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Cómo administrar el correo electrónico en Microsoft Outlook usando pasos rápidos

Quick Steps lo ayuda a administrar rápidamente cada mensaje, ahorrándole tiempo al usar Microsoft Outlook.

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Imagen: Suwaree Tangbovornpichet, Getty Images/iStockphoto

Si usa Microsoft Outlook, probablemente dedique mucho tiempo a administrar su correo electrónico: eliminar, mover y organizar todo su correo puede parecer un trabajo de tiempo completo. Una forma de aligerar la carga en Outlook es a través de la función Pasos rápidos. Con Pasos rápidos, puede crear un paso que contenga una o más acciones para procesar automáticamente un mensaje específico. Por ejemplo, puede crear un paso para eliminar permanentemente un correo electrónico, copiarlo o moverlo a una carpeta específica, marcarlo como no leído o reenviarlo como archivo adjunto. Puede combinar varias operaciones en un solo paso. Cuando reciba un correo electrónico, no lo ignore ni lo guarde para más tarde, simplemente elija los pasos rápidos apropiados para tratarlo de inmediato.

Estoy usando la última versión de Outlook de Office 365, pero la función Pasos rápidos ha funcionado de manera similar en las últimas versiones de Outlook.

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Antes de comenzar a sumergirse en los pasos rápidos, debe considerar la mejor manera de organizar su correo electrónico. Uno de los objetivos principales es mover, responder o administrar el correo electrónico entrante para que no permanezca en su bandeja de entrada durante semanas o meses. Como un par de ejemplos, creé una carpeta llamada To-Do para las tareas que necesito hacer y otra carpeta llamada Listo para las tareas que ya he hecho. Me aseguro de mover los correos electrónicos apropiados a estas y otras carpetas y, a menudo, utilizo pasos rápidos para hacerlo.

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Abra Outlook. La sección Pasos rápidos se encuentra en la cinta Inicio y ya contiene algunos pasos predeterminados. Desde aquí, querrás crear pasos de acuerdo a tus necesidades. Para ello, haga clic en el icono Nuevo (Figura A).

Figura A

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Tal vez desee administrar los correos electrónicos relacionados con las tareas que debe realizar, por lo que desea moverlos a su carpeta de tareas pendientes. En la ventana Editar paso rápido, asigne un nombre al paso, por ejemplo: Para hacer. Haga clic en el campo para seleccionar una acción, luego seleccione la acción para moverla a la carpeta. Haga clic en el campo Seleccionar carpeta y seleccione la carpeta de tareas para mover el correo electrónico correspondiente. Haga clic en Finalizar (Figura B).

Figura B

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Ahora, imagine un nuevo correo electrónico entrante sobre una tarea que debe completar. Seleccione el correo electrónico y haga clic en el icono en la sección Pasos rápidos de Tareas pendientes. (Figura C).

Figura C

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Luego mueva ese correo electrónico a la carpeta apropiada (Figura D).

Figura D

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A continuación, puede combinar varias acciones en un solo paso rápido. Tal vez desee poder responder a los correos electrónicos entrantes de inmediato y luego moverlos a una carpeta específica después de responder, intentémoslo. Vuelva a hacer clic en el icono Nuevo en la sección Pasos rápidos. Asigne un nombre al paso, similar a responder y mover. En el campo Elegir una acción, haga clic en la entrada Responder. Luego, haga clic en el botón para agregar una acción. En el campo Elegir una acción, seleccione la entrada Mover a carpeta y luego seleccione una carpeta específica. Haga clic en Finalizar (Figura E).

Figura E

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Seleccione un correo electrónico entrante para responder y muévase a una carpeta. Haga clic en el nuevo Paso rápido que creó para Responder y mover. Escriba su respuesta y envíe su mensaje, y el correo electrónico se moverá a la carpeta correspondiente (Figura F).

Figura F

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Puede cambiar fácilmente cualquier elemento de un paso rápido desde su nombre hasta su acción. Haga clic con el botón derecho en el paso para modificar y seleccione Editar. Esto lo llevará a la ventana Editar paso rápido donde ahora puede cambiar cualquier elemento que desee. Haga clic en Guardar después de realizar los cambios. Puede eliminar un paso que ya no necesite: haga clic con el botón derecho en el grupo Pasos rápidos y seleccione Eliminar. También puede usar un paso rápido como fuente para crear nuevos pasos similares. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en un paso existente en el grupo Pasos rápidos y elija Duplicar.

Puede administrar los Pasos rápidos de forma individual o colectiva: haga clic con el botón derecho en cualquier Paso rápido y seleccione Administrar Pasos rápidos. Desde aquí, puede editar, duplicar o eliminar pasos. También puede cambiar el orden de los pasos. Seleccione un paso específico y haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo en la parte inferior para moverlo hacia atrás o hacia adelante en la lista de pasos (Figura G).

Figura G

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