TECNOLOGÍA Y TRABAJO

Cómo configurar el área de impresión en Google Sheets: una guía paso a paso

Ya sea que su hoja de trabajo contenga tablas de Bard, datos de clientes o análisis financieros, Google Sheets le brinda un control considerable sobre cómo se imprimen sus páginas. Puede optar por imprimir todo el contenido del libro, la hoja de trabajo actual o un grupo seleccionado de celdas. Google Sheets incluso le permite ajustar muchas opciones de diseño, escala y formato para el área de impresión.

Las opciones de impresión están disponibles tanto en la versión del navegador como en la de la aplicación de Google Sheets. En este tutorial, explicaremos cómo configurar un área de impresión en Google Sheets y responderemos algunas otras preguntas que pueda tener en el camino.

Pasemos a:

antes del comienzo

Antes de realizar cualquiera de los pasos siguientes, primero debe abrir la hoja de Google seleccionada en un navegador o en la aplicación móvil de Google Sheets para comprobar que tiene los permisos de impresión correctos. Si solo tiene acceso de comentarista o lector a una hoja de trabajo, es posible que no pueda imprimir, descargar o copiar la hoja de trabajo, ya que el propietario o editor de la hoja de trabajo puede optar por desactivar estas funciones. Para obtener más detalles sobre los controles para compartir hojas, consulte Cómo compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google.

Cómo configurar el área de impresión en Google Sheets

Para mostrar la configuración de impresión en Google Sheets, seleccione Archivo | Imprimir en hoja desde un navegador web de escritorio. Ajustará las opciones de configuración de impresión en el formulario después de seleccionar la opción del menú Imprimir, no antes. Esta secuencia difiere de Google Docs y Google Slides, que ofrecen opciones de Archivo | Configuración de página. También es diferente de Google Drawings, que utiliza Archivo | configuración de impresión y vistas previas.

Ver también: conseguir Capacitación de nivel maestro de Google Workspace Úselo con este paquete de Tecnopedia Academy.

Ajuste la configuración de impresión de Google Sheets en su navegador

En un navegador de escritorio como Chrome, Firefox o Safari, puede ajustar varias opciones de impresión. Siga estos pasos para ajustar la configuración de impresión de Google Sheets en su navegador:

1. Para imprimir una parte específica de la hoja de trabajo, seleccione las celdas que desea imprimir haciendo clic y manteniendo presionado el cursor en una celda de la esquina del área de impresión deseada y luego arrastre el cursor para seleccionar las celdas adyacentes. (Foto 1).

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Figura A

Para imprimir solo una parte de la hoja de trabajo, seleccione las celdas que desea imprimir. Luego, seleccione Archivo | Imprimir, seleccione el icono de la impresora en la barra de menú o presione Ctrl + P.Para imprimir solo una parte de la hoja de trabajo, seleccione las celdas que desea imprimir. Luego, seleccione Archivo | Imprimir, seleccione el icono de la impresora en la barra de menú o presione Ctrl + P.

notas: Si desea imprimir el libro completo o la hoja de trabajo actual, omita este paso y continúe con el siguiente.

2. Seleccione Archivo | Imprimir. Alternativamente, puede presionar Ctrl + P o Seleccionar para rehacer el ícono de la impresora que aparece a la derecha de la flecha derecha.

3. En la pantalla de vista previa de impresión, puede ajustar los siguientes elementos:

  • Área de impresión: La hoja de trabajo actual, el libro de trabajo o la celda seleccionada.
  • Tamaño de papel: Elija entre una variedad de tamaños preestablecidos o ingrese un tamaño personalizado.
  • Orientación de la página: Paisaje o retrato.
  • escala: Ajustar al ancho, alto o página, o ingresar un porcentaje personalizado.
  • Márgenes: Normal, estrecho o ancho, o ingrese un tamaño personalizado.
  • Saltos de página
  • Configuración de formato: Agregue líneas de cuadrícula o anotaciones; ajuste el orden de las páginas; seleccione opciones de alineación horizontal (centro, izquierda o derecha) y/o vertical (superior, central o inferior).
  • Encabezado y pié de página: Número de página, título, nombre, fecha, hora, etc.

