Cómo conectar Power BI a HubSpot

Las personas que buscan obtener información a partir de una representación visual de sus datos pueden beneficiarse al conectar sus datos punto central datos a Microsoft Power BI. Power BI es una herramienta de visualización avanzada que transforma los datos en información visual para la inteligencia empresarial.

HubSpot es una herramienta de CRM basada en la nube que apoya a las organizaciones con el crecimiento empresarial a través de su software de ventas, atención al cliente y marketing. El software permite a los usuarios acceder y analizar sus datos dentro de la aplicación para generar información, pero sus capacidades de generación de informes pueden ser limitadas.

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Al conectar la información de HubSpot y Power BI, puede transformar los datos de su empresa y de CRM para crear imágenes perspicaces y generar informes que facilitan la comprensión y la obtención de información procesable a partir de los datos comerciales.

Si bien el software Power BI se conecta a las fuentes de datos para generar informes interactivos a partir de su información de datos, no brinda soporte nativo directo para la integración de HubSpot. Entonces, ¿cómo extraer el máximo valor de sus datos?

Una vez que tengas una cuenta de administrador de HubSpot y crees una cuenta de Power BI, así es como puedes conectar tu sistema para acceder a datos y mejoras.

Importar HubSpot CSV en Power BI usando la API de HubSpot

La API de HubSpot se puede usar para conectar HubSpot CSV a Power BI a través de una estrategia de autenticación basada en token de desarrollador.

Primero, ve al panel de administración de HubSpot. Aquí puede ir al ícono de Configuración en la barra de herramientas de navegación y usar la pestaña Integraciones para generar una clave de API. Si ha generado una clave de API, haga clic en Mostrar para mostrar su clave de API (Figura A). Haga clic en Copiar para copiar su clave API.

Figura A

Ahora puedes acceder a los detalles de contacto desde tu cuenta de administrador de HubSpot usando el siguiente comando curl:

curl -o contacts_details.json https://api.hubapi.com/contacts/v1/lists/all/contacts/all?hapikey=&count=10

Recuerda que la API está paginada y limitada a 100 elementos. Por lo tanto, para listas de contactos con más de 100 elementos, deberá utilizar el comando vid-offset para acceder al resto de la información.

Una vez hecho esto, tendrás un archivo JSON con toda la información de contacto del cliente de tu cuenta de HubSpot llamado contactos_detalles.json.

Para obtener información relevante de un archivo JSON y convertirlo a CSV, debe usar una utilidad de línea de comando llamada «jq»

cat contacts_rdetails.json | jq -r ".contacts[] | [.vid,.properties.firstname.value,.properties.company.value,.properties.lastname.value] | @csv" >> contacts_data.csv

Ahora que ha generado un archivo CSV a partir de estas acciones, puede importar esta información a Power BI. En Power BI, desplace el cursor sobre Obtener datos en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla para ver el menú desplegable. Seleccione la opción Texto/CSV del menú desplegable para importar un archivo CSV (Figura B).

Figura B

Al seguir estos pasos, debería poder acceder a todos los datos del archivo CSV de HubSpot en Power BI.

Importar HubSpot CSV en Power BI usando la interfaz de usuario de HubSpot

La forma sin código de descargar CSV de HubSpot es a través de la interfaz de usuario de HubSpot.

Para acceder a los detalles de contacto, inicia y selecciona un contacto en HubSpot, luego haz clic en Mostrar vista de exportación (Figura C).

Figura C

Seleccione Exportar y elija CSV como formato de archivo.

Una vez completado, HubSpot enviará un correo electrónico a la dirección de correo electrónico registrada para la cuenta. Esto debe contener un enlace para descargar el archivo CSV (Figura D).

Figura D

Desde aquí, puede importar la información del archivo CSV a Power BI haciendo clic en «Obtener datos» en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.El seguimiento Figura B Nuevamente, puede elegir la opción Texto/CSV para importar un archivo CSV.

Desde aquí, debería poder acceder a todos los datos del archivo CSV de HubSpot en Power BI.

Use conectores prediseñados: integración de HubSpot y Power BI

Otra forma de conectar HubSpot a Power BI es usar un conector preconstruido. Estos conectores funcionan entre aplicaciones para facilitar el proceso de integración.Muchos están disponibles en línea y realizan diferentes procesos para transferir información entre los sistemas HubSpot y Power BI.

Un ejemplo de una solución de middleware certificada por HubSpot es el conector DataWarehouse.io HubSpot Power BI, al que se puede acceder para conectar los datos de HubSpot a Power BI, y está disponible en HubSpot App Marketplace. Este enfoque integrado permite a los usuarios consultar y manipular datos en Power BI sin comprometer la integridad de la base de datos de HubSpot.

Primero, descarga la aplicación API certificada de HubSpot. Autoriza la aplicación para que se conecte a tu Portal de HubSpot seleccionando Conectar aplicación en el Portal de escritorio de HubSpot y completa la información requerida para activar el servicio.

Para conectar un documento de Power BI nuevo o existente mediante el conector de HubSpot, primero debe seleccionar el botón Obtener datos de la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla de la aplicación de Power BI.

Una vez que vea la ventana emergente Obtener datos, seleccione Base de datos (Figura E) y haga clic en la base de datos de SQL Server de la lista en el lado derecho de la ventana emergente.

Figura E

A continuación, deberá ingresar sus credenciales de inicio de sesión, que se le enviaron por correo electrónico cuando se registró. Elija Aceptar (Figura F).

Figura F

Después de esto, deberá ingresar su información de usuario. Primero, asegúrese de tener resaltada la opción Base de datos en el lado izquierdo de la nueva ventana emergente (Figura G), luego agregue su información de usuario y seleccione Conectar.

Figura G

Ahora puedes completar todos los formularios con la información proporcionada por HubSpot. Seleccione la tabla a la que desea acceder en Power BI y haga clic en Cargar. Esto cargará todos tus campos con información de datos de HubSpot. Aparecerán y estarán accesibles en la sección denominada Campos en el lado derecho de la aplicación (Figura H).

Figura H

La aplicación de integración de Power BI admite conectores con las siguientes capacidades de ventas y CRM de HubSpot: registros de la empresa, actividad de contactos, acuerdos, reuniones, tareas, tickets, contactos e información de la empresa, informes personalizados, objetivos y canalizaciones de acuerdos múltiples.