Cómo crear informes en Microsoft Power BI

Según Microsoft, un informe de Power BI es «… una vista de múltiples perspectivas de un conjunto de datos cuyas imágenes representan diferentes hallazgos e ideas de ese conjunto de datos».

Después de crear un informe de Power BI, puede anclarlo a un tablero para que otros lo vean. Eso es lo que hace Microsoft Power BI: lo ayuda a crear informes significativos, también conocidos como gráficos, y mostrárselos a otras personas de su organización.

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En este tutorial, proporcionaré instrucciones paso a paso para crear un informe simple en Power BI Desktop; también puede crear informes en línea en el servicio Power BI. La aplicación móvil de Power BI no admite el diseño de informes. Si desea continuar usando los mismos datos, descargue el archivo de demostración .xlsx.

Cómo prepararse para Power BI

Un informe de Power BI se conecta a un solo conjunto de datos y tiene al menos una página de informe, pero puede tener varias páginas. Para crear informes en Power BI, todo lo que realmente necesita son datos.Usaré el conjunto de datos simple de Microsoft Excel que se muestra en Figura A.

Figura A

Pensando en el futuro, dispondrá los objetos del informe en las páginas del informe. Los objetos incluyen efectos visuales y elementos.

• Efectos visuales es la visualización de datos. Hay más de 30 visualizaciones principales; también puede crear visualizaciones personalizadas.
• elemento Proporciona interés visual, pero no utiliza datos. Estos elementos incluyen cuadros de texto, botones, formas e imágenes.

En la página del informe, agregará imágenes y elementos. Puede agregar, cambiar el nombre, reordenar, ocultar, duplicar y eliminar páginas. Para seleccionar una página, el usuario selecciona la página en el panel Páginas del servicio Power BI. Si usa Power BI Desktop, haga clic en la pestaña Páginas.

Cómo importar datos de Excel en Power BI

Primero, inicie sesión en su cuenta de Microsoft e inicie Power BI. A continuación, necesita los datos, y en Power BI puede importar datos de muchas fuentes, incluidos los libros de Excel (Figura B).

Figura B

Puede crear datos en Power BI, pero solo si los datos faltan o están incompletos. En la mayoría de las organizaciones, puede encontrar datos de origen en OneDrive o SharePoint. Importar desde un archivo de Excel guardado en OneDrive es una de las opciones más sencillas, así que guardé el archivo de Excel PBIImportFromExcel_SourceFile.xlsx en OneDrive. Los datos están en una tabla denominada TableSales.

En la página 1 que se abre cuando se inicia Power BI, haga clic en la opción Libro de Excel en el grupo Datos. Utilizando el cuadro de diálogo Abrir resultante, localice el archivo de Excel (Figura C), selecciónelo y haga clic en Abrir.

Figura C

El panel de navegación resultante le permite seleccionar objetos de tabla u hojas. Verificar TableSales muestra una muestra de datos (Figura D). Haga clic en Cargar para importarlo a Power BI, lo que creará una conexión con los datos y los cargará en Power BI. Puede comenzar a agregar imágenes basadas en datos de Excel importados.

Figura D

Cómo elegir el objeto visual correcto en Power BI

Una vez que tenga la página del informe y los datos, puede agregar elementos visuales para crear el informe. Es importante elegir las mejores imágenes para sus datos e historias. Hay muchas imágenes y elegir la mejor para sus datos puede ser un desafío. Estos son algunos consejos para elegir el objeto visual ideal en Power BI.

