Cómo dar malas noticias a las partes interesadas del proyecto
Aquí hay cuatro formas en que los gerentes de proyecto pueden emplear cuando comparten noticias difíciles con las partes interesadas.
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Cuando llega el momento de anunciar malas noticias, los gerentes de proyecto pueden usar una variedad de métodos en diversas situaciones. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
- Sea objetivo y comparta hechos;
- Suprimir las reacciones emocionales y tratar de mantener la calma;
- malas noticias cara a cara o, en su caso, a través de videoconferencia;
- garantizar que todas las partes interesadas reciban información que sea pertinente y adecuada a sus necesidades; y
- Permita un diálogo bidireccional para garantizar que todos tengan la oportunidad de compartir sus pensamientos, sugerencias y posibles soluciones.
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mirar: 24 consejos para dar malas noticias (PDF gratuito) (República tecnológica)
4 estrategias para anunciar malas noticias a las partes interesadas
Aquí hay cuatro formas comunes en que los gerentes de proyecto comparten malas noticias con las partes interesadas. Dependiendo de la situación, la dinámica del grupo o equipo y las implicaciones de la noticia, el uso de una técnica de entrega sobre otra puede tener consecuencias potenciales.
1. Sencillo
El método más simple y directo tiene el potencial de ser el método más dañino para dar malas noticias. Algunos pueden preferir esto, mientras que otros pueden encontrarlo contundente o insensible.
Este enfoque se utiliza mejor cuando se trata de gerentes senior o patrocinadores de proyectos, cuyos horarios pueden ser apretados y prefieren conversaciones francas y concisas.
Este método también se puede utilizar para transmitir noticias relacionadas con una fusión o adquisición para evitar filtraciones de otras fuentes, lo que puede crear miedo y confusión.
2. Espera y verás
En algunos casos, los gerentes de proyecto pueden optar por no decir nada, con la esperanza de que si toman medidas para corregir el problema, las cosas podrían mejorar. Esta técnica en realidad puede ser útil cuando el impacto del error es pequeño, si el gerente del proyecto confía en que las cosas se pueden solucionar de manera rápida y eficiente.
notas: Este enfoque debe evaluarse cuidadosamente caso por caso, y solo el gerente del proyecto tiene una comprensión clara del impacto en el proyecto general, ya que esto puede ser complicado. La experiencia en el uso de este método es imprescindible.
3. Atención
Si hay problemas que pueden o no tener un impacto significativo en su proyecto, el gerente del proyecto puede optar por alertar a las partes interesadas para ayudar a todos a prepararse.
En estas situaciones, es importante contar con un plan para abordar los posibles problemas y brindar garantías sobre cómo se resolverán, brindando a todos la oportunidad de digerir las noticias y prepararse mentalmente. A medida que se desarrolla la situación, asegúrese de mantener actualizados a todos los interesados.
4. Planificación anticipada de escenarios
Si varios escenarios negativos son inminentes, el gerente del proyecto puede optar por hacer una planificación de escenarios con las partes interesadas relevantes para resolver el problema. Hágalos parte del proceso de toma de decisiones discutiendo estas posibles situaciones negativas y pidiéndoles a todos los participantes que sean objetivos al obtener su opinión.
Este enfoque es beneficioso porque los participantes pueden tener más confianza y control, en lugar de simplemente escuchar que las malas noticias son inminentes. Cuando los equipos pueden tener un impacto en una decisión o solución, superan su miedo para que puedan usar su energía para resolver problemas más rápido.
en conclusión
Independientemente de las circunstancias y los resultados, las malas noticias no son fáciles de compartir. Como gerente de proyecto, debe evaluar cuidadosamente cada escenario y determinar la mejor manera de dar confianza a las partes interesadas en el proyecto y en usted como líder.
