Cómo enviar correos electrónicos masivos desde Gmail
Los clientes de Google Workspace ahora pueden aprovechar el diseño y las funciones de envío múltiple en Gmail para enviar anuncios por correo electrónico, boletines y otras comunicaciones masivas.
Imagen: Andy Walber/Tecnopedia.
Varias versiones de Gmail ahora incluyen dos funciones que mejoran el envío masivo de correos electrónicos: diseños personalizados y envío múltiple. Los diseños proporcionan plantillas de correo electrónico preestablecidas para imágenes, texto y enlaces web y de redes sociales, mientras que Multi Send le permite enviar correos electrónicos a hasta 1500 contactos a la vez. Con el envío múltiple, no es necesario que envíe BCC a todos, ya que cada destinatario recibirá una copia diferente de su correo electrónico en su bandeja de entrada. El modo de envío múltiple también agrega automáticamente un enlace de cancelación de suscripción personalizado a cada correo electrónico.
La combinación de diseño y múltiples métodos de envío en comparación con Gmail puede ser lo que cualquier persona necesita para enviar anuncios por correo electrónico, boletines o campañas de comunicación masiva. Es posible que los clientes de Google Workspace con necesidades de campañas de correo electrónico relativamente simples y de bajo volumen ya no necesiten recurrir a servicios de correo electrónico de terceros.
VER: Comparación de funciones: software y sistemas de seguimiento de tiempo (Tecnopedia Premium)
A partir de agosto de 2023, estas funciones estarán disponibles en Workspace Personal, Business Standard y Plus, Education Standard y Plus, y Enterprise Starter, Standard y Plus.Es posible que los administradores deban habilitar estas funciones cambiando la configuración en Consola de administración | Aplicaciones | Google Workspace | Buzón | Modo de envío múltiple, como se muestra en la figura Figura A.
Si su versión admite diseños y envíos múltiples, pruebe los pasos a continuación en Gmail en un navegador web de clase de escritorio.
Figura A
En las versiones de Google Workspace que lo admiten, los administradores pueden administrar la disponibilidad del modo de envío múltiple.
Cómo elegir un diseño en Gmail
En un navegador web de escritorio, vaya a Gmail | Redactar para crear un nuevo correo electrónico, luego seleccione el ícono Elegir diseño.Esto mostrará la pantalla de elección de diseño con diseño y acceso a las opciones de estilo predeterminadas como se muestra en Figura B.
Las opciones de diseño le permiten elegir un diseño estándar o invertido entre seis arreglos diferentes:
- Llamada a la acción: una imagen con texto y un enlace a un botón de acción.
- Texto simple: texto con un enlace al botón de acción.
- Anuncios: Secciones de contenido primario y secundario.
- Newsletter: varias secciones de contenido.
- Nuevo servicio: varias secciones de contenido.
- Sugerencias: Sugiera un título, algunas imágenes y una sección de texto.
Figura B
Puede elegir el diseño del correo electrónico y ajustar las opciones de estilo predeterminadas.
Seleccione la opción Estilo predeterminado en la esquina inferior izquierda para personalizar los detalles que se aplicarán a cualquier diseño que elija.Opciones que puede cambiar en cualquier momento, como se muestra Figura Cincluir:
- Logotipo: Seleccione una imagen.
- Paleta de colores: seleccione o ingrese un color hexadecimal de la cuadrícula.
- Fuente: Elija una de diez fuentes.
- Detalles del pie de página: nombre y dirección de la empresa.
- Enlaces: ingrese el correo electrónico, el sitio web y varios enlaces de redes sociales.
Figura C
Personalice los estilos predeterminados para el diseño de su correo electrónico, incluido su logotipo (izquierda), colores y fuentes, detalles del pie de página (centro) como su dirección y (derecha) enlaces web, de correo electrónico y de redes sociales.
