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Cómo agregar columnas calculadas en Microsoft Power BI

Aplicación móvil Microsoft Power BI en Samsung s8.Imagen: dennizn/Adobe Stock

El formulario no contiene toda la información que pueda necesitar. Por ejemplo, si desea conocer el beneficio de un producto vendido, es posible que ese valor no se almacene en el nivel de la tabla. En su lugar, debe utilizar una expresión que reste el costo de fabricación y/o distribución del producto del precio del artículo. Normalmente, no se almacenan los resultados de los cálculos en tablas. En su lugar, puede utilizar una expresión para devolver la ganancia cuando sea necesario.

En este tutorial, le mostraré cómo crear columnas calculadas para devolver información importante no almacenada a nivel de tabla. Luego puede agregar esa columna a una visualización o crear una nueva visualización basada en la nueva columna.

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Estoy usando Power BI Desktop en un sistema Windows 11 con Microsoft Fabric. Puede utilizar el servicio Power BI; no se requiere Fabric; sin embargo, puede haber ligeras diferencias entre las instrucciones y las capturas de pantalla.

Puede descargar el archivo de demostración .pbix AdventureWorks Sales desde GitHub. Una vez descargado, haga doble clic en el archivo .pbix para abrirlo en Power BI y continuar, o use su propio archivo .pbix. Si quieres echar un vistazo, mira esta demostración.

Cómo elegir entre columnas calculadas y medidas en Power BI

Informes de big data de lectura obligada

Si está familiarizado con las medidas de Power BI, es posible que se pregunte la diferencia entre estas columnas y las columnas calculadas. Ambos se basan en expresiones de análisis de datos. La principal diferencia es que normalmente se agregan métricas a las visualizaciones agregándolas al grupo de valor. Por el contrario, las columnas calculadas son campos nuevos a nivel de tabla que se pueden agregar a filas, ejes, leyendas y grupos.

mirar: A continuación se explica cómo agregar medidas rápidas para cálculos complejos en Microsoft Power BI Desktop.

Las columnas y medidas calculadas parecen ser intercambiables, pero a veces no importa. El contexto es el factor decisivo a la hora de decidir cuál utilizar:

  • Power BI consume métricas con visualizaciones y las actualiza después de aplicar los filtros. La fórmula suele contener una función agregada para evaluar el grupo.
  • Power BI aplica expresiones de columna calculadas a todas las filas de la tabla, pero solo calcula valores en la misma fila. No hay función de agregación. Power BI agrega el valor del resultado al modelo y lo calcula antes de habilitar el filtro.

Ahora que comprende para qué sirve una columna calculada, creemos una.

Cómo agregar columnas calculadas en Power BI

Al agregar columnas calculadas, debe utilizar datos relacionados si utiliza varias tablas. A veces, todos estos valores están en la misma tabla, por lo que las relaciones no serán un factor. Usaremos columnas calculadas para devolver un margen de beneficio simple basado en dos campos en la tabla de productos del archivo .pbix de demostración. Cuando aplique esto a su propio trabajo, asegúrese de verificar las relaciones en la ventana Modelo si está trabajando con dos o más tablas.

Para agregar una columna calculada a la tabla Productos:

  1. Haga clic derecho en Productos en el panel Campos y seleccione Nueva columna. Power BI nombra la nueva columna «Columna» de forma predeterminada y Power BI abre la barra de fórmulas en respuesta.
  2. En la barra de fórmulas, anule «Columna=» ingresando Margen de beneficio simple = Producto[List Price] – producto[Standard Cost].
  3. Haga clic en la marca de verificación a la izquierda para agregar una nueva columna (Figura A). Power BI agrega nuevas columnas al panel Campos.

Figura A

Se abre el menú Datos de Power BI con Margen simple resaltadoAgregue una columna calculada a la tabla Productos en Power BI.

Ahora, mostremos el nuevo campo en la visualización:

  1. En el panel Visualización, haga clic en Visualización de tabla.
  2. Verifique Producto, Costo estándar, Precio de lista y Margen de beneficio simple (nuevas columnas calculadas), agregue los cuatro campos a la tabla (Figura B).

Figura B

Tabla creada a partir de datos de informes en Power BI mediante la función Margen de beneficio simpleAgregue columnas calculadas a visualizaciones de tablas.

Esta sencilla fórmula resta el costo estándar del precio de lista. Recuerde, si basa su visualización en la tabla Productos y le agrega una nueva columna, Power BI calculará el margen de beneficio antes de que el usuario haga clic en el filtro. Además, Power BI almacena los valores de ganancias en el modelo, para que puedan usarse en otras visualizaciones.

