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Cómo los administradores pueden monitorear el almacenamiento de Google Workspace

Las revisiones de rutina del almacenamiento de Workspace no solo ayudan a los administradores a identificar cambios significativos en el uso del almacenamiento en unidades personales y compartidas, sino que también garantizan que las cuentas se mantengan por debajo de los límites de almacenamiento.

La página de administración de Google Workspace en su computadora.Foto: Andy Walber/Tecnopedia

Los administradores de Google Workspace realizan un seguimiento del uso del almacenamiento de Workspace por al menos dos motivos importantes: controlar el uso frente a los límites de almacenamiento e identificar cambios importantes en el uso. Es posible que los administradores de espacios de trabajo deseen supervisar el uso especialmente si su organización utiliza un plan como Google Workspace Business Starter, que limita el almacenamiento a 30 GB por usuario.

Si bien 30 GB pueden ser suficientes para muchos propósitos, es significativamente menor que los 2 TB por usuario para el almacenamiento compartido, los 5 TB por usuario o el almacenamiento ilimitado básico disponible en otros planes. El uso total incluye no solo el almacenamiento en Drive, sino también el almacenamiento de correo electrónico y fotos.

El monitoreo regular del almacenamiento también puede alertar a los administradores sobre cambios en el uso del almacenamiento en unidades personales o compartidas. Por ejemplo, un aumento repentino en el uso del almacenamiento podría deberse a la eliminación accidental de datos, mientras que una disminución significativa podría indicar una gran transferencia de un archivo de video. Cualquiera de los cambios puede merecer una investigación y discusión adicionales.

Estos tipos de cambios en el uso del almacenamiento aún pueden ser un problema, incluso con límites de almacenamiento que no son restricciones en sí mismos, como los planes de Workspace Enterprise, que brindan el espacio de almacenamiento que necesita una organización.

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Para ver y administrar el almacenamiento, un administrador de Google Workspace con los permisos adecuados debe iniciar sesión en la consola de administración y seleccionar Almacenamiento en el menú de la izquierda o en el cuadro Almacenamiento en el panel principal.

En la consola de administración, la sección «Almacenamiento» muestra el almacenamiento total utilizado y un resumen de los datos almacenados en servicios específicos, como Google Drive, Gmail y Fotos, como se muestra en Figura ADos subpaneles enumeran el uso máximo de almacenamiento. Uno está ordenado por cuenta de usuario y el otro está ordenado por unidades compartidas. Esto lo ayuda a identificar personas y equipos específicos que usan grandes cantidades de almacenamiento.

Figura A

La sección Almacenamiento en Admin Console resalta el almacenamiento total utilizado. Además, el sistema muestra los usuarios y las unidades compartidas que utilizan la mayor cantidad de espacio de almacenamiento.La sección Almacenamiento en Admin Console resalta el almacenamiento total utilizado. Además, el sistema muestra los usuarios y las unidades compartidas que utilizan la mayor cantidad de espacio de almacenamiento.

Recomiendo que los administradores revisen esta información mensualmente. Esta verificación de rutina puede ayudar a detectar cualquier cambio significativo a tiempo para una fácil recuperación de los datos eliminados accidentalmente, ya que la mayoría de los servicios de Google retienen los datos trasladados a la Papelera durante 30 días.

Cómo configurar los límites de almacenamiento de Google Workspace

Si desea configurar límites de almacenamiento para su organización, seleccione Administrar, como lo indica la flecha en la Figura A. Puedes gestionar los límites de cada unidad organizativa de forma individual. Por ejemplo, es posible que desee no establecer límites para los empleados a tiempo completo, sino configurar límites de almacenamiento para las unidades organizativas configuradas con todos los empleados a tiempo parcial o temporales. Asimismo, los administradores escolares pueden optar por establecer límites diferentes para los maestros, el personal o los estudiantes.

En primer lugar, asegúrese de haber seleccionado la unidad organizativa deseada, como Figura Bque muestra columnas que contienen usuarios, grupos y unidades organizativas.

Figura B

Los administradores de Google Workspace tienen la opción de establecer límites de almacenamiento para cuentas individuales o unidades compartidas para unidades organizativas.Los administradores de Google Workspace tienen la opción de establecer límites de almacenamiento para cuentas individuales o unidades compartidas para unidades organizativas.

A continuación, puede habilitar restricciones para usuarios o unidades compartidas. Los límites de almacenamiento de usuarios te permiten asegurarte de que ningún usuario individual en la unidad organizativa seleccionada supere la cantidad de almacenamiento especificada. Tenga en cuenta que este límite es el total de datos guardados en las cuentas de Google Drive, Gmail, Fotos y otras aplicaciones relacionadas con Workspace.

Opcionalmente, puedes optar por limitar el tamaño de los datos almacenados en unidades compartidas en unidades organizativas seleccionadas. Limitar el tamaño de las unidades compartidas puede ayudar a garantizar que los equipos no utilicen unidades compartidas para grandes cantidades de datos. En algunos casos, esto puede ser una preocupación particular para las organizaciones que dependen de unidades compartidas para la colaboración externa.

¿Cuál es su experiencia con el almacenamiento de Workspace?

Si es administrador de Google Workspace, ¿con qué frecuencia verifica el uso de almacenamiento de su organización? ¿Ha elegido configurar algún límite de almacenamiento para alguna parte de su organización, ya sea para grupos de usuarios o unidades compartidas? ¿Con qué frecuencia se pone en contacto con usuarios individuales o administradores de unidades compartidas para analizar los cambios de almacenamiento significativos descubiertos durante su revisión diaria de almacenamiento? Mencióname o envíame un mensaje a Mastodon (@awolber) y cuéntame cómo supervisas y administras el almacenamiento de Google Workspace de tu organización.

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