Cinco formas en que Microsoft SharePoint ayuda a los equipos a colaborar
Para muchas empresas, el trabajo en equipo es el motor que impulsa la innovación. Al reunir diferentes perspectivas y diversas experiencias, la colaboración puede inspirar nuevos productos, servicios y nuevas formas de generar ingresos y aumentar las ganancias. No solo eso, sino que la colaboración y la colaboración pueden ser una fuerza para la productividad en la fuerza laboral y, en general, un beneficio mutuo para todas las partes involucradas.
Sin embargo, la colaboración efectiva y eficiente requiere la implementación de herramientas, plataformas y sistemas para colaborar de manera fácil y efectiva hacia objetivos comunes. En los últimos años, Microsoft Office 365 se ha rediseñado para enfatizar la colaboración en equipo al integrar la computación en la nube en cada aplicación. Quizás ninguna otra aplicación encarne mejor esta filosofía que Microsoft SharePoint.
Mirar: Calculadora de comparación de costos: G Suite vs Office 365 (Tech Pro Research)
Colabora fácilmente
Microsoft SharePoint, especialmente cuando se implementa como parte de Office 365, crea un espacio de trabajo virtual donde los equipos pueden reunirse, colaborar y completar tareas. La clave del éxito de SharePoint en la empresa es que cualquier empleado puede crear y mantener una instancia de SharePoint y luego especificar qué miembros del equipo pueden unirse. Los departamentos de TI corporativos ocupados no tienen que estar involucrados.
Para ilustrar algunos de los beneficios de SharePoint en el entorno empresarial moderno, aquí hay cinco formas en que la aplicación puede ayudar a los equipos a colaborar.
1. Solo acceso de equipo
Una de las principales características de Microsoft SharePoint es su exclusividad. Generalmente, cualquier empleado puede crear una instancia de SharePoint a menos que el administrador la haya restringido intencionalmente. Una vez creada, el empleado se convierte en administrador de la instancia y decide quién puede participar, qué acceso se le permitirá a cada participante y cuánto tiempo existirá la instancia de SharePoint.
Solo los miembros especialmente designados y autorizados pueden acceder a los documentos ubicados en su servidor de SharePoint específico. Esto brinda a los empleados la flexibilidad de tener instancias de SharePoint para equipos, departamentos, toda la empresa e incluso para ellos mismos como individuos. También permite a los líderes de equipo ajustar el acceso a los servidores en función del flujo y reflujo del trabajo.
2. Ubicación céntrica
Una vez que se crea una instancia, SharePoint se convierte en la ubicación virtual central donde los miembros del equipo pueden reunirse. No solo se almacenan allí los documentos compartidos, sino que los miembros del equipo pueden chatear, realizar videoconferencias con Skype, configurar y completar tareas y comparar calendarios. Los miembros pueden incluso intercambiar mensajes de correo electrónico que son exclusivos del servidor de SharePoint. Con la adición de una aplicación móvil actualizada, los espacios de reunión del equipo colaborativo de SharePoint están disponibles para que los miembros los usen mientras viajan. Los espacios compartidos significan que los miembros del equipo nunca están demasiado separados, sin importar dónde se encuentren actualmente.
VER: 20 consejos profesionales para hacer que Windows 10 funcione como usted quiere (PDF gratuito de Tecnopedia)
3. Edición simultánea
El almacenamiento de SharePoint utiliza el mismo protocolo de sincronización que Microsoft OneDrive, por lo que cada documento y cada edición de un documento se guarda de forma instantánea y continua en la nube. A partir de ahí, las actualizaciones se propagan a todos los dispositivos y estaciones de trabajo conectados a la red, manteniendo a todos los miembros del equipo siempre actualizados.
Además del almacenamiento, los documentos de Microsoft Office 365 almacenados en servidores de SharePoint permiten que varios miembros del equipo accedan, editen y anoten documentos simultáneamente. Los miembros del equipo pueden colaborar en documentos dividiendo tareas o partes, y SharePoint unirá dinámicamente el documento completo mientras trabajan.
4. Tareas establecidas para el equipo
En muchos casos, los equipos de colaboración se forman con un objetivo específico: crear un nuevo producto, desarrollar una nueva aplicación, descubrir una forma de trabajar nueva y más eficiente, etc. Para lograr este objetivo, se puede pedir a los miembros del equipo que realicen tareas específicas. Con SharePoint, los líderes de equipo tienen las herramientas necesarias para configurar tareas individuales y luego asignar esas tareas a los miembros del equipo.
Los miembros del equipo pueden ver qué tareas deben realizar y qué harán otros miembros. La colaboración eficiente y eficaz a menudo requiere que los miembros sepan cómo se relacionan sus tareas asignadas con otras tareas. Por lo general, la tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A se haya completado. SharePoint puede exponer estas dependencias a todo el equipo.
5. Herramientas para compartir calendarios, libretas, chat, publicación, etc.
Sin duda, SharePoint es más efectivo como herramienta de colaboración cuando se usa junto con Office 365. Productivity Suite agrega aplicaciones que simplifican y mejoran la colaboración del equipo empresarial. Los equipos pueden compartir calendarios para ayudarlos a planificar sus cargas de trabajo, usar OneNote para realizar un seguimiento del progreso y usar Yammer para chatear con los miembros sin importar dónde se encuentren o qué dispositivo estén usando.
Office 365 brinda a los equipos colaborativos acceso a herramientas de presentación como PowerPoint y Sway, programación a través de Bookings y herramientas de colaboración avanzadas a través de Microsoft Teams. Otras aplicaciones más pequeñas como Delve y Stream también pueden desempeñar un papel, especialmente después de que se completa el proyecto y el equipo tiene que presentar sus hallazgos o logros a una audiencia más amplia.
VER: Cómo elegir una herramienta de comunicación y colaboración en el lugar de trabajo (Tecnopedia)
un nuevo enfoque
El trabajo en equipo dentro de una empresa no es un concepto nuevo, ha sido parte de la cultura corporativa desde la invención de los negocios. Sin embargo, la forma en que los equipos colaboran en el entorno de trabajo empresarial moderno ha cambiado significativamente. Debido a la fuerza de trabajo dinámica que trabaja en un entorno móvil, las empresas han tenido que implementar mejores herramientas para adaptarse a la colaboración remota.
Con la tecnología de Office 365 y los servicios de computación en la nube, Microsoft SharePoint es una de las herramientas más poderosas y útiles de esta categoría, y brinda la ventaja que su empresa necesita para mantener a sus empleados comprometidos, productivos y competitivos.
Lea también…
su opinión
¿Ha adoptado su empresa herramientas digitales para ayudar a los equipos a colaborar? Comparta sus pensamientos y opiniones con sus compañeros de Tecnopedia en el hilo de discusión a continuación.
