SOFTWARE

Cómo identificar y solucionar 4 comportamientos problemáticos de colaboración de Google Docs

Las personas a veces usan las herramientas de colaboración de una manera menos que colaborativa. Aquí hay cuatro formas de superar los desafíos comunes.

Google Docs proporciona a las personas una variedad de útiles funciones de colaboración de documentos. Puede insertar comentarios (seleccione texto, elija Insertar > Comentarios), sugiera ediciones (en navegadores de escritorio, cambie del modo Editar a Sugerir en la esquina superior derecha) o nombres de versiones para futuras referencias (en un navegador de escritorio, elija Archivo > Historial de versiones > Nombre de la versión actual). Y, por supuesto, con todos los derechos de edición, usted y sus colaboradores pueden realizar cambios en su documento juntos en tiempo real.

Pero las personas no siempre usan herramientas de colaboración para colaborar. He conocido a personas que tienen una cuenta de G Suite, lo que significa que tienen acceso a Google Docs. – Eligen trabajar de forma absolutamente no colaborativa. En cualquier caso, estas personas buscan compartir información. Pero eligen compartir información de una manera que dificulta que otros la lean, respondan o actúen.

He identificado los siguientes cuatro tipos de colaboradores de documentos potencialmente difíciles. Además, para cada tipo, también he incluido un remedio recomendado, un paso sugerido para trabajar con todos.

1. Editor de documentación de multiplicación

La mayoría de las veces, reconocerá el editor de documentos multiplicado en sus correos electrónicos. Compartirá un documento de Google con alguien y responderá por correo electrónico y archivos adjuntos. Los correos electrónicos contienen sus comentarios y los archivos (a menudo convertidos a Microsoft Word) contienen ediciones del texto.

LEER  Zoom vs Microsoft Teams vs Google Meet: ¿Cómo se comparan?

Sí, así es: tomaron documentos colaborativos en línea y los convirtieron en archivos adjuntos no colaborativos fuera de línea.

Varios archivos cuyos nombres incluyen un número de versión (p. ej., v1, v2, v3, v3) también indican que se trata de un editor de documentos multiplicado. En la antigua forma de trabajar, las personas necesitaban múltiples nombres de archivos y versiones para realizar un seguimiento de las versiones y ediciones. Pero un Google Doc compartido (y todas las diversas funciones del historial de versiones) elimina la necesidad de múltiples archivos adjuntos de correo electrónico.

Mejora: Tómese el tiempo para mostrarle al editor de documentación de multiplicaciones cómo Compartir Documentos de Google, cómo insertar comentarios, cómo usar el modo de sugerencia y cómo guardar versiones nombradas de documentos. A menudo, los editores de documentos simplemente carecen de familiaridad y experiencia reales con las capacidades de colaboración de las aplicaciones de G Suite.

2. El autor del libro

No recibes cartas de escritores de tomos muy a menudo, pero cuando las recibes, ves un documento largo que necesita ser leído. Por lo general, estas letras grandes cubren actividades que ocurrieron durante las últimas semanas o meses. La intención suele ser buena: los escritores de tomos quieren «informar a la gente». Pero las actualizaciones extensas a menudo se dejan sin leer porque estos documentos a menudo llegan demasiado tarde para que los lectores brinden comentarios útiles.

Mejora: realice un seguimiento del intervalo entre las actualizaciones del escritor del tomo, luego Establecer recordatorios de calendario Solicite a la persona actualizaciones más frecuentes. Por ejemplo, si recibe una actualización masiva cada 12 semanas, comuníquese con la persona aproximadamente cinco semanas después de la última actualización y pregúntele: «¿Tendrá la oportunidad de compartir una actualización temporal pronto?» (O, mejor aún: Configurar el chat de Hangouts Deje que su equipo fomente un flujo constante de intercambio entre equipos. )

3. Corriente de Conciencia Scribe

Los escribas de flujo de conciencia proporcionan archivos que no se pueden explorar. El documento no solo incluye todo lo relevante, sino también mucha información no esencial. Para empeorar las cosas, el documento omite el formato y las señales visuales que permiten a los lectores identificar información importante. Cuando abre un documento que carece de encabezados, elementos numerados y saltos de sección, se encuentra con escribas de flujo de conciencia.

Mejora: utilice Google Calendar para programar debates con escribas del flujo de conciencia formato de archivo(Abra el documento en persona y edítelo en cualquier momento. Si es remoto, puede compartir su pantalla mediante Hangouts Meet). Pídale a esta persona que describa los elementos más importantes del documento. Cuando enfaticen puntos importantes, agregue saltos de párrafo, inserte secciones y aplique estilos (Formato > Estilos de párrafo) para agregar jerarquía visual y orden al documento. Eliminar contenido innecesario.

4. Bardo de acción enterrado

Finalmente, la documentación del bardo de acción oculta omite un llamado a la acción explícito. El documento no especifica qué debe hacer la OMS, qué debe hacer o cuándo debe actuar. Muchas veces, el archivo de un bardo cuenta una narración entretenida y fácil de leer. Por lo general, estos documentos enumeran el motivo (es decir, POR QUÉ) o los detalles del documento (es decir, CÓMO). Bard, en el mejor de los casos, le da al lector una vaga idea del próximo movimiento sugerido.

Mejora: Cree una plantilla de Google Doc centrada en la acción con una sección clara de «Acción requerida» al principio del documento o cerca de él. (Si usa G Suite, consulte con su administrador para asegurarse de que su organización permita el uso de plantillas). Trabaje con sus colegas para alentar el uso de esta plantilla en todos los documentos que requieren una acción formal.

¿Otros tipos de colaboradores de documentos?

¿Ha encontrado alguno de estos tipos de colaboradores en su organización? ¿O ha descubierto otras formas elegantes de abordar los desafíos de la colaboración? Házmelo saber en los comentarios o en Twitter (@awlber).

img0175

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Botón volver arriba