Cómo elegir el mejor software y sistemas de seguimiento de tiempo

Independientemente de la industria, el producto o el servicio, el seguimiento, la medición y la contabilidad del tiempo de los empleados es una parte esencial de la gestión empresarial. Determinar cuánto tiempo llevará fabricar un producto o cuántas horas llevará completar un servicio forma la base para calcular costos, precios y, en última instancia, ganancias.

En generaciones pasadas, las empresas dependían de herramientas básicas como relojes y hojas de tiempo manuales para realizar un seguimiento de los empleados y sus costos laborales, pero ahora se necesitan servicios y software automatizados para habilitar esa función de administración. Mediante el uso de funciones como seguimiento en tiempo real, hojas de tiempo versátiles, gestión de proyectos, computación en la nube y compatibilidad móvil, el software y los servicios modernos no solo pueden generar datos de tiempo precisos, sino también mejorar la eficiencia de toda la organización.

Elegir el software o servicio de seguimiento de tiempo adecuado para su empresa requiere una evaluación exhaustiva de sus operaciones comerciales actuales, especialmente en lo que respecta a la actividad de los empleados, los procesos de fabricación y la determinación de las horas facturables por los servicios. Solo con una evaluación de este tipo en la mano puede comenzar a seleccionar características y capacidades que mejorarán su capacidad de seguimiento del tiempo y la eficiencia operativa general.

Un enfoque sistemático para evaluar y seleccionar el mejor software y servicios de seguimiento de tiempo para su empresa mejorará el proceso de selección y le permitirá documentarlo para futuras referencias.

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Tipo de sistema requerido

Antes de comenzar a evaluar las capacidades del software y los servicios de seguimiento del tiempo, debe determinar por qué desea realizar un seguimiento del tiempo. Algunas de las preguntas que deberá responder durante esta evaluación incluyen:

• ¿Está tratando de determinar el costo de la mano de obra necesaria para fabricar un producto?
• ¿Está buscando un sistema para realizar un seguimiento de las horas facturables por los servicios prestados por su empresa?
• ¿Necesita el software de su elección para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos específicos? ¿producto específico? ¿tarea específica?
• ¿Se utilizará su software o servicio de seguimiento de tiempo para calcular la nómina de los empleados? ¿Esto también incluye cálculos de impuestos sobre la nómina?
• ¿Se utilizará su software o servicio de seguimiento de tiempo para calcular facturas de productos o servicios?
• ¿Usarán los empleados el nuevo sistema para administrar vacaciones, vacaciones, días personales y otras funciones de autogestión?
• ¿Cuánto necesita su nuevo software o servicio de seguimiento de tiempo para integrarse con sus sistemas existentes (gestión de proyectos, nómina, recursos humanos, finanzas)?
• ¿Qué informes y análisis necesita para su nuevo sistema? ¿La personalización de los métodos de notificación y la portabilidad de datos son una prioridad?

VER: Consejos de gestión del tiempo para profesionales de la tecnología (PDF gratuito de Tecnopedia)

beneficios potenciales

A primera vista, el seguimiento del tiempo de los empleados puede no parecer una actividad difícil o de alta prioridad que requiera un sistema dedicado, pero los beneficios de un software y servicios efectivos de seguimiento del tiempo son convincentes:

• aumentar la productividad. El software de seguimiento de tiempo moderno se utiliza para optimizar la productividad de los empleados de una empresa definiendo objetivos y plazos claros y responsabilizando a los empleados por sus actividades.
• Menos tiempo para capturar el trabajo. El seguimiento manual del tiempo, especialmente si el tiempo de sus empleados debe dividirse entre múltiples proyectos a lo largo del día, puede ser tedioso y lento. Una vez adoptados por sus empleados, los sistemas automatizados pueden controlar el tiempo sin la sobrecarga improductiva de los sistemas manuales.
• transparencia. Para los proveedores de servicios a los que se les paga por las horas que trabajan en un cliente o proyecto, el seguimiento y registro preciso del tiempo, respaldado por documentación demostrable, puede evitar disputas de facturas costosas y que requieren mucho tiempo.
• Precisión mejorada. El seguimiento constante del tiempo mejora la precisión y hace que la planificación estratégica sea más eficaz. Tener una estimación sólida de cuándo se completará un proyecto es invaluable porque puede ver exactamente cuánto tiempo llevará cada actividad y usar esa información para hacer predicciones.
• Empoderar a los empleados. Con la gestión adecuada, los empleados que tienen una comprensión clara de cuándo debe completarse un proyecto pueden tomar posesión y ajustar los flujos de trabajo según sea necesario para cumplir con los plazos.

