivos de Excel, debe repetir el proceso descrito en este artículo. Sin embargo, si esto sucede con frecuencia, puede usar Microsoft Power Automate para crear un flujo para automatizar el proceso.

Para obtener más información sobre Power Automate, puede leer los siguientes artículos:

cuadro grande

Este artículo tiene un objetivo específico: importar datos de Excel en citas de Outlook. Usando datos .csv y los asistentes de Outlook, puede importar grandes cantidades de datos diferentes en diferentes elementos de Outlook. Consulte la siguiente tabla para obtener una lista de los nombres de campo de cita de Outlook más utilizados. Esto es especialmente útil para usuarios avanzados de productos de Microsoft Office.

Esta tabla no es completa de ninguna manera, pero es un punto de partida útil para los usuarios que desean mover datos de Excel a Outlook. Outlook almacena valores con tipo de datos Sí/No como -1 y 0 respectivamente.

Nombres de campo de cita de Outlook más comunes

sitio Tipo de datos y significado
actividades todo el dia ya sea. Si se establece en Sí, el campo Duración se establece en 24 horas (1440 minutos).
apéndice ya sea.
creado fecha y hora. La fecha y la hora en que se creó la entrada del calendario.
período La duración se almacena en minutos. 24 horas (1440 minutos) si el campo Eventos de todo el día está establecido en Sí. De lo contrario, la diferencia entre los valores de los campos Final e Inicio. Guardar como minutos.
final fecha y hora. La fecha y hora de finalización de la entrada del calendario.
Modificado fecha y hora. La hora en que se modificó por última vez la entrada del calendario.
notas texto. El valor del cuadro de texto de la cita.
leer ya sea. Especifica si las entradas del calendario se marcan como leídas.
recaída Se aplican los siguientes ajustes: 0 Ninguno, 1 Diario, 2 Semanal, 3 Mensual, 4 Anual
patrón repetitivo texto. Una combinación de valores de campo Periodicidad, Inicio y Fin.
rango de fin de ciclo fecha y hora. Recorra la última fecha y hora de las entradas del calendario.
inicio de rango de bucle fecha y hora. Recorra la primera fecha y hora de las entradas del calendario.
sucedió de nuevo ya sea. Especifica si la entrada del calendario se repite.
recordatorio anticipado número. El número de minutos que se ejecuta el recordatorio antes de la reunión o cita.
recordar ya sea. El campo de recordatorio no se puede establecer si ha pasado la hora de inicio de la reunión o cita.
archivo de sonido de recordatorio texto. Ruta a un archivo de sonido para reproducir como recordatorio.
texto. Ruta a un archivo de sonido para reproducir como recordatorio. Se aplican las siguientes configuraciones: 0 libre, 1 provisional, 2 ocupado, 3 fuera de la oficina
comienzo fecha y hora. La hora de inicio de la entrada del calendario.

LEER  Da nueva vida a las hojas de cálculo de Excel heredadas

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Botón volver arriba