Agregar columna calculada con porcentaje en Power BI

Las columnas de cálculo de margen simple no tienen en cuenta los descuentos aplicados ni muchos otros factores. Como sugiere el nombre, es el margen «simple». La verdad es que mirar los valores no nos ayuda mucho, pero los porcentajes sí.

Agreguemos otra columna calculada que devolverá el porcentaje de ganancia de cada producto. Es más útil pensar en el beneficio simple como un porcentaje.Para hacer esto, repita el proceso anterior usando la fórmula que se muestra en Figura C:

% de beneficio simple = (‘Producto'[List Price] – ‘producto'[Standard Cost]) / ‘producto'[List Price]

Figura C

Barra de fórmulas de Power BI, que contiene fórmulas de columnaIngrese la fórmula para la columna y vuelva a formatear el resultado.

Para cambiar el formato de esta columna de moneda a porcentaje, seleccione «Porcentaje de beneficio simple» en el panel Campos, luego seleccione la lista desplegable «Formato» en el grupo Formato en la pestaña Herramientas de columna porcentaje».

mirar: A continuación se detalla cómo calcular el margen de beneficio en Microsoft Power BI utilizando columnas calculadas.

Agregar esta columna puede cambiar el orden de clasificación, pero no se preocupe. Ambas columnas calculadas tienen una estructura simple, pero devuelven información útil. Los márgenes de beneficio aumentaron del 23% a más del 64%. Esta es mejor información que el beneficio monetario devuelto por la primera columna calculada. Afortunadamente, Power BI puede manejar fórmulas más complejas.

Cómo crear una columna calculada que utiliza la función SI

La columna calculada evalúa el valor de retorno para cada registro de la tabla; sin embargo, eso no significa que no desee filtrar esos resultados. Afortunadamente, es fácil agregar los resultados de forma condicional para permitir mayores posibilidades de filtrado.

Para ilustrar esto, agreguemos una columna calculada para registrar si el margen de beneficio está por debajo o por encima del 40%. Primero, repita el proceso de agregar una nueva columna a la tabla Productos, ingresando la siguiente fórmula:

Beneficio de referencia = SI((producto[List Price] – producto[Standard Cost]) / producto[List Price] < .40, "Comentario", "Bueno")

Esta sencilla fórmula devolverá «Bueno» si el margen de beneficio es del 40% o más, y «Revisar» si no, como puedes ver en Figura D.

Figura D

Agregar la función SI a la columna calculada en Power BIPuede utilizar la función SI en una columna calculada para devolver un valor condicional.

En este punto, puede ordenar o utilizar filtros para mostrar los resultados de la forma que desee. Esto se puede hacer de otras maneras, por lo que las columnas calculadas no son la única solución en este caso.

Hasta ahora, todo lo que necesitas está en la misma tabla, pero puedes agregar columnas calculadas que dependen de valores en otra tabla. Recuerde que las columnas calculadas evalúan cada registro de la tabla y puede haber soluciones más eficientes que las columnas calculadas.

Para ilustrar esta flexibilidad, agreguemos una columna calculada que combine dos cadenas. Específicamente, agreguemos una columna calculada a la tabla Ventas que muestra el nombre del producto y la subcategoría para cada registro en la tabla Ventas. Los valores de las subcategorías se encuentran en la tabla Productos.

Primero, haga clic en el signo más cerca de la pestaña Páginas para agregar una nueva página y haga lo siguiente:

  1. En el panel Campos, expanda la tabla Ventas e inicie el proceso de agregar una nueva columna.
  2. En la barra de fórmulas que aparece, ingrese ProductFullName = Sales[Product] & «: » & Productos relacionados'[Subcategory])
  3. Haga clic en la marca de verificación a la izquierda para agregar una nueva columna (Figura E).

Figura E

Una tabla en Power BI con una columna calculada que extrae datos de un campo en otra tabla.Agregue una columna calculada que haga referencia a un campo en otra tabla.

Notarás que la fórmula usa la función RELACIONADA para hacer referencia a tablas que no están en la tabla activa Ventas. La función hace referencia a un campo en una tabla relacionada y devuelve un valor al evaluar la fila actual. Eso es todo, pero con un requisito: la función requiere una relación de muchos a uno entre las dos tablas. Si no existe una relación, se debe crear una o encontrar otra solución. Afortunadamente para nosotros, esta relación ya existe.

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