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Cómo insertar rápidamente información de contacto en un documento de Word

Cuando necesite insertar información de contacto de su libreta de direcciones de Outlook en un documento de Word, agregue su libreta de direcciones a Microsoft Word.

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Imagen: justplay1412/Shutterstock

Muchos documentos de Microsoft Word contienen información de contacto, al menos el nombre y la dirección. Si la información de contacto está en Outlook, puede ahorrarse algunos problemas ingresando el nombre y la dirección en Word usando la libreta de direcciones de Outlook. Es posible que deba formatear la información insertada de alguna manera, pero no tiene que buscar la información, escribirla en una nota adhesiva y escribirla manualmente en un documento de Word. El uso de una libreta de direcciones también elimina la posibilidad de errores ortográficos (a menos, por supuesto, que la información de contacto en Outlook contenga errores ortográficos). En este artículo, le mostraré cómo agregar una libreta de direcciones a la barra de herramientas de acceso rápido de Word para que pueda agregar rápidamente información de contacto a un documento de Word.

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Estoy usando Microsoft 365, pero puedes usar versiones anteriores. Debe almacenar su información de contacto en Outlook 365 (o anterior) para que esta técnica funcione. Word Online no lo admite. No hay archivos de demostración; no necesita uno.

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Acerca de la libreta de direcciones de Outlook

Si usa Outlook, probablemente esté familiarizado con la libreta de direcciones. Es de fácil acceso, con un clic rápido para acceder al instante a la información de contacto. Tiene sentido proporcionar esta información rápidamente en Outlook. Después de todo, es una aplicación de correo. A menudo pienso que las direcciones deben ser rápidamente accesibles en Word, ya que muchos documentos de Word contienen nombres de contactos y sus direcciones. Desafortunadamente, la Libreta de direcciones no está disponible en Word, no como una función integrada. Sin embargo, puedes agregarlo.

Esta técnica requiere algunas aclaraciones de antemano para evitar frustraciones posteriores. Específicamente, esta técnica inserta solo el nombre de contacto y la dirección postal.

Cómo agregar la libreta de direcciones de Outlook a Word

No hay acceso integrado a la Libreta de direcciones de Outlook desde Word, pero puede agregarlo a la Barra de herramientas de acceso rápido (QAT). Es fácil hacer esto:

  1. Haga clic en la flecha desplegable de QAT (derecha) y seleccione Más comandos de la lista desplegable.
  2. En la lista desplegable Seleccionar fuente de comando, seleccione Comandos que no están en la cinta.
  3. De la lista resultante de comandos, seleccione Libreta de direcciones.
  4. Haga clic en Agregar (en medio de las dos listas) para agregarlo al QAT, como se muestra en la figura Figura AAgregar esta opción a QAT la agrega a todos los documentos a menos que la agregue a una plantilla.

Figura A

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Ahora que la opción Libreta de direcciones está disponible en Word, probémosla.

Cómo usar las opciones de la libreta de direcciones en Word

En este punto, tiene un ícono de libreta de direcciones en el QAT. Para ingresar un contacto (de la libreta de direcciones) en un documento de Word, primero coloque el cursor donde desea insertar la información. Luego, haga clic en el ícono de la Libreta de direcciones para abrir la Libreta de direcciones de Outlook. Seleccione un nombre y haga clic en Aceptar para agregar la información del contacto.O ingrese el nombre o parte del nombre para encontrar un contacto adecuado, como se muestra en la figura Figura B y haga clic en Aceptar.como puedes ver Figura C, la libreta de direcciones solo agrega el nombre del contacto, lo que puede no ser tan útil. Lo que probablemente quieras es la dirección del contacto.

Figura B

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Figura C

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Si está seguro de haber agregado la dirección de Susan Sales Harkins, es posible que esté confundido. Para solucionar problemas, abra Outlook y vea la información del contacto. Figura D Confirme: ¡la dirección está ahí! Entonces, ¿por qué la opción Libreta de direcciones en Word no la incluye?

Figura D

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¿Ves la opción «Esta es una dirección postal» junto a la dirección? No se verificó, por lo que la libreta de direcciones no insertó la dirección en el documento de Word. Verifíquelo, haga clic en cerrar y guardar, y vuelva a Word.

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Intente ingresar nuevamente la información de contacto de Susan Sales Harkins. Después de marcar esa opción, la función ahora funciona como se esperaba.como puedes ver Figura Eel uso de la libreta de direcciones interna de Word ahora incluye direcciones de contactos.

Figura E

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