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Cómo el trabajo remoto podría tener importantes implicaciones fiscales para empleadores y trabajadores

Como el trabajo remoto podria tener importantes implicaciones fiscales para
Imagen: Niyaz_Tavkaev, Getty Images/iStockphoto

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He estado trabajando a tiempo completo desde casa como administrador de sistemas desde marzo del año pasado y los resultados han sido beneficiosos; menos estrés, sin desplazamientos y sin opción de desperdiciar dinero en el bistró de la planta baja de la oficina corporativa, por lo que mis hábitos de gasto son muy frugal

Tengo la suerte de vivir y trabajar en el mismo estado que mi oficina corporativa. Sin embargo, alguien en mi cadena de gestión tiene la responsabilidad envidiable de llevar un registro de las horas trabajadas cada día y dónde se encuentra para efectos fiscales.

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Vive en un estado diferente al de nuestra oficina y viaja a nuestra sede regional en un tercer estado. Todos los estados tienen reglas de impuestos sobre la renta (en el que vive no tiene impuesto sobre la renta, y los dos estados en los que ha estado exigen que las personas de fuera del estado que trabajan allí paguen el impuesto sobre la renta), por lo que es una molestia para él hacer un seguimiento de su propio paradero El recaudador de impuestos se regocija.

No está solo; muchos empleados y sus respectivos negocios enfrentan algunos desafíos similares.Hablé con Greg Vecellio, Director de Finanzas Corporativas de FloQast, un proveedor de software de automatización del flujo de trabajo contable, sobre este tema.

Scott Matteson: ¿Cuáles son los desafíos que enfrentan los empleadores que enfrentan las implicaciones fiscales de la pandemia y el trabajo remoto relacionado?

Greg Vecellio: La pandemia ha provocado un cambio de paradigma en el trabajo remoto. El trabajo remoto alguna vez fue la excepción para acomodar a una pequeña cantidad de empleados, pero se ha convertido en la norma durante la pandemia y probablemente continuará una vez que termine.

Si bien es fantástico que los empleados puedan mantener sus trabajos y vivir como les plazca, crea algunos desafíos fiscales y de cumplimiento para las empresas. Incluso un empleado que trabaja desde casa en otro estado crea una conexión física a efectos fiscales. Esto significa que la corporación ahora es responsable de la retención del impuesto sobre la renta y el seguro de desempleo (y cualquier otro impuesto local sobre el empleado o el empleador), el impuesto sobre la corporación y (si corresponde) el impuesto sobre las ventas (para los dos últimos, esto supone que la corporación aún no ha creado el conexión de la economía del estado).

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Los requisitos y procedimientos para completar el registro requerido varían según el estado: algunos procesos de registro son sencillos, mientras que otros son frustrantes y consumen mucho tiempo.

El desafío para los empleadores es saber cuándo y dónde se reubicarán los empleados y mantenerse al tanto de todos los registros requeridos y las presentaciones posteriores. Desafortunadamente, sí, eso se aplica incluso si la mudanza es solo temporal.

Scott Matteson: ¿Cuáles son los desafíos fiscales que enfrentan los empleados?

Greg Vecellio: Desde el punto de vista de un empleado, el mayor desafío es la posibilidad de doble imposición de la renta. Dependiendo de las diversas leyes fiscales del estado de origen y del estado de trabajo, un empleado puede verse obligado a pagar impuestos en dos estados diferentes sobre los mismos ingresos. Algunos estados (pero no todos) tienen acuerdos de reciprocidad para evitar esta doble imposición.

Los empleados que estén considerando mudarse a otro estado, ya sea de forma permanente o temporal, deben consultar a un asesor fiscal para comprender las leyes fiscales en ambas jurisdicciones y sus posibles obligaciones fiscales como resultado de la reubicación.

Scott Matteson: ¿Qué recomiendas para estas dos situaciones?

Greg Vecellio: Los empleadores deben comprender las consecuencias de tener una fuerza laboral remota más distribuida. Este es un problema menor para las grandes corporaciones que probablemente tengan vínculos económicos o físicos en los 50 estados. Los empleadores más pequeños sentirán más la carga de los requisitos de cumplimiento.

