Cómo eliminar registros de Excel duplicados antes de ejecutar una combinación de correspondencia con Word

Si sus datos de origen están en Excel y tienen duplicados, ejecute Power Query para eliminar esos duplicados antes de ejecutar la combinación de correspondencia de Word.

Es bastante fácil enviar la misma carta a varias personas, y es posible que pueda tener todas las direcciones y listas para imprimir antes de que pueda crear una combinación de correspondencia para completar la dirección por usted. La función de combinación de correspondencia es mucho más rápida cuando se trata de un gran número de cartas o formularios. Sin embargo, pueden surgir problemas cuando los datos de origen tienen registros duplicados. Estos duplicados pueden almacenarse o no. De cualquier manera, no desea enviar la misma carta al mismo destinatario dos veces. En este artículo, le mostraré cómo usar Power Query de Excel para eliminar duplicados y luego fusionar ese conjunto de datos con Word.

Mirar: 83 consejos de Excel que todo usuario debe dominar (República tecnológica)

Estoy usando Microsoft 365, pero puedes usar versiones anteriores. Sin embargo, Excel Online y Word Online no admiten esta tecnología. Puede utilizar sus propios datos o descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Este artículo asume que tiene conocimientos básicos de Excel y Word, pero incluso los principiantes deberían poder completar las instrucciones para tener éxito.

Cómo usar Power Query

Power Query para Excel le permite conectarse a fuentes externas para importar datos y luego convertirlos en datos que puede usar en Excel sin cambiar los datos de origen. En este caso, no estamos importando los datos; los datos están en Excel, pero Power Query también le permite trabajar con datos de Excel. Antes de ejecutar la combinación de correspondencia desde Microsoft Word, ejecute Power Query para crear un conjunto de datos que no contenga duplicados.

Mirar: Microsoft Excel: Cómo mostrar una lista de valores o registros duplicados usando Power Query (República tecnológica)

Este paso tiene lugar en Excel, donde se almacenan los datos que desea combinar. Eliminaría los duplicados antes de la combinación de correspondencia de esta manera:

1. Haga clic en un conjunto de datos que contenga o pueda contener registros duplicados. (Mirar Figura A Ver datos de origen. )
2. Haga clic en la pestaña Datos.
3. En el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en Desde hoja de trabajo. La ventana de resultados muestra el conjunto de datos completo en Power Query (Figura A).
4. Seleccione la columna para buscar duplicados. Aquí es donde las cosas se ponen un poco complicadas porque tienes que averiguar qué columnas contienen duplicados. La respuesta depende de cómo uses los datos. No hay reglas duras y rápidas. Para nuestros datos de demostración, podemos usar las columnas de nombre y dirección. Si necesita la barra de teléfono es cuestionable. De hecho, dependiendo de su negocio, es posible que no necesite la ciudad, el estado y el código postal, pero tenga en cuenta que al aplicar esto a su trabajo, es posible que deba seleccionar varias columnas para definir en el contexto de cómo usa los datos duplicados. . Para simplificar, seleccione ambas columnas de nombre manteniendo presionada la tecla Mayús y haciendo clic en cualquiera de las dos columnas de nombre.
5. En la pestaña Inicio (en Power Query, no en Excel), haga clic en el menú desplegable Eliminar filas en el grupo Reducir filas.
6. En la lista desplegable que aparece, seleccione Eliminar duplicados, como en Figura B.

Figura A

Figura B

Figura C Mostrar resultados; Susan Hudgens solo tiene un registro. El paso 4 es la clave para eliminar duplicados. En este caso, el ejemplo solo necesita considerar nombres y apellidos. Algunos conjuntos de datos requerirán evaluaciones repetidas para cada columna. Depende de usted, y comprender sus datos y cómo usarlos es la clave para dar este paso correctamente.

Figura C

En este punto, tiene un conjunto de datos distinto que puede fusionar con Word, pero primero debe copiar los registros de Power Query a una hoja de cálculo de Excel. Para devolver el conjunto de datos desduplicados a Excel, haga clic en Cerrar y cargar en el grupo Cerrar.Al hacerlo, se creará una nueva hoja y se guardará el conjunto de datos resultante como se muestra. Figura DUna vez que los datos están en Excel, puede usarlos en una combinación de correspondencia. Cambie el nombre de la hoja de correo; al hacerlo, será más fácil encontrarlo más adelante. Debe anotar la ubicación del libro de trabajo y recordar el nombre de la hoja.