• Los gráficos de barras son una buena opción cuando hay muchas categorías o series.
• Los elementos visuales de línea o columna son una buena opción cuando muestra valores a lo largo del tiempo o muestra un flujo constante de datos. No utilice la línea de visión cuando haya una brecha entre un valor y otro. También puede usar elementos visuales de columnas apiladas, elementos visuales de área y elementos visuales de cinta.
• Los gráficos de barras apiladas son una buena opción para imágenes proporcionales, que muestran los datos como un todo. Otros elementos visuales a tener en cuenta son los elementos visuales de embudo, los diagramas de árbol, los elementos visuales circulares y los elementos visuales de donas.
• Las imágenes de las cartas pueden ser nuevas para usted. Utilice estos rótulos para llamar la atención sobre información importante.
• La visión de cuadrícula transmite mucha información detallada.
• El visual de rendimiento compara el valor con el objetivo. Elija entre indicadores, KPI, tablas y elementos visuales de matriz.
• El objeto visual geoespacial utiliza el objeto visual de mapa para dibujar valores.

Para nuestros propósitos, vamos a crear un gráfico de barras y un gráfico de árbol. Los gráficos de barras funcionan bien cuando tiene una gran cantidad de datos, y los diagramas de árbol proporcionarán una imagen general de las ventas al correlacionar los valores entre sí.

Cómo crear una barra visual agrupada en Power BI

Estamos listos para crear nuestra primera visualización, un gráfico de barras agrupadas. Si ya ha creado gráficos en Excel o algún otro software, estará un paso adelante, ya que esta tarea requiere experiencia. Si todo lo demás falla, arrastre y suelte los campos hasta que lo haga bien: Power BI es muy indulgente.

Para crear una visualización de barra con nuestros datos de Excel:

1. Haga clic en Barra agrupada en el panel Visualización. Esto agregará un cuadro en blanco a la página.
2. Desde el panel Campos, arrastre el área al control del eje Y debajo de la visualización.
3. Arrastre la cantidad al control del eje X.

Figura E Muestra la visualización resultante después de cambiar el tamaño. Esta visualización muestra datos de ventas para cada región. La fecha, aunque importada, no importa. Puede mirar las opciones de formato, pero para simplificar esto será suficiente. Pasemos a la visualización del diagrama de árbol.

Figura E

Cómo crear un objeto visual de mapa de árbol en Power BI

El gráfico de diagrama de árbol compara los valores como un todo. Usaremos esta visualización eficiente para comparar las ventas mensuales.

Para crear un mapa de árbol visual basado en nuestros datos, siga los pasos a continuación.

1. Haga clic en la visualización Treemap, la última opción para la visualización de la tercera fila.
2. Arrastre la fecha al control de categoría. Power BI mostrará un componente de fecha diferente: elimine todas las fechas excepto el mes.
3. Arrastre la cantidad al control de valor.

Figura F Muestra el objeto visual Treemap junto al objeto visual de barras agrupadas. Tal como está, el dendrograma compara las ventas mensuales completas y es fácil ver que enero y marzo son meses excelentes.

Figura F

Esta vez permitiremos al usuario filtrar la visualización por región. Para hacer esto, arrastre Región al primer Filtro, el control Esta página. Power BI ahora muestra las regiones como conjuntos de filtros. Haga clic en la opción Seleccionar todo (Figura G) por lo que inicialmente la visualización representará todas las regiones.

Figura G

Publiquemos las visualizaciones para que los usuarios puedan verlas.

Cómo usar informes en Power BI

En este punto, tiene dos visualizaciones en la página del informe. Para que los usuarios puedan ver el informe, debe publicarlo. Para hacer esto, haga clic en Publicar en el grupo compartido. Si se le solicita, haga clic en Guardar. Utilice el cuadro de diálogo Guardar como para elegir dónde guardar el archivo .pbix. Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Ingrese su dirección de correo electrónico dentro de su organización y haga clic en Continuar. Esto lo iniciará en su cuenta si no lo ha hecho antes. Finalmente, elija un destino, que ahora es mi espacio de trabajo.

Power BI muestra vínculos a informes publicados (Figura H) — haga clic en él para ver el informe mostrado Figura 1Utilice el panel de filtros de la derecha para filtrar la visualización del dendrograma por región.

Figura H

Figura 1

Informes de Power BI simples y complejos

Este sencillo informe de Power BI es solo el comienzo. Sus necesidades comerciales serán el factor que determinará si sus informes de Power BI son simples o complejos.