Cuando elige un diseño, las imágenes y el texto del diseño se agregan a su borrador de correo electrónico. Tendrá que pasar un tiempo reemplazando el texto y las imágenes predeterminados con lo que pretende enviar. Siéntase libre de eliminar cualquier elemento predeterminado que no desee. Si su plantilla incluye botones, edite el enlace para asegurarse de que se abra en la página adecuada.
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Una vez que haya ingresado su contenido, puede agregar destinatarios y completar el campo de asunto, luego enviar el correo electrónico. Sin embargo, en la mayoría de los casos tiene sentido cambiar al modo de envío múltiple.
Cómo configurar el envío múltiple en Gmail
Es probable que encuentre la opción de envío múltiple en la ventana de redacción de Gmail, ya sea como el ícono al lado del botón Seleccionar diseño mencionado anteriormente, o como una opción de menú después de seleccionar el menú de tres puntos.En el modo de envío múltiple, aparece el mensaje «Está utilizando el modo de envío múltiple» encima de las opciones de formato de texto de Gmail, y tanto el mensaje nuevo como los botones de continuar se vuelven morados, como se muestra en Figura D.
Si bien puede agregar destinatarios individualmente, en la mayoría de los casos es más fácil seleccionar todos los destinatarios que tienen una etiqueta de contacto de Google específica. Para obtener más información sobre cómo crear etiquetas de contactos de Google, consulte Cómo administrar sus contactos de Google.
Haga clic o toque directamente en la palabra «Para»: Al acceder a sus Contactos de Google en Multisend, en el campo Para, use el menú desplegable a la derecha para seleccionar una etiqueta para su grupo de destinatarios objetivo, marque » Seleccione la casilla junto a «Todo y luego seleccione Insertar, como se muestra en la figura Figura DPuede agregar hasta 1500 destinatarios en el campo Para:.
Figura D
En el modo de envío múltiple, el encabezado del mensaje se vuelve morado y se agregará un enlace para cancelar la suscripción a su correo electrónico. Haga clic directamente en la palabra «Para» en el cuadro Para para acceder a Contactos de Google, luego seleccione un destinatario. En la mayoría de los casos, querrá seleccionar un grupo de contactos con etiquetas.
Después de completar los campos de contenido y destinatario del correo electrónico, seleccione el botón Continuar. Puede haber un breve recordatorio de las mejores prácticas para el envío masivo de correos electrónicos, incluido asegurarse de que sus destinatarios hayan aceptado recibir sus correos electrónicos. Si está seguro de que a todos los destinatarios les gustaría recibir correos electrónicos masivos desde su cuenta, seleccione el botón «Entender» para continuar.
El sistema ahora está listo para enviar y le ofrece tres opciones: Cancelar, Enviar vista previa y Enviar todo. Le recomiendo encarecidamente que elija enviar una vista previa. Se le enviará un correo electrónico de prueba. Revise el correo electrónico de prueba en busca de errores y verifique que todos los botones y enlaces funcionen como se esperaba. Una vez que esté seguro de que el contenido es correcto, vuelva a este paso del proceso y seleccione «Enviar todo».
Una nota sobre el almacenamiento: tenga en cuenta que multienvío distribuye un mensaje por separado a cada destinatario. Si agrega un archivo adjunto a un mensaje de envío múltiple, el archivo adjunto ocupará espacio de almacenamiento para cada destinatario de correo electrónico. Esto puede sumarse rápidamente. Para minimizar el uso del almacenamiento, cargue su archivo en Google Drive y comparta un enlace en sus correos electrónicos frecuentes.
¿Qué experiencia tiene usted?
¿Cómo envía actualmente boletines o anuncios por correo electrónico? Si su versión de Google Workspace es compatible con el diseño y el envío múltiple, ¿ha utilizado estas funciones? ¿La capacidad de usar etiquetas en Contactos de Google combinada con el envío múltiple significa que ya no necesita recurrir a herramientas de correo electrónico de terceros? ¿Cuáles son sus consejos para atraer efectivamente a los destinatarios de correo electrónico? Mencióname o envíame un mensaje en Twitter (@awolber) y cuéntame cómo usas los diseños y el envío múltiple en Google Workspace.
