TECNOLOGÍA Y TRABAJO

Cómo las pantallas de inicio de los teléfonos inteligentes pueden simplificar la formación de equipos y la gestión de proyectos

Las capturas de pantalla de inicio muestran las aplicaciones que la gente valora y usa. Aquí se explica cómo usar estas imágenes de la pantalla de inicio para iniciar un proyecto grupal y determinar qué herramientas debe usar el equipo.

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Las reuniones de lanzamiento del proyecto pueden ser un desafío, especialmente cuando un grupo de personas nunca ha trabajado antes. Un líder de proyecto hábil necesita administrar todos los detalles mientras trabaja para generar confianza personal entre los miembros del equipo. Las cosas se complican más cuando los miembros del grupo son de diferentes organizaciones.

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Como persona de TI, puede preparar a su equipo para el éxito pidiéndoles a las personas que compartan una captura de pantalla de la pantalla de inicio de su teléfono inteligente. Hago esto creando una presentación con una diapositiva para todos en el proyecto. Puse el nombre de todos en Presentaciones de Google, luego compartí la diapositiva con el grupo y otorgué permisos de edición a cada miembro del proyecto. Luego le pedí a la gente que agregara una captura de pantalla de la pantalla de inicio de su teléfono.

Las capturas de pantalla de inicio brindan un vistazo a las aplicaciones que la gente valora y usa. Además, las discusiones sobre las aplicaciones funcionan bien como rompehielos grupales y también brindan oportunidades para discusiones serias sobre colaboración e intercambio grupal. (A menos, por supuesto, que alguien en el grupo haya bloqueado su teléfono con la aplicación preinstalada. En ese caso, este ejercicio solo muestra el control absoluto de TI). Esto es lo que debe buscar y cómo tener una conversación.

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Descubre prioridades y preferencias

Primero, mira hacia abajo. Si las aplicaciones en la parte inferior de la pantalla no son el conjunto predeterminado de aplicaciones, esas aplicaciones pueden reflejar las preferencias o prioridades del usuario porque puede acceder a ellas desde cualquier pantalla. Por ejemplo, en el iPhone, mis cuatro aplicaciones predeterminadas son Tweetbot, Google Docs, Safari y Hangouts.

A veces, las aplicaciones que no existen en la pantalla de inicio también transmiten información. Por ejemplo, no tengo la aplicación de teléfono en mi pantalla de inicio. En cambio, uso otras dos aplicaciones de la pantalla de inicio para la mayoría de mis llamadas de voz: Hangouts (con Google Voice) y Signal.

A continuación, pida a las personas que hablen sobre las aplicaciones que más valoran: ¿Qué aplicaciones consideran «básicas» o «esenciales»? La mayoría de las personas están felices de hablar sobre las aplicaciones que encuentran útiles.

Discutir las herramientas de colaboración: una tarea, una herramienta

Busque herramientas de comunicación y colaboración grupal. Por ejemplo: ¿Qué herramientas prefieren usar los miembros del equipo para comunicarse? ¿Mensaje corto? ¿video? ¿Chatear en Slack? ¿Facebook Messenger? ¿Mensaje privado de Twitter? ¿Skype? Hangouts? ¿Llamadas tradicionales de solo voz?

Un enfoque de «una tarea, una herramienta» minimiza la confusión cuando las personas necesitan trabajar juntas. Sería útil si todos estuvieran de acuerdo en qué herramienta usar para hacer el trabajo:

  • Publicar actualizaciones de proyectos en… cualquier herramienta que tenga más sentido para el equipo
  • Cree nuevos documentos usando… cualquier herramienta que tenga más sentido para el equipo
  • Realice un seguimiento de las tareas con la herramienta que tenga más sentido para su equipo, etc.

Aclarar «una tarea, una herramienta» puede parecer difícil. Tome una lista por ejemplo. Si su organización usa G Suite, puede realizar un seguimiento de las tareas en al menos cuatro aplicaciones diferentes: Tareas (en Gmail), Documentos de Google, Google Keep o Hojas de cálculo de Google. Las capturas de pantalla de inicio pueden ayudarlo a elegir aplicaciones que la gente ya usa.

Y no se preocupe por las diferencias de las aplicaciones que no están destinadas a la colaboración o la comunicación. Si usas la aplicación Gmail y yo uso la aplicación Inbox by Gmail, está bien. Cada uno de nosotros todavía puede enviar y recibir correo electrónico.

Inicie una conversación de seguridad

Ver aplicaciones en la pantalla de inicio también puede generar una conversación de seguridad. Busque la administración de contraseñas y las aplicaciones generadoras de códigos de autenticación de dos factores. Reconociendo a aquellos que claramente han tomado medidas para proteger sus datos. Mejor aún, asegúrese de que formen parte de los procedimientos estándar de configuración e implementación de dispositivos móviles de su organización. Alternativamente, aproveche esta oportunidad para mencionar los métodos de administración de dispositivos móviles, como la aplicación Google Device Policy, para mantener los datos personales y de trabajo seguros y separados en el dispositivo.

Por último, si observa una aplicación que claramente está causando problemas (como una aplicación de malware no segura o conocida), no llame al infractor frente al grupo. En su lugar, comuníquese con la persona después de la reunión para resolver el problema. Aborde los problemas de seguridad individualmente para ayudar a generar comprensión y generar confianza.

¿Qué piensas?

¿Utiliza capturas de pantalla de inicio para ayudar a presentar a los miembros del equipo? ¿Qué sugieren las aplicaciones en la pantalla de inicio sobre sus preferencias y prioridades? ¡Háznoslo saber en Twitter o en los comentarios!

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