A medida que ajusta cada configuración, la pantalla se ajusta para reflejar la opción que seleccionó.Cambie muchas de las configuraciones anteriores hasta que la vista previa de impresión coincida con el resultado deseado (Figura B).

Imagen B

Ajuste tantas configuraciones de impresión como sea necesario. A medida que realiza cambios, la vista previa de impresión se ajusta para reflejar sus modificaciones.Ajuste tantas configuraciones de impresión como sea necesario. A medida que realiza cambios, la vista previa de impresión se ajusta para reflejar sus modificaciones.

4. Seleccione «Siguiente» en la esquina superior derecha.

5. Modifique cualquiera de las siguientes opciones según sea necesario:

  • destino: Seleccione una impresora o seleccione Guardar como PDF o Guardar como PDF en Google Drive.
  • Número de páginas: Todas o especificar páginas específicas para imprimir.
  • Número de páginas por hoja: Elija 1, 2, 4, 6, 9 o 16.
  • Márgenes: Predeterminado, Ninguno, Mínimo o Personalizado.
  • Cuadro de opción para imprimir gráficos de fondo.

6. Dependiendo de sus opciones y sistema, elija Imprimir o Guardar. (Imagen C). En algunos casos, primero puede guardar la hoja de trabajo como PDF, luego abrir el PDF e imprimirlo.

Figura C

Puede seleccionar qué páginas imprimir y realizar otros ajustes en la pantalla final antes de imprimir. Tenga en cuenta que la secuencia de impresión le permite guardar la hoja de trabajo como PDF o Google Drive.Puede seleccionar qué páginas imprimir y realizar otros ajustes en la pantalla final antes de imprimir. Tenga en cuenta que la secuencia de impresión le permite guardar la hoja de trabajo como PDF o Google Drive.

¿Cómo imprimir la fila del encabezado de cada página de Google Sheets?

Congelar las filas del encabezado puede ayudarte a mantener organizadas tus Hojas de cálculo de Google y facilitar su uso, especialmente cuando trabajas con grandes cantidades de datos que abarcan varias filas. De esta manera, no tendrá que desplazarse hacia arriba ni hojear varias páginas para comprobar el título.

Ver: Explora estos Consejos de Google Docs para usuarios avanzados.

Puede imprimir la fila del encabezado de cada página de Google Sheets en la versión de la aplicación basada en navegador siguiendo estos pasos:

1. Abra el archivo de Google Sheets que desea imprimir.

2. Haga clic en Ver | Inmovilizar y seleccione la opción de fila de encabezado, generalmente Fila 1. La opción «Congelar» muestra la fila superior incluso cuando se desplaza hacia abajo. Hay otras opciones de filas de encabezado disponibles que puede elegir según sus necesidades. Estos varían dependiendo de la posición del cursor.

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3. Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda y luego haga clic en Imprimir. Esto abrirá la ventana Vista previa de impresión, que le mostrará cómo se verán sus Hojas de cálculo de Google cuando se imprima.

4. Haga clic en Encabezado y pie de página en la columna de la derecha.

5. Desplácese hacia abajo para seleccionar la fila congelada duplicada.

Los usuarios también pueden repetir varias líneas en la parte superior de la página. Pueden optar por repetir más filas a través de una opción en el menú Congelar. Además, puede agregar números de página a través de la pestaña Editar campos personalizados.

¿Cómo cambiar los márgenes de impresión en Google Sheets?

Los márgenes son el espacio en blanco no utilizado entre el contenido y los bordes de la página impresa. Google Sheets te ofrece la opción de cambiar el tamaño del margen de impresión.

Ver: Así es como Cambiar los márgenes del encabezado en Microsoft Word.

Aunque la configuración predeterminada funciona para la mayoría de los casos de uso, es posible que ocasionalmente necesites ajustar los márgenes para modificar la apariencia de tu hoja de trabajo. Incluso puedes cambiar la escala de la página para ajustar la apariencia del papel al imprimir.

Para acceder a la configuración de márgenes y escala, haga clic en Archivo | Imprimir.

