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Cómo dar formato rápidamente a documentos de Office utilizando la configuración de diseño integrada

Puede pasar horas formateando documentos de Word o Excel para obtener el aspecto que desea, o puede crear conjuntos de estilos personalizados y hacer clic en una opción. Una vez que lo pruebas, eliges lo segundo.

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Imagen: fizkes, iStockphoto/Getty Images

La mayoría de nosotros tomamos al menos un momento para formatear un documento antes de terminarlo. Esto puede tomar algún tiempo y es tedioso hacerlo para cada documento nuevo, especialmente si está aplicando el mismo conjunto de formato. La creación y aplicación de plantillas es una posibilidad, pero a los usuarios les resulta difícil aplicarlas a menos que estén debidamente capacitados. Como alternativa a las plantillas, puede crear temas personalizados o conjuntos de estilos. Formatee nuevos documentos con un solo clic. No hay nada más fácil que esto.

En este artículo, le mostraré cómo usar la configuración de diseño integrada para formatear rápidamente un documento completo con un clic rápido. Aunque este artículo se centra en Word, también puede aplicar y personalizar temas en Excel y PowerPoint.

Más información: Precios y características para el consumidor de Office 365

Uso Office 365 en Windows 10 de 64 bits, pero la mayoría de las funciones están disponibles en versiones anteriores (cinta). Puede jugar con su propia documentación o descargar un archivo .docx de demostración. Este artículo no se aplica a la versión en línea.

lo que ya está funcionando

Al hacer clic en cualquier parte del documento, puede ver qué estilos están en uso. Figura A El estilo que muestra el texto del párrafo es Normal (no confunda el estilo Normal predeterminado con la plantilla predeterminada del mismo nombre). Ahora, haga clic en la pestaña Diseño y vea las miniaturas del formato del documento.como puedes ver Figura B, con el tema predeterminado en el extremo izquierdo. Los temas contienen formato para todo el documento, no solo fuentes o párrafos.

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Figura A

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wordquickdesign aLos estilos y temas funcionan, incluso si no lo sabe.

Figura B

wordquickdesign bWord asigna un tema predeterminado.

Para ver cómo funciona un tema, seleccione otro tema. P.ej, Figura C Se muestran los resultados de seleccionar un tema centrado; hacerlo marca una gran diferencia y requiere mucho menos esfuerzo que modificar todos los estilos en juego. Con solo un clic, puede cambiar las opciones de encabezado y espacio entre líneas. Cuando pasa el cursor sobre una miniatura, una vista previa en vivo actualizará el documento, lo que le permitirá seleccionar una rápida y fácilmente. Además, hay muchos más temas disponibles: haga clic en el menú desplegable de temas y seleccione un tema de la galería desplegable.

Figura C

wordquickdesign cUtilice temas para cambiar el estilo de documentos completos con un solo clic.

Una vez que se aplica el tema, puede cambiarlo usando las opciones de color, fuente y espacio entre párrafos en el mismo grupo, como se muestra en Figura DEstos cambios pueden tener un gran impacto con solo un pequeño esfuerzo de su parte. La miniatura centrada permanece seleccionada e incluye modificaciones en la visualización.

Figura D

wordquickdesign dCon unos pocos clics adicionales, personalizamos un tema incorporado.

Establecer por defecto

Cambiamos por completo la apariencia de nuestros documentos con solo unos pocos clics. Puede continuar esta ruta, aplicar un tema integrado y cambiar los colores, las fuentes y el interlineado. Si estos cambios representan los estilos que aplicará a la mayoría de los documentos nuevos en el futuro, debe establecerlos como predeterminados. Para hacer esto, simplemente haga clic en la opción «Establecer como predeterminado» en el grupo «Formato de documento». Esto aplicará el formato de tema personalizado a todos los documentos nuevos. Esto es mucho más fácil que crear y aplicar una plantilla, pero puede ser excesivo, por lo que existe otra opción: conjuntos de estilos.

conjunto de estilo personalizado

Si planea usar un tema personalizado con frecuencia pero no lo suficiente como para convertirlo en el predeterminado, puede crear un conjunto de estilos; esto le permite guardar un nuevo tema con todos los cambios que ha realizado. Luego, puede aplicarlo con solo un clic en lugar de elegir un tema y personalizarlo. Vamos a crear un conjunto de estilos personalizado basado en el tema personalizado que creamos anteriormente.

  1. Haga clic en el botón Más de la Galería de temas y seleccione Guardar como nuevo estilo (Figura E).
  2. En el cuadro de diálogo que aparece, ingrese un nombre para el nuevo conjunto de estilos, Centered Plus, y haga clic en Aceptar.

Figura E

wordquickdesign eGuarde temas personalizados como nuevos conjuntos de estilos.

En este punto, el tema Centrado predefinido sigue intacto y tiene un nuevo «tema» que puede aplicar para obtener todos los atributos de Centrado, así como la configuración modificada de color, fuente y espacio entre líneas. Para hacer esto, seleccione Centrado Más (Figura F).

Figura F

wordquickdesign fElija un nuevo conjunto de estilos o personalice un tema.

Guardar el tema modificado

En la sección anterior, creó un nuevo conjunto de estilos o tema basado en las modificaciones que realizó en los temas de centrado predefinidos. Ahora tiene dos temas Center: el Centered original y un tema modificado al que llamó Centered Plus. Puede guardar sus modificaciones en Centrado en lugar de crear un tema basado en Centrado como acabamos de hacer, pero no recomendaría hacerlo porque Centrado (listo para usar) se perderá para usted, pero, en aras de la integridad. , tu Deberías haber sabido que podías. Para ello, seleccione Guardar tema actual en la lista desplegable Tema. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Guardar sin cambiar el nombre del tema (que no recomiendo). Si cambia el nombre del tema, el tema personalizado aparecerá en la lista de temas personalizados en la lista desplegable Temas.

Mirar: 30 cosas que nunca debes hacer en Microsoft Office (PDF gratuito) (República tecnológica)

ahorrar tiempo

Los temas personalizados tienen más sentido que tratar cada documento desde cero y son más fáciles que crear e implementar plantillas. Encuentre un tema que se acerque a lo que desea, modifique algunas cosas que tenga que hacer y aplique un conjunto de estilo o tema personalizado. Puede crear tantos conjuntos de estilos personalizados como desee.

Si usa conjuntos de estilos personalizados, ayude a otros lectores compartiendo algunos de sus consejos en la sección de comentarios.

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