Los empleadores deben considerar los requisitos de cumplimiento al desarrollar políticas de trabajo remoto. ¿Permitirán el trabajo remoto fuera de casa? ¿Limitarán la capacidad de los empleados para trasladarse a ciertos estados (quizás solo a aquellos estados en los que actualmente tienen algún tipo de vínculo, o quizás a aquellos en los que desean evitar los vínculos físicos)? ¿Solo permitirán movimientos permanentes en lugar de temporales?

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Los empleados deben ser responsables de comprender completamente las leyes fiscales individuales de su estado y el estado al que desean mudarse, especialmente para las reubicaciones temporales, así como las políticas de teletrabajo de su empleador.

Scott Matteson: ¿Hay situaciones en las que algunos estados son mejores o peores que otros en términos de requisitos, procesos, clemencia, etc.?

Greg Vecellio: Cada estado es diferente en términos de requisitos y procesos. Desafortunadamente, no todos los estados han adoptado la tecnología. Algunos estados requieren firmas de tinta física en los formularios de registro en lugar de permitir firmas electrónicas y envíos de documentos en línea. Además, algunos de estos mismos estados requieren que la firma sea notariada. En el curso normal de los negocios, esto puede no parecer un gran problema, pero la pandemia ha agregado una capa de complejidad para obtener la firma real y hacer arreglos para que un notario vaya a la residencia de alguien.

Incluso para aquellos estados que adoptaron la tecnología y permitieron que el proceso de registro se complete 100% en línea, algunos estados requieren que envíen por correo los números de cuenta y otra correspondencia a la oficina en lugar de generarla en línea o enviarla por correo electrónico. En tiempos normales, eso es un poco irritante, pero durante una pandemia con oficinas cerradas, es increíblemente frustrante.

Scott Matteson: ¿Qué pasa con los empleados que viven/trabajan/viajan en varios estados, por ejemplo, viven en un estado, trabajan en un estado adyacente y viajan a otro estado?

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Greg Vecellio: Esto es bastante común en ciertas partes del país (los empleados viven en Connecticut o NJ y trabajan en Nueva York; los empleados viven en Filadelfia y trabajan cruzando el puente en NJ; los empleados viven en MD o VA y trabajan en Washington DC). Algunos estados tienen tratados fiscales (a menudo llamados acuerdos recíprocos) con estados vecinos diseñados para minimizar la doble tributación de los ingresos, y el estado de origen proporciona un crédito por los impuestos pagados al estado de trabajo. En ausencia de un acuerdo de reciprocidad, los empleados estarán sujetos a doble imposición.

Si los empleados están considerando un acuerdo de vida/trabajo de este tipo, deben asegurarse de tener una comprensión clara de las normas fiscales de su hogar y estado de trabajo y la posibilidad de doble imposición.

Para complicar aún más las cosas, debido a la pandemia, varios estados han promulgado reglas temporales con respecto al tratamiento del impuesto sobre la renta de los empleados remotos y las políticas de vinculación de impuestos comerciales aplicables al año fiscal 2023, que pueden o no extenderse.

Scott Matteson: ¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo el gobierno o la ley tributaria debería ayudar a las empresas y los empleados?

Greg Vecellio: Parte de la complejidad es que cada estado tiene el poder de establecer sus propias leyes fiscales. Se ha debatido la legislación a nivel federal, como HR 7968: Ley de equidad tributaria para trabajadores multiestatales, que limitaría la capacidad de los estados para gravar a los teletrabajadores no residentes. Además, el Congreso ha presentado otras propuestas para abordar la doble tributación de los ingresos a nivel estatal. En mi opinión, algún tipo de legislación federal es probablemente el mejor camino a seguir, ya que dejar que los 50 estados resuelvan esto por sí mismos daría como resultado, en el mejor de los casos, un mosaico de reglas complejo y confuso que probablemente no cambiará en absoluto.

Scott Matteson: ¿Hay algo que se pueda agregar al cierre de sesión de oficinas en el hogar, conexiones a Internet, dispositivos, etc.?

Greg Vecellio: La Ley de Empleos y Reducción de Impuestos suspendió la deducción de la oficina en el hogar desde 2023 hasta 2025. Los contribuyentes que trabajan por cuenta propia, los contratistas independientes y los trabajadores de la economía informal aún pueden obtener una deducción.

Scott Matteson: ¿Tienes algo que añadir?

Greg Vecellio: La tributación es un tema complejo, y los empleadores y empleados deben buscar la guía de un profesional calificado mientras navegan en este mundo a menudo confuso.

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