Mirar: Trabajo remoto 101: una guía de herramientas profesionales (ZDNet)

rasgo

Hay docenas de los principales proveedores de servicios y software de seguimiento del tiempo, y casi todos ofrecen un conjunto completo de funciones básicas. Sin embargo, encontrar las características de nicho importantes que identificó durante el proceso de evaluación debería reducir considerablemente sus opciones. Al considerar cada función y característica, asegúrese de considerar la facilidad de uso y la voluntad de los empleados de adoptar el nuevo sistema.

seguimiento del tiempo

Obviamente, todo el software y los servicios de esta categoría deberían poder realizar un seguimiento del tiempo. La diferencia es cómo lo hacen. Cuanto más automatizado esté el sistema, mejor, pero ningún sistema de seguimiento de tiempo puede ser 100 % preciso: busque software y servicios que le permitan ajustar fácilmente su tiempo de seguimiento si es necesario.

Horario en línea

Ya sea que se realice el seguimiento del tiempo para proyectos específicos o simplemente para fines de nómina, una ubicación centralizada de hojas de tiempo en línea, ya sea individual o colectivamente, es imprescindible para las empresas modernas. Aquí es donde los servicios en la nube pueden proporcionar una ventaja.

gestión de proyectos

Si su negocio está impulsado por la finalización del proyecto en lugar del producto o servicio, entonces su nuevo software o servicio de seguimiento de tiempo debe tener excelentes capacidades de gestión de proyectos.

factura

La facturación precisa y correcta de servicios y productos a menudo requiere un seguimiento preciso del tiempo de los trabajadores. Si ya tiene una aplicación de facturación, debe buscar la funcionalidad integrada. Si necesita un sistema de facturación, puede encontrar esa funcionalidad en una de las soluciones de seguimiento de tiempo.

Consulte: Prácticas recomendadas para pymes: plantillas para crear presupuestos, facturas y recibos (Tech Pro Research)

Alertas y Notificaciones

Aunque depende en gran medida del entorno de trabajo de su empresa, la capacidad de notificar a la gerencia oa los empleados sobre problemas relacionados con la finalización de proyectos, horas extra u otros problemas de gestión del tiempo puede ser fundamental para sus operaciones. Todo el software y los servicios de seguimiento de tiempo tendrán algún tipo de sistema de alerta; busque una característica que coincida con las necesidades de su negocio.

Gestión de usuarios

Puede ser importante para su empresa que su sistema de seguimiento del tiempo clasifique la funcionalidad por equipo o departamento frente a proyecto o producto. En estos casos, debe buscar sistemas que brinden este tipo de funcionalidad.

Etiqueta

Particularmente útil para organizaciones más grandes, la capacidad de etiquetar o categorizar empleados, equipos, proyectos o incluso partes de la jornada laboral ayudará a consultar datos durante el desarrollo de informes específicos y aplicaciones analíticas.

Reporte

Uno de los principales beneficios de los modernos y sofisticados sistemas de seguimiento del tiempo es la capacidad de convertir los datos generados en informes legibles y procesables. Cuantas más opciones y flexibilidad ofrezca el sistema, mejor será la apariencia de los informes, tableros, gráficos y acceso a dispositivos móviles.

dejar informe

Una herramienta dedicada que a menudo se pasa por alto, pero que es extremadamente importante para la planificación de la fuerza laboral, son los informes de licencias. Sobre todo en situaciones laborales, saber cuántos trabajadores tienes y qué habilidades aportan puede ser la única información que haga una jornada laboral productiva.

Perspectiva del equipo

Otra posible mejora de la productividad es la capacidad de ver las actividades de seguimiento del tiempo a nivel de equipo o departamento. La información proporcionada por esta función es beneficiosa tanto para los gerentes como para los miembros individuales del equipo.

analizar

Uno de los mayores beneficios de un sistema de seguimiento de tiempo automatizado es la capacidad de convertir los datos sin procesar generados por la actividad de los empleados en información utilizable. El software y los sistemas de seguimiento de tiempo más sofisticados pueden revelar patrones de comportamiento ocultos que podrían alterar las operaciones comerciales.

