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Cómo crear un estilo de lista personalizado en un documento de Microsoft Word

Bangkok, Tailandia - 22 de agosto de 2023: Microsoft Word, un procesador de textos desarrollado por Microsoft, en la pantalla de la computadora.
Imagen: wachiwit/Adobe Stock

¿Alguna vez envió un documento con listas numeradas a su cuenta personal oa un compañero de trabajo y notó que las listas no se ven iguales en otro sistema? Esto se debe a que la función de lista numerada de Microsoft Word almacena propiedades localmente. Eso significa que no puede controlar cómo Word representa las listas numeradas en otros sistemas. En muchos casos, no importará, pero ocasionalmente, las diferencias causarán errores de flujo que no podrá resolver.

En este tutorial, le mostraré una forma de solucionar este problema creando un estilo de lista personalizado. Luego puede acceder a este estilo de lista personalizado desde el menú desplegable Lista multinivel de Word en el grupo Párrafo como lo haría con un estilo de lista prediseñado. Un estilo de lista personalizado va con el documento, por lo que la(s) lista(s) se verá(n) exactamente como usted quiere cuando se abran en otro lugar.

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Uso el escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. No puede crear estilos de lista personalizados en Word para la web. Sin embargo, aparecerá un estilo de lista personalizado en la biblioteca si el documento tiene uno. No hay archivo de demostración: no necesitará uno.

¿Por qué crear una lista personalizada en Word?

Microsoft Word viene con varios estilos de lista preconstruidos listos para usar. La mayoría de nosotros usamos mucho estas listas, sé que lo hago. Figura A muestra la galería de opciones predefinidas. Cuando trabaje con un solo documento que no planea distribuir electrónicamente, estas listas son adecuadas.

Figura A

WordCustomLists A
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Microsoft Word ofrece muchas listas prediseñadas.

Si va a distribuir el documento electrónicamente, lo que significa que otros lectores lo abrirán en sus propios sistemas, considere crear un estilo de lista y aplicarlo. Las tiendas de Word enumeran las propiedades localmente y es probable que la lista predeterminada en el sistema de un espectador sea diferente a la suya. A veces, la diferencia será sutil y no importará. Por otro lado, el sistema del espectador podría distorsionar seriamente una lista.

Otro problema es que las listas preconstruidas de Word son notorias por romperse, especialmente en documentos largos. Es posible que nunca lo vea, pero cuando sucede, rara vez puede solucionarlo. Todo sucede entre bastidores y no tiene acceso a lo que está haciendo Word. Mi mejor consejo es empezar de nuevo.

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Una lista personalizada es aquella que usted mismo diseña. Usted controla cuántos niveles admiten las listas (hasta nueve), la fuente, el tamaño de fuente, el color, las sangrías y mucho más. Después de crear su lista personalizada, estará disponible en la galería de numeración y libre de problemas de listas preconstruidas.

Antes de continuar, observe el círculo en Figura A en la esquina superior derecha: Biblioteca de listas. Este menú desplegable filtra las listas disponibles en la galería. Si crea una lista personalizada y no aparece en la galería, marque esta opción de filtrado para asegurarse de que el filtro permita listas personalizadas.

Quizás se esté preguntando acerca de las dos opciones en la parte inferior del menú desplegable: Definir nueva lista multinivel y Definir nuevo estilo de lista. La verdad es que hay poca diferencia entre los resultados cuando aplicas cualquiera de los dos. Sin embargo, un estilo es un poco superior porque puedes nombrarlo, compartirlo, modificarlo e incluso eliminarlo.

Es importante recordar que las listas tienen un formato de párrafo y las marcas de párrafo determinan el principio y el final de un párrafo. Eso significa que cada elemento de su lista numerada es un párrafo. En pocas palabras, la numeración es un formato de párrafo, pero los párrafos están en listas porque una lista comprende varios párrafos: los elementos de la lista.

Vamos a crear un estilo de lista personalizado porque es más fácil de controlar. Si crea un nuevo formato de lista, esa lista estará disponible en la biblioteca de listas, pero no podrá hacerle nada una vez que esté en juego. Si no funciona, debe empezar de nuevo. Sin embargo, puede eliminarlo de la biblioteca de listas.

Cómo crear una lista personalizada en Microsoft Word

Una lista personalizada es fácil de crear y acceder una vez que haya terminado. Si está creando una plantilla, los usuarios no tendrán idea de que no están usando una lista prediseñada. Construyamos una lista personalizada de dos niveles, con las siguientes propiedades:

  • El encabezado de nivel 1 utilizará Calibri Bold, tamaño de fuente 13, sin sangría ni coloración.
  • El encabezado de nivel 2 utilizará Calibri Normal, tamaño de fuente 12, con una sangría de media pulgada y sin colorear.

