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Cómo exportar datos de Google Workspace para su organización

Los superadministradores pueden exportar y guardar datos de Workspace sin conexión como parte del plan de recuperación ante desastres de su organización.

Imagen que representa la exportación a Google Workspace.Imagen: Andy Wolber/Tecnopedia

Google Workspace ofrece varias formas de conservar datos confidenciales o importantes a través de Google Vault, opciones de copia de seguridad y Google Takeout: Las opciones de copia de seguridad en la nube de terceros garantizan que los empleados o administradores puedan recuperar archivos o correos electrónicos mucho después de que permanezcan en la papelera durante 30 días Datos eliminados accidentalmente ; comida para llevar permite a las personas exportar artículos con permiso de administrador.

Google también permite a los superadministradores exportar y descargar todos los datos de Google Workspace de su organización. Debido a las limitaciones de almacenamiento, ancho de banda y seguridad, es poco probable que los superadministradores hagan esto con mucha frecuencia. Sin embargo, como parte de las prácticas de recuperación y mitigación de desastres de su organización, puede ser prudente la exportación periódica y el almacenamiento seguro fuera de línea de los archivos y correos electrónicos de Workspace.

Para exportar los datos de Google Workspace de su organización, primero revise los requisitos que se enumeran a continuación y luego siga los pasos que se describen para comenzar la exportación.

Requisitos previos para la exportación de datos organizacionales de Google Workspace

Google Workspace Data Takeout es la versión empresarial del sistema Google Takeout: el primero exporta todos los datos de Workspace y el segundo exporta datos de cuentas personales. Debido a que una exportación de datos tan completa generaría serios problemas de seguridad, Google ha impuesto algunas restricciones en el proceso.

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En primer lugar, solo las cuentas de superadministrador de Google Workspace pueden iniciar una exportación. Si bien muchas cuentas de administrador pueden tener permisos para administrar tareas diarias, como administrar grupos, usuarios o acceder a ciertos servicios, necesita una cuenta de superadministrador de Google Workspace para iniciar exportaciones de datos para su organización.

En segundo lugar, debe habilitar la verificación en dos pasos para su cuenta de superadministrador. Por lo general, los administradores confían en una aplicación de autenticación (por ejemplo, Google Authenticator) para completar este paso adicional. Sin embargo, para mayor seguridad, recomiendo configurar la cuenta de superadministrador para que requiera una clave de seguridad física. El costo y el esfuerzo adicionales necesarios para llevar la clave se aplican a quienes tienen acceso de superadministrador en Google Workspace.

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Tercero, Google Cloud debe estar habilitado para su cuenta de Workspace. Si es necesario, vaya a Admin Console | Aplicaciones | Otros servicios de Google | Google Cloud Platform y selecciónelo. Como mínimo, el servicio debe estar habilitado para la cuenta de superadministrador que planea usar para iniciar la exportación de datos.

En cuarto lugar, tenga en cuenta que Google impone límites de tiempo y de cuenta de Workspace en las exportaciones de datos. Las cuentas de Workspace creadas recientemente no serán elegibles para exportar datos: su cuenta de Workspace debe haber estado activa durante más de 30 días. Asimismo, las organizaciones con más de 1000 usuarios deben comunicarse con los Servicios de soporte de Google para solicitar acceso temporal a la herramienta de exportación de datos. Solo puede iniciar una exportación de datos una vez cada 30 días.

Cómo exportar datos de Google Workspace

Una vez que se cumplen todos los requisitos anteriores, el superadministrador de Workspace puede iniciar el proceso de exportación de datos.

  1. Inicie sesión en la consola de administración.
  2. Ingrese a la página de exportación de datos.
  3. verifique la información detallada. Cuando esté listo, seleccione el botón Iniciar exportación, como se muestra en la Figura A. Si utiliza las ediciones Enterprise Plus, Education Standard o Education Plus, puede seleccionar unidades organizativas o grupos específicos para los que exportar contenido.

Figura A

Para exportar los datos del espacio de trabajo de su organización, los superadministradores pueden ir a la página Exportación de datos en la Consola de administración.Para exportar los datos del espacio de trabajo de su organización, los superadministradores pueden ir a la página Exportación de datos en la Consola de administración.

  1. Después de recibir la solicitud, la página mostrará el mensaje de confirmación de la solicitud de exportación, como se muestra a continuación Figura B.

Figura B

Después de ingresar la solicitud de exportación, el sistema indicará que se está creando el archivo.Después de ingresar la solicitud de exportación, el sistema indicará que se está creando el archivo.

  1. Por motivos de seguridad, se coloca una notificación de la solicitud de exportación en la consola de administración principal, como se muestra en Figura C.

Figura C

Por motivos de seguridad, la solicitud de exportación se coloca de forma destacada en la página de inicio de la consola de administración.Por motivos de seguridad, la solicitud de exportación se coloca de forma destacada en la página de inicio de la consola de administración.

  1. Otros administradores de Workspace recibirán una alerta de la acción por correo electrónico, como se muestra en Figura D.

Figura D

Además, otros administradores de Workspace serán notificados por correo electrónico de la solicitud de exportación.Además, otros administradores de Workspace serán notificados por correo electrónico de la solicitud de exportación.

  1. Los superadministradores recibirán un correo electrónico cuando se cree el archivo de exportación.
  2. En este punto, el superadministrador puede descargar los datos. El acceso al depósito de Google Cloud Platform le permite seleccionar la carpeta completa como se muestra en Figura EComo alternativa, puede abrir esta carpeta y seleccionar las subcarpetas individuales para descargar. Asegúrese de descargarlo en un dispositivo con suficiente almacenamiento, ya que puede ser bastante grande.

Figura E

Los superadministradores recibirán una notificación cuando el archivo esté listo y puedan acceder al depósito de Cloud Storage a través de un enlace de correo electrónico. Puede descargar el archivo completo o las subcarpetas seleccionadas.Los superadministradores recibirán una notificación cuando el archivo esté listo y puedan acceder al depósito de Cloud Storage a través de un enlace de correo electrónico. Puede descargar el archivo completo o las subcarpetas seleccionadas.

Además, después de la descarga, proteja los datos de su organización con el cuidado correspondiente. Idealmente, mantendrá sus datos en una ubicación segura, monitoreada y de acceso controlado. En muchos casos, es posible que desee almacenar datos en un dispositivo que no está conectado a la red.

Para fines de continuidad del negocio, puede repetir el proceso de exportación anterior tantas veces como sea necesario para la mitigación. Algunos superadministradores pueden querer exportar datos con la mayor frecuencia posible (es decir, cada 30 días), mientras que muchos superadministradores pueden preferir exportar datos solo una vez al año.

¿Cuál es su experiencia con la exportación de datos?

Como política, ¿con qué frecuencia exporta y guarda los datos de Google Workspace de su organización? ¿Esta práctica es parte de su política de mitigación y recuperación de desastres? ¿En qué tipo de sistema guarda y almacena los datos después de exportarlos? ¿Se mantiene el sistema en una ubicación de oficina estándar o está moviendo los datos archivados a una ubicación secundaria segura? Mencióname o envíame un mensaje a Mastodon (@awolber) y cuéntame sobre tus prácticas organizacionales para proteger los datos de Workspace.

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