Cómo calcular subtotales condicionales en el estado de resultados de Excel
Agregar una condición a un estado de resultados simple puede causar problemas a Microsoft Excel, pero no se preocupe: una función de condición simple se encargará de la solicitud.
Los subtotales son comunes en muchas hojas de cálculo de Excel y, por lo general, son el resultado de una expresión o función simple. Por ejemplo, puede tener un estado de resultados simple que realice un seguimiento de los débitos y créditos y devuelva el saldo actual.Esto se logra fácilmente con un simple Crédito–débito Expresar. Sin embargo, no hay subtotales de los que hablar. Ahora, agreguemos una llave inglesa: digamos que el jefe quiere verificar el saldo diario. Esto requerirá más trabajo, pero se hace fácilmente agregando una condición (la condición es una fecha) a la mezcla.
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Hoja de cálculo básica de débito-crédito
Repasemos una tabla simple de contabilidad de ingresos Figura ACada transacción (registro) tiene un total y se muestra la última transacción Actual todos. En este punto, la hoja de trabajo tiene solo dos expresiones simples:
E3:=C3-D3
E4:=C3-D3+E3
Las celdas restantes E5:E12 contienen la versión relacional de la expresión en E4 que suma el débito o crédito de la transacción al total anterior para devolver total acumuladoEs un conjunto de datos simple pero eficiente en un objeto Tabla. Sin embargo, no hay saldo diario (o subtotal).
Ahora, supongamos que alguien quiere ver el saldo diario: ¿es un subtotal o un acumulado? Ambos, pero no importa cómo lo llames, necesitas algo más poderoso que las dos expresiones simples que has visto hasta ahora.
Figura A
Vale la pena señalar que todo depende de que las fechas se ordenen correctamente. En este caso, tiene sentido que el orden de entrada ya esté ordenado, pero dependiendo de cómo use esta solución, es posible que ese no sea el caso. Si sus fechas no están ordenadas, asegúrese de ordenarlas primero. De lo contrario, no podrá comprender realmente su transacción.
Mirar: Cómo imprimir fácilmente una hoja de cálculo de Excel en blanco y negro (República tecnológica)
Cómo agregar cálculos diarios
Ahora, el formulario es muy simple, pero puede cumplir fácilmente con el requisito de saldo diario. Agregaremos una nueva columna a la tabla, la Columna F, para los subtotales diarios. Para hacer esto, ingrese el texto del título, Subtotal diario, en la celda F2, la tabla se expandirá automáticamente. En la celda F3, ingrese la siguiente función y cópiela al resto de los registros:
=SI(B4=B3,»»,E3)
La función IF() evalúa una condición simple: si la fecha en el siguiente registro es la misma que la fecha en el registro actual, devuelve una cadena vacía; de lo contrario, copia el total de transacciones del registro actual. En otras palabras, si las dos fechas son iguales, no hemos llegado al final de la transacción diaria.como puedes ver Figura Bel saldo diario ya existe en el total de transacciones, pero la función IF() solo muestra el último total de transacciones de cada día.
Figura B
Aquí es donde nuestros términos se vuelven un poco confusos.Como puede ver, la función IF() devuelve el diario balanceo un subtotal.Antes de continuar, es posible que deba cambiar el texto del título en F2 a saldo diario Porque en este caso el saldo es más preciso que el subtotal. Los términos de su uso dependerán de sus datos y de cómo los use.
Mirar: Cómo dividir columnas usando la función IF () en Excel (República tecnológica)
Podrías pensar que repetir valores y asignar términos diferentes es algo ineficiente. En forma de barra, es más fácil de detectar cuando separa los saldos diarios de otras transacciones; sabe que cada valor representa el valor de las transacciones de un día completo. Pero en realidad no necesita la segunda columna para hacer esto; en su lugar, puede resaltar el valor en la columna Total de transacción.
Cómo usar el formato condicional
Si tiene una hoja de trabajo ocupada con muchas columnas, es posible que no desee agregar nuevas columnas para que sea más fácil identificar los saldos diarios. En este caso, utilice un formato condicional como este:
- Seleccione los datos para resaltar. Para resaltar toda la fila (excluyendo la columna F), seleccione B3:E12.
- En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional y seleccione Nueva regla en la lista desplegable.
- En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el último elemento en el panel superior (utilice la fórmula…).
- Introduzca la siguiente fórmula en el panel inferior:
=$B4$B3 - Haga clic en Formato.
- Haga clic en la pestaña Fuentes y seleccione Naranja brillante en la lista desplegable Color.
- Haga clic en Aceptar para ver la fórmula y el formato (Figura C).
- Haga clic en Aceptar para volver a la hoja de trabajo, como se muestra en la figura Figura D.
Figura C
Figura D
Esta simple expresión cambia el color de fuente del rango seleccionado B3:E12 cuando las fechas consecutivas en la columna B no coinciden, lo que indica que este registro es el último registro para la fecha actual. (La fuente naranja se ve diferente del color de relleno blanco al azul; no son dos colores de fuente diferentes).
«Subtotal» o «Saldo diario» no importa
Sea cual sea su terminología (subtotal diario o saldo), es fundamental utilizar la fecha de la transacción como condición para calcularla. Si no funciona, asegúrese de que sus registros estén ordenados por fecha. En un artículo de seguimiento, ejecutaremos subtotales según los criterios de procesamiento del componente de fecha: día, mes y año.