Es una lista simple a propósito para que podamos centrarnos en los pasos en lugar de la estética. Ahora, construyamos el estilo de lista de la siguiente manera:

  1. En la pestaña Inicio, haga clic en Lista multinivel.
  2. En la parte inferior del menú desplegable, elija Definir nuevo estilo de lista.
  3. Nombre el estilo de lista personalizado NumberListTwoLevels. Deje las configuraciones Comenzar en y Aplicar formato a como 1 y 1er nivel, respectivamente. La lista numerada comenzará con el número 1 y estará formateando el nivel uno.
  4. Elija Calibri como fuente, Negrita del estilo y 14 del menú desplegable Tamaño (Figura B). Ha configurado el formato para la numeración de nivel 1.
  5. Ahora vamos a formatear el nivel dos. En el menú desplegable Aplicar formato a, elija el segundo nivel, cambie el estilo a Normal y el tamaño a 12. Haga clic en la herramienta Sangría justo debajo de la configuración de la fuente para sangrar el segundo nivel media pulgada, que es el valor predeterminado (Figura C).
  6. Antes de hacer clic en Aceptar, decida si desea que este estilo de lista personalizado esté disponible en todos los documentos nuevos o solo en el documento actual. Para este ejercicio, elija el último (el predeterminado), pero puede agregar un estilo de lista personalizado a la plantilla subyacente, Normal. Si lo hace, es posible que Word le pregunte si desea guardar los cambios realizados en Normal cuando cierre el documento. Asegúrese de confirmar el guardado.
  7. Haga clic en Aceptar.

Figura B

WordCustomLists B
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Configure el formato para el primer nivel de numeración.

Figura C

WordCustomLists C
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Configure el formato para el segundo nivel de numeración.

Ahora que ha agregado un estilo de lista personalizado, usémoslo.

Cómo usar un estilo de lista personalizado en Word

Word agrega automáticamente su estilo de lista personalizado a la interfaz de la lista de numeración. Para acceder a ella, haga clic en el menú desplegable Lista multinivel. Si no lo ve, recuerde el menú desplegable de filtrado que discutimos anteriormente y cámbielo. Sin embargo, un estilo de lista personalizado siempre debe estar visible.

Figura D muestra NumberListTwoLevels en el menú desplegable. Haga clic en él y comience a ingresar datos. Figura E muestra el estilo de lista personalizado aplicado.

Figura D

WordCustomLists d
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Aplicar el estilo de lista personalizado.

Figura E

WordCustomLists E
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Hay algunas sorpresas en los resultados.

Lo primero que notará es que todo el formato se aplica solo a los números. Recuerde, creamos un estilo de lista numerado personalizado, por lo que el estilo formatea solo los números. Esto es coherente con los estilos de lista prediseñados de Word.

¿Te sorprende ver un tercer nivel? Word admite nueve niveles y solo formateamos los dos primeros. Si agrega más niveles a la lista real, Word aplica el formato predeterminado para esos niveles. Pero, ¿y si quieres cambiar algo?

Cómo modificar un estilo de lista personalizado en Word

Uno de los grandes beneficios de usar un estilo de lista es que puede modificarlo. Sin embargo, en el caso de los estilos de lista personalizados, no puede acceder a ellos a través del panel Estilos de Word. Para bien o para mal, cuando aplica el nuevo estilo de lista, el panel Estilos se establecerá de forma predeterminada en la Lista de párrafos predeterminada cuando se utilice el estilo de lista personalizado. Sin embargo, puede aplicarlo usando el panel Aplicar estilos:

  • Haga clic en el botón Más de la galería Estilos en el grupo Estilos y elija Aplicar estilos en el menú desplegable.
  • Presione Ctrl + Mayús + S.

De cualquier manera muestra el panel Aplicar estilos que se muestra en Figura F.

Figura F

WordCustomLists F
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Utilice el panel Aplicar estilos para ver el nuevo estilo de lista personalizado.

Como puede ver, todavía muestra la Lista de párrafos como estilo. Haga clic en el menú desplegable y verá el nuevo estilo de lista personalizado, NumberListTwoLevels. Haga clic en él y notará que no hay cambios en la lista. Sin embargo, no puede modificar el estilo de esta manera.

En el panel Estilos, haga clic en Administrar estilos en la parte inferior. En el cuadro de diálogo resultante, elija Alfabético como orden de clasificación y presione con el pulgar hacia abajo hasta que encuentre NumberListTwoLevels, como se muestra en Figura G. Haga clic en Modificar y Word mostrará el cuadro de diálogo anterior (Figura B).

Ahora puede formatear el tercero o cualquier otro nivel. Después de realizar cambios, cada instancia de NumberListTwoLevels se actualizará en consecuencia.

Figura G

WordCustomLists G
Imagen: Susan Harkins/Tecnopedia. Encuentra el estilo de lista personalizado.

Guarde la técnica de estilo de lista personalizada para listas numeradas complejas y plantillas y documentos que comparte con otros. El uso de un estilo de lista personalizado es la única forma de garantizar que el formato de la lista no cambie ni un poco de un sistema a otro.

Manténganse al tanto

Si está numerando encabezados de sección, no use un estilo de lista personalizado. En un artículo futuro, le mostraré cómo crear un estilo de párrafo personalizado con numeración.

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