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Cómo administrar el almacenamiento de Google Workspace desde tu teléfono

¿Ha alcanzado su límite de almacenamiento en Google Drive, Gmail o Google Photos? Puede encontrar artículos voluminosos y moverlos a la basura para liberar espacio en su teléfono.

hero workspace storage from phones
Imagen: Andy Wahlber/Tecnopedia

Cuando alcanza su límite de almacenamiento de Google Workspace, ya nada funciona. No puede enviar ni recibir mensajes de Gmail. No puede almacenar más archivos en Google Drive. Y no puedes usar Google Photos para hacer una copia de seguridad de tus fotos o videos.

Su primer paso debe ser ponerse en contacto con su administrador de Workspace.el administrador puede verificar almacenamiento general de la organizaciónInvestigar cuentas de usuario uso de almacenamiento Luego compre almacenamiento adicional o actualice la licencia asociada con su cuenta. ¡Algunos planes de Workspace Enterprise ofrecen almacenamiento ilimitado! (Los usuarios individuales que no están en el plan de la organización pueden considerar Googlea un plan Comprar. )

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El segundo paso es eliminar correos electrónicos, archivos o videos o fotos grandes que ya no necesita. En un artículo anterior, describí lo que tú (y un administrador de Google Workspace) podrían hacer para reducir el espacio de almacenamiento que usa tu cuenta. Todos estos pasos se aplican a navegadores web de clase de escritorio como Chrome.

Pero no todos los que usan Workspace tienen acceso al escritorio. Además, averiguar cómo reducir el uso de almacenamiento de Workspace desde su teléfono no es necesariamente obvio ni fácil. Sin embargo, se pueden utilizar los siguientes pasos. (aplicación móvil Google One iOS o androide Ayuda a las personas a administrar el almacenamiento, pero no permite el acceso desde las cuentas de la organización. )

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Antes de comenzar, si usa Chrome en Android, le recomiendo que primero active el zoom a la fuerza. En su teléfono, abra Chrome, haga clic en el menú de tres puntos (arriba a la derecha) | Configuración | Accesibilidad | y marque la casilla junto a Forzar habilitar zoom (Figura A). Esto permite pellizcar y pellizcar en páginas web.

Figura A

a chrome force enable zoom
Si está utilizando Chrome en Android, es posible que desee forzar el zoom para que sea posible acercar y alejar.

Cómo verificar el uso de almacenamiento de Drive, Gmail y Photo

En Chrome, después de iniciar sesión en su cuenta de Google Workspace, abra Página de almacenamiento en disco (se muestra en el fondo de la foto en la parte superior de este artículo) Vea cuánto almacenamiento usa su cuenta en Drive, Gmail y Fotos. En función del espacio utilizado por cada aplicación, se da prioridad a la reducción del espacio de almacenamiento.

Cómo encontrar archivos grandes en el almacenamiento de Drive desde su teléfono

  1. Vamos Google Drive En Chrome (p. ej., en Android) o Safari (p. ej., en iPhone).
  2. Haga clic en el menú de tres líneas en la esquina superior izquierda, luego haga clic en Escritorio (Figura B, permanecer). Esto cambiará de la vista móvil de Drive a la vista estándar en la web.
  3. Clic en Guardar (Figura B, medio). Esto mostrará una lista de los archivos grandes en su unidad, desde los que ocupan más espacio de almacenamiento hasta los que ocupan menos espacio (Figura Bcorrecto)
  4. Haga clic en el nombre del archivo para seleccionarlo, luego haga clic en el icono de la papelera. Solo si está seguro de que ya no necesita el archivo, revise el nombre del archivo y haga clic en el botón «Mover a la papelera». Repita este proceso para cualquier cantidad de archivos grandes.
  5. Opcional: aunque Drive elimina automáticamente los elementos de la Papelera después de 30 días, también puede vaciar la Papelera manualmente. Haga clic en el ícono de la papelera en el lado izquierdo de la pantalla, luego haga clic en Vaciar papelera. Si está seguro de que ya no necesita el archivo eliminado, haga clic en Eliminar permanentemente.

Figura B

b drive storage sorted on mobile
En su navegador móvil, abra Google Drive y cambie a la versión de escritorio, luego haga clic en Guardar. Esto mostrará los archivos almacenados en Mi unidad, ordenados de mayor a menor.