Configuración de márgenes

  • normal: Configuración predeterminada.
  • Ancho: Aumentar los márgenes crea más espacios en blanco alrededor de los bordes. Esto dará como resultado menos espacio para el contenido en la página.
  • angosto: Reducir los márgenes permitirá más espacio para su contenido, lo que significa menos páginas al imprimir, pero menos espacio en blanco.
  • Número personalizado: Puede ingresar tamaños de márgenes personalizados según cómo se imprimirá la página.

Configuración de escala

  • normal: Configuración predeterminada.
  • Adecuado para ancho: Esta configuración comprimirá las celdas para que quepan en todas las columnas de una sola página. Esta configuración es ideal cuando imprime varias filas y solo unas pocas columnas.
  • altura adecuada: El contenido se comprimirá según sea necesario para que quepa en todas las filas de una sola página. Esta configuración es ideal cuando desea imprimir varias columnas con solo unas pocas filas.
  • Adecuado para páginas: Esta configuración se ajustará al contenido de la hoja de trabajo o su selección para llenar una página. Si su rango de datos es pequeño, puede utilizar esta configuración para obtener una mejor visibilidad de los datos.
  • Número personalizado: También puede ingresar un número de cliente para el tamaño.

Cómo imprimir desde la aplicación Google Sheets

Puede imprimir desde la aplicación móvil Google Sheets en su dispositivo Android o iOS:

1. Para dispositivos Android, toque el menú de tres puntos verticales en la esquina superior derecha.En iOS, toque el menú de tres puntos horizontales en la esquina superior derecha (Figura D).

Figura D

Para imprimir desde Google Sheets en su dispositivo móvil, haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha, haga clic en Compartir y exportar, luego haga clic en Imprimir.  Google Sheets en Android ofrece opciones adicionales que puedes ajustar, como se muestra en la imagen de la derecha.Para imprimir desde Google Sheets en su dispositivo móvil, haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha, haga clic en Compartir y exportar, luego haga clic en Imprimir. Google Sheets en Android ofrece opciones adicionales que puedes ajustar, como se muestra en la imagen de la derecha.

2. Haga clic en Compartir y exportar.

3. Haga clic en Imprimir.

4. A continuación, seleccione su impresora y ajuste el número de copias.

Dependiendo de su plataforma y/o impresora, es posible que pueda ajustar otras opciones. Por ejemplo, en Android, puedes tocar la flecha hacia abajo para ajustar las opciones. Estos pueden incluir el tamaño del papel, la orientación del papel, páginas específicas para imprimir, impresión en color frente a blanco y negro o impresión en ambas caras.

Cómo modificar las opciones de impresión de la aplicación móvil Google Sheets

Cuando imprime desde la aplicación móvil Google Sheets en Android, iOS o iPadOS, tiene acceso a menos configuraciones y controles que cuando imprime desde un navegador de escritorio. A partir de agosto de 2023, no podrá seleccionar celdas específicas para imprimir.

Para Android, en la aplicación móvil de Google Sheets, puedes realizar los siguientes ajustes:

  • Dispositivo (impresora o guardar como PDF).
  • Número de copias.
  • Color versus blanco y negro.
  • Dúplex (si lo admite la impresora).
  • Tamaño del papel (si lo admite la impresora).
  • Orientación (vertical u horizontal).
  • Seleccione las páginas para imprimir.

Recursos de aprendizaje para usuarios de Google Sheets

Google Sheets tiene muchas funciones simples, pero para casos de uso y proyectos más complejos, los atajos y sugerencias pueden marcar una gran diferencia. Ahora que puede utilizar Google Sheets como fuente de datos para combinar correspondencia en Gmail, es posible que ni siquiera necesite imprimir nada.

Para ser más eficaz con Google Sheets, estos recursos de aprendizaje de nuestra biblioteca de Tutoriales de Google son especialmente útiles:

Estos tutoriales cubren una variedad de proyectos comerciales y objetivos específicos. Sin embargo, es posible que no sean lo que necesita para mejorar su experiencia general en Google Sheets. Para obtener consejos y capacitación adicionales, los cursos de certificación de Google Sheets y Microsoft Excel de Tecnopedia Academy son un gran recurso.

Leer a continuación: Explore este análisis en paralelo Espacio de trabajo de Google y Microsoft 365.

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