Integración de nómina

No importa cómo realice un seguimiento del tiempo de un empleado, en algún momento se le debe pagar a ese empleado por su trabajo. Si su sistema de seguimiento de tiempo tampoco puede calcular la nómina, al menos debería poder transferir los datos a una aplicación que pueda calcular la nómina.

datos exportables

Para complementar sus capacidades analíticas, el software o servicio de seguimiento de tiempo que elija debe poder exportar datos a un formato que puedan usar otras aplicaciones.

Disponibilidad sin conexión

Si bien un sistema basado en la nube puede ofrecer ciertas ventajas, su sistema de seguimiento de tiempo aún debe poder funcionar cuando la nube no está disponible. Una pérdida de conexión a Internet no debería cerrar las operaciones de su negocio ya que los empleados no pueden controlar su tiempo.

Consulte: Comparación de funciones: software y servicios de CRM (Tech Pro Research)

Accesibilidad de dispositivos móviles

Con una fuerza laboral móvil siempre conectada, la capacidad de acceder a su sistema de seguimiento de tiempo debe incluir dispositivos móviles y remotos. El software que elija debe reflejar esta realidad.

archivo

Los registros de tiempo y de nómina contienen información básica de gestión comercial y deben archivarse como parte del mantenimiento general de registros. El software o servicio de seguimiento de tiempo que elija debe tener una función de archivo, preferiblemente una que se integre con un protocolo establecido.

apoyo técnico

Como se espera con cualquier compra de software o servicio relacionado con el negocio, el soporte técnico debe estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y ese soporte debe ser receptivo y efectivo.

Precio

El costo de adquirir software o servicios de seguimiento de tiempo varía según el proveedor y las características ofrecidas. Todos los proveedores acreditados deberían ofrecer períodos de prueba gratuitos para probar exhaustivamente su software o servicios. Algunos proveedores incluso ofrecen versiones gratuitas de su software, suponiendo que su negocio cumpla con ciertos requisitos.

Si bien varía ampliamente, puede esperar que los precios generales del software y los servicios de seguimiento de tiempo oscilen entre $25/mes y $10/usuario/mes. Es posible que las empresas más grandes tengan que solicitar una cotización formal.

relación

Su relación comercial con un software de seguimiento de tiempo o un proveedor de servicios suele ser un factor clave en su proceso de toma de decisiones. En muchos sentidos, está construyendo asociaciones comerciales con sus proveedores y desea encontrar una relación que se ajuste a su cultura comercial y sus expectativas de rendimiento.

Mida y evalúe estos factores de relación para determinar qué funciona mejor para su negocio:

• fácil de usar
• informe de calidad
• Disponibilidad y capacidad de respuesta del soporte.
• Profesionalismo
• Nivel de pericia y experiencia

Jugadores clave en la industria del software de seguimiento de tiempo

Hay docenas de proveedores en la industria de servicios y software de seguimiento de tiempo, pero en las encuestas en línea de la industria, algunos jugadores clave han aparecido una y otra vez:

Precauciones

Nos guste o no, las empresas comerciales modernas deben operar en un entorno altamente regulado. El seguimiento del tiempo de la actividad de los empleados puede generar algunos problemas de privacidad, así como alienar a sus empleados. El seguimiento del tiempo automatizado, si bien es potencialmente beneficioso para la productividad, no debe usarse como una herramienta contundente para microgestionar la actividad de los empleados. La combinación inteligente de las eficiencias recién creadas a partir de un mejor seguimiento del tiempo con otras medidas de productividad aprobadas y aceptadas por las partes interesadas será más accesible para todos los involucrados.

No hay duda de que la adopción generalizada por parte de los empleados y la gestión de cualquier nuevo software o servicio de seguimiento del tiempo debe ser el objetivo principal. Obtener el apoyo de todas las partes interesadas antes de implementar el nuevo sistema, incluida la capacitación y el establecimiento de parámetros de medición, facilitará una transición exitosa y sin problemas. La documentación que muestra exactamente lo que el nuevo sistema está tratando de lograr y explica cómo y por qué se eligió el sistema es un primer paso importante en el proceso.