Cómo integrar y usar Microsoft Office con Dropbox
Aprenda a usar Dropbox para crear, almacenar y compartir documentos de Microsoft Office.
Si usa Microsoft Office y Dropbox, puede integrar los dos para que sea más fácil guardar y compartir archivos de Office a través de Dropbox. Incluso tienes algunas opciones.
En el sitio web de Dropbox, puede crear documentos de Office directamente utilizando la versión web de Office de Microsoft. Después de instalar la aplicación de Dropbox en su computadora, puede apuntar al sitio de Dropbox para guardar y compartir archivos de Microsoft Office. Con la extensión de Outlook adecuada, puede enviar y adjuntar archivos de Dropbox en el correo electrónico.
Mirar: Administrar múltiples nubes (Número especial de ZDNet) | Descarga la versión en PDF gratis (República tecnológica)
Esta integración está disponible para Microsoft 365, versiones de licencia única de Office y Office en la web. En el lado de Dropbox, se admite cualquier tipo de cuenta, incluidas Basic, Plus y Family.
Usar el sitio web de Dropbox
Primero, inicie sesión en Dropbox. Puede crear documentos de Office en la página de inicio y en la mayoría de las demás páginas. En la página de inicio, haga clic en el botón Crear. Para crear un documento de Word, coloque el cursor sobre Documento y seleccione Documento de Word. Para presentaciones de PowerPoint, coloque el cursor sobre Presentaciones y seleccione Presentaciones de PowerPoint. Para Excel, coloque el cursor sobre Hoja de cálculo y seleccione Libro de Excel (Figura A).
Figura A
En una de las otras páginas de Dropbox, haga clic en el botón de la derecha para crear un nuevo archivo. Elija un documento de Word, un libro de Excel o una presentación de PowerPoint (Figura B).
Figura B
Dropbox abre la versión web de cualquier programa de Office que elijas. Ahora puede crear documentos como lo haría normalmente con Office en la Web, con las mismas funciones, menús y comandos. Para asignar un nombre al archivo que no sea el nombre común predeterminado, haga clic en el menú Guardado en la parte superior y escriba un nombre específico en el campo Nombre de archivo. El archivo se guarda automáticamente a medida que trabaja en él. Siempre puedes acceder a los documentos desde Dropbox (Figura C).
Figura C
Usa la aplicación de escritorio de Dropbox
La aplicación de escritorio de Dropbox te permite acceder, editar, sincronizar y administrar tus archivos en línea directamente desde el Explorador de archivos en Windows o la aplicación Finder en Mac. La aplicación funciona con cualquier tipo de cuenta de Dropbox.Para obtener la aplicación, vaya a Página de la aplicación de escritorio de Dropbox y haga clic en el botón «Descargar ahora» o «Comenzar». Después de instalar y configurar la aplicación, abra el Explorador de archivos o Finder. La carpeta de Dropbox muestra todos los archivos sincronizados, donde puede abrirlos, editarlos y administrarlos sin visitar el sitio web de Dropbox (Figura D).
Figura D
Usar la extensión de Outlook de Dropbox
La extensión de Dropbox para Outlook te permite compartir cualquier archivo con un enlace de correo electrónico a Dropbox. Dado que el enlace apunta al archivo en línea, sus destinatarios tendrán acceso a la última versión. Además, puede guardar archivos adjuntos de Outlook directamente en Dropbox.
Para instalar la extensión dentro de su organización, vaya a Sitio de Microsoft AppSource, haga clic en el botón Obtener ahora y siga los pasos necesarios. Para instalarlo solo para usted, abra Outlook y haga clic en el botón Obtener complementos en la cinta Inicio. Busque Dropbox para Outlook y haga clic en el botón Agregar cuando aparezca la extensión. Entonces debería aparecer un icono de Dropbox en la cinta (Figura E).
Figura E
Para compartir archivos almacenados en Dropbox, redacte un nuevo correo electrónico. Haga clic en el icono de archivo compartido de Dropbox en la cinta. Inicie sesión en su cuenta de Dropbox. El panel derecho muestra sus carpetas y archivos de Dropbox. Busque y seleccione el archivo que desea compartir. Se adjunta enlace al archivo. Envíe su correo electrónico y sus destinatarios podrán acceder al archivo a través del enlace (Figura F).
Figura F
Para guardar los archivos adjuntos entrantes en Dropbox, abra el correo electrónico con el archivo adjunto. Haga clic en el ícono Guardar archivo adjunto de Dropbox en la cinta. Inicie sesión en su cuenta de Dropbox en el panel derecho. Busque la carpeta donde desea almacenar el archivo y haga clic en el botón Guardar. El archivo se guarda en Dropbox y puede acceder a él en cualquier momento (Figura G).
Figura G
