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Cómo crear un diagrama de Gantt en Smartsheet

Brasil, 12 de febrero de 2023. En esta ilustración fotográfica, el logotipo de Smartsheet se muestra en la pantalla de un teléfono inteligente.
Imagen: Rafael Enrique/Adobe Stock

Los diagramas de Gantt son una excelente manera de visualizar el progreso del proyecto y ayudar a detectar cuellos de botella, pero configurar los diagramas de Gantt suele ser difícil y requiere mucho tiempo. Con Smartsheet, puede crear rápida y fácilmente un diagrama de Gantt desde cero. A continuación, lo guiaremos a través de todos los pasos para crear su primer diagrama de Gantt en Smartsheet.

Cómo crear un diagrama de Gantt en Smartsheet

Desde la pantalla principal de Smartsheet, debe hacer clic en el signo + en el menú de la izquierda (Figura A). Esto abrirá la página de selección de elementos.

Figura A

create gantt smartsheet fig A
Haga clic en el icono +.

Desde aquí, querrá seleccionar el Diagrama de Gantt (Figura B). Esto creará automáticamente una hoja de trabajo con todas las dependencias prefabricadas.

Figura B

create gantt smartsheet fig B
Elija Diagrama de Gantt de las opciones.

Asigne un nombre a su hoja y haga clic en Continuar (Figura C).

Figura C

create gantt smartsheet fig C
Nombra tu hoja.

En este punto, ahora tiene el diseño completo que necesita para comenzar a crear su diagrama de Gantt. Primero, comience a completar los campos relacionados con su tarea.

En este caso, configuramos la fila principal para que sea la etapa 1 a la etapa 3. Haga clic en una fila para comenzar a agregar estos (Figura D).

Figura D

create gantt smartsheet fig D
Comience a escribir su línea principal.

A continuación, haga clic con el botón derecho en la fila principal y seleccione Insertar fila debajo (Figura E). Aquí puede comenzar a ingresar tareas o filas secundarias relacionadas con la fila principal.

Figura E

create gantt smartsheet fig E
Seleccione Insertar fila a continuación.

Después de ingresar texto en una sublínea, haga clic en el ícono de sangría (Figura F) para finalizar esta entrada como una fila secundaria.

Figura F

create gantt smartsheet fig F
Haga clic en el icono de sangría.

Puede hacer esto para tantas tareas como desee. Simplemente haga clic con el botón derecho en la fila secundaria y seleccione Insertar fila debajo para seguir agregando más (si es necesario).

Ahora necesita codificar con colores las filas para que el diagrama de Gantt sea más fácil de leer. Resalte la fila principal y elija un color de la herramienta de color del menú de encabezado (Figura G).

Figura G

create gantt smartsheet fig G
Codifique con colores sus filas.

Por lo general, desea que la fila principal tenga un tono más oscuro y luego que la fila secundaria tenga un tono más claro del mismo color. Esto hace que el flujo de trabajo de su diagrama de Gantt sea de un vistazo.

Ingrese fechas y dependencias en un diagrama de Gantt de Smartsheet

Ahora comenzaremos a ingresar datos y daremos vida a su diagrama de Gantt.

Mirar: Comparación de características: software y sistemas de seguimiento de tiempo (República Tecnológica Premium)

Seleccione una tarea y, en la pestaña Duración de esa fila, ingrese la cantidad de días que tomará completar la tarea (Figura H).

Figura H

create gantt smartsheet fig H
Introduzca el número de días necesarios para esta tarea.

A continuación, seleccione la pestaña Fecha de inicio e ingrese una hora para comenzar esta tarea. Al hacer clic en el pequeño icono de calendario, aparecerá un cuadro de diálogo de calendario para facilitar las cosas (Figura 1). Tenga en cuenta que el gráfico completará automáticamente la fecha de finalización en función de su entrada anterior.

Figura 1

create gantt smartsheet fig I
Utilice el calendario para elegir una fecha.

Si observa el panel derecho ahora, verá que el diagrama de Gantt comienza a formarse. Sus tareas ahora se muestran en la línea de tiempo con su duración y tiempo de finalización (Figura J).

Figura J

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Las tareas se agregan automáticamente al diagrama de Gantt.

Para comenzar a crear dependencias, elija una tarea. Luego, en la pestaña Predecesor, ingrese el número de línea de la tarea de la que desea que dependa (Figura K).

Figura K

create gantt smartsheet fig K
Crear dependencias.

Esto hará que la tarea dependa de la fila que seleccionó anteriormente. Si observa el gráfico de Gantt a la derecha, verá una flecha que muestra esa dependencia ahora (Figura L).

Figura L

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Las dependencias se muestran automáticamente en el diagrama de Gantt.

El valor predeterminado para estas dependencias es la relación Terminado-Inicio. También hay un tiempo de retraso predeterminado de un día hábil entre la finalización de una tarea y el inicio de otra.

Después de ingresar fechas, dependencias y tiempos de finalización, puede personalizarlos aún más con simples acciones de arrastrar y soltar.

Desde el panel derecho que muestra la línea de tiempo del diagrama de Gantt, puede arrastrar cualquier barra para cambiar la fecha o la duración, en lugar de ingresarlas manualmente en celdas individuales como antes. Smartsheet ajustará automáticamente las entradas restantes para adaptarse a los nuevos cambios.

También puede ajustar las dependencias de esta manera. Haga clic en la fila que ya conecta las dos tareas (Figura L) y simplemente arrástrelo a otra tarea. Esta acción puede ser un poco delicada ya que debe hacer clic directamente en la fila.

Puede seguir editando las dependencias haciendo clic en el icono de lápiz pequeño en la celda debajo de la pestaña anterior.

Haga clic en este lápiz y se abrirá un nuevo cuadro de diálogo (Figura M). Aquí puede elegir cambiar la configuración de dependencia para cada elemento. Por ejemplo, puede cambiar de Terminado-Inicio a Inicio-Inicio.

Figura M

create gantt smartsheet fig M
Haga clic para editar la configuración de dependencia.

También puede cambiar el tiempo de retraso predeterminado en el mismo cuadro de diálogo.

Vista de la ruta crítica de Smartsheet

A medida que su diagrama de Gantt se vuelve más complejo, Smartsheet proporciona una vista de ruta crítica para ayudarlo a detectar cruces de caminos importantes y otros problemas en su proyecto.

Para acceder a él, vaya a la esquina superior derecha y haga clic en el icono de vista de ruta crítica (Figura N).

Figura N

create gantt smartsheet fig N
Active la vista de ruta crítica.

Con este botón activado, ahora puede hacer clic con el botón derecho en cualquier barra de tareas en el diagrama de Gantt y seleccionar Ver ruta de acceso, que mostrará los factores que afectan la fecha de inicio de la fila.

También puede hacer clic con el botón derecho en la tarea principal y seleccionar Ruta de resumen. Esto mostrará todas las tareas secundarias que afectan a la tarea principal. Esta es una herramienta útil para estar atento a los problemas que podrían impedir que su proyecto se desarrolle según lo planeado.

Con el último paso, ahora debería tener todo lo que necesita saber para crear su primer diagrama de Gantt en Smartsheet. Usando los pasos anteriores, puede crear diagramas de cualquier complejidad para adaptarse a su próximo proyecto.

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