Figura D

Cómo utilizar la combinación de correspondencia de Word

La función de combinación de correo de Word lo ayuda a completar formularios de cartas, correos electrónicos, sobres, etiquetas, directorios y más. Esta demostración es simple porque se trata de eliminar duplicados en Power Query, no de fusionar datos de Excel en Word. Necesita un documento de correo en Word y un libro de Excel que contenga los datos que desea fusionar. En este caso, es un registro de dirección en una hoja de cálculo denominada Correo.

Para comenzar, abra un nuevo documento en Word y haga clic en la opción Iniciar combinación de correspondencia en el grupo Iniciar combinación de correspondencia en la pestaña Correo. Seleccione el Asistente para combinar correspondencia paso a paso de la lista desplegable. El asistente lo guiará a través de un proceso simple de la siguiente manera:

1. Seleccione Cartas en el panel Combinar correspondencia que se abre automáticamente. Este paso crea su documento de correo.
2. Haga clic en el enlace Siguiente: Iniciar documentación en la parte inferior del panel.
3. No necesita cambiar nada, así que haga clic en el enlace Siguiente: Seleccionar destinatario en la parte inferior del panel.
4. El uso de una lista existente es el valor predeterminado, que es lo que queremos. En la sección central, haga clic en Examinar para que pueda identificar el libro de Excel que contiene los registros de sus destinatarios. (Recuerde que anteriormente mencioné que debe anotar la ubicación del libro de Excel que contiene los datos combinados).
5. Utilice Seleccionar fuente de datos para ubicar el libro de Excel y haga clic en Abrir.
6. En el cuadro de diálogo resultante, el asistente enumera las hojas de trabajo que contienen los datos.como muestra la imagen Figura E, seleccione Correo. Nota: La primera fila de datos en la esquina inferior izquierda contiene opciones de encabezado de columna. Es posible que desee desmarcar esta opción cuando procese sus propios datos.
7. El siguiente cuadro de diálogo, que se muestra en Figura F, le permite eliminar registros que no desea fusionar. En este caso, no queremos hacer eso. Sin embargo, tenga en cuenta todo lo que puede hacer con los registros en este punto: ordenar, filtrar, etc. Más adelante, si no está familiarizado con estas opciones, puede explorarlas por su cuenta.
8. En este punto, se ha vinculado a la hoja de correo de Excel como su fuente de datos. Ahora es el momento de crear la carta. Para hacer esto, haga clic en el enlace Siguiente: Escriba una letra en la parte inferior del panel.
9. Haga clic en el vínculo Bloque de direcciones, que abrirá el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. Nuevamente, las opciones predeterminadas funcionan para nuestro ejemplo simple. Observe que la ventana de vista previa muestra el primer registro. En este punto, puede reformatear la configuración predeterminada. No haga cambios y haga clic en Aceptar.

Figura E

Figura F

Ahora ha completado el asistente y su documento de correo muestra los campos de bloqueo de direcciones como se muestra Figura GAún no has terminado.

Figura G

Ahora es el momento de llenar el bloque de direcciones en Word con datos de origen de Excel. Simplemente haga clic en la opción Siguiente: Vista previa de su carta en la parte inferior del panel.

Figura H Se muestra el primer documento combinado; puede ver la dirección de Mike Smith. Para ver otros documentos, haga clic en la flecha junto al enlace del destinatario en el panel. Hay cuatro documentos nuevos porque combinó cuatro registros en Excel. El registro duplicado no se fusiona porque no está en el conjunto de datos de la hoja de correo.

Figura H

En este punto, puede guardar o imprimir el documento resultante. En una situación del mundo real, es posible que desee completar las letras antes de fusionarlas, pero el propósito de esta sección es fusionar conjuntos de datos sin registros duplicados. Tenga en cuenta que si pierde destinatarios excluidos durante la combinación, aún puede optar por excluir (Figura F).