Cómo encontrar correos electrónicos grandes en Gmail en su teléfono

  1. Abra la aplicación Gmail (en Android o iPhone) y asegúrese de haber iniciado sesión con su cuenta de Workspace.
  2. En el cuadro de búsqueda, busque correos electrónicos más grandes que un tamaño de archivo determinado.Ingrese large:10mb para ubicar correos electrónicos de más de 10Mb, por ejemplo, como se muestra en la figura Figura CSi la lista es larga, ajuste el tamaño de búsqueda (por ejemplo, más grande: 15 mb) para encontrar menos correos electrónicos pero más grandes.
  3. Haga clic en el correo electrónico en los resultados devueltos para verlo. Una vez que esté seguro de que desea eliminar el correo electrónico, haga clic en el ícono de la papelera (en la esquina superior derecha). Esto moverá inmediatamente el correo electrónico a la papelera. Tenga en cuenta que, a diferencia del archivo de Drive anterior, no hay ningún paso de confirmación adicional.
  4. Opcional: al igual que los archivos de Drive, los correos electrónicos que hayan estado en la papelera durante más de 30 días se eliminarán automáticamente. Sin embargo, la forma más fácil de vaciar la papelera de Gmail es usar la aplicación móvil de Gmail. Una vez que haya iniciado sesión en la aplicación Gmail con su cuenta de Workspace, haga clic en el menú de tres líneas en la esquina superior izquierda y luego haga clic en Papelera. Haga clic en el botón Vaciar papelera ahora que aparece cerca de la parte superior de la pantalla, luego, si está seguro de que ya no quiere ninguno de los correos electrónicos en la papelera, haga clic en Vaciar.

Figura C

c gmail larger 10mb
Instale la aplicación Gmail en su Android o iPhone, inicie sesión con su cuenta y use el término de búsqueda grande: 10 MB para encontrar archivos adjuntos de más de 10 MB.

Cómo encontrar archivos de video en Google Photos en su teléfono

Si bien tanto Drive como Gmail ofrecen formas para que las personas con cuentas de Workspace busquen archivos grandes, a partir de noviembre de 2023, la aplicación Google Photos en Android o iOS carece de la función equivalente de búsqueda/clasificación de archivos grandes en los teléfonos. Sin embargo, buscar archivos de video en Fotos puede ayudarlo a encontrar elementos que ocupan mucho espacio de almacenamiento.

  1. Abra la aplicación Fotos y asegúrese de haber iniciado sesión con su cuenta de Workspace.
  2. Ingrese la extensión del archivo de video en el campo de búsqueda.En la página de ayuda de Google Photos, los tipos de archivos de video admitidos incluyen «.mpg, .mod, .mmv, .tod, .wmv, .asf, .avi, .divx, .mov, .m4v, .3gp, .3g2, . mp4, .m2t, .m2ts, .mts y .mkv. Por ejemplo, puede buscar archivos .mp4 o .mov como Figura D.
  3. Ver resultados de búsqueda de archivos de video. Haga clic en el archivo para mostrarlo.
  4. Si ya no necesita el archivo de video, haga clic en el ícono de la papelera, luego haga clic en Mover a la papelera. Repita este proceso para cualquier número de archivos.
  5. Opcional: los elementos con copia de seguridad se eliminan después de 60 días de la Papelera de reciclaje y los elementos sin copia de seguridad se eliminan después de 30 días de la Papelera de reciclaje. Para vaciar la papelera manualmente más rápido, toque Biblioteca, luego Papelera, luego el menú de tres puntos y toque Vaciar papelera. Si está seguro de que ya no necesita el elemento en la papelera, toque Eliminar permanentemente (o, en iPhone, Eliminar).

Figura D

d photos search mov
En la aplicación Google Photos en Android o iOS, puede buscar varias extensiones de archivos de video, como .mp4 o .mov. En la aplicación Fotos, esto puede ayudarlo a identificar archivos de video que pueden requerir mucho espacio de almacenamiento.

¿Cómo administra el almacenamiento de Workspace para las personas que solo usan dispositivos móviles?

Si está usando la cuenta de Workspace de una organización, la forma más fácil de ver y reducir el espacio de almacenamiento es hacerlo usando Chrome (o Safari en una Mac) en su computadora portátil o de escritorio. Las opciones anteriores son las mejores técnicas que he identificado para los usuarios de Workspace solo para dispositivos móviles.

Si es administrador de un espacio de trabajo, ¿qué métodos utiliza para supervisar el espacio de almacenamiento de las personas de su organización? Si accede a Workspace principalmente desde dispositivos móviles, ¿qué prácticas utiliza para mantener los límites de almacenamiento? Hágame saber cómo administra el almacenamiento de su cuenta de Workspace desde su dispositivo móvil dejando un comentario a continuación o en Twitter (@awlber).

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