Cómo mostrar detalles en una tabla dinámica agrupada en Microsoft Excel

Si sabe cómo expandir grupos en Microsoft Excel, puede mostrar fácilmente información detallada en un grupo de tabla dinámica.

Imagen: wachiwit/Adobe Stock

Las tablas dinámicas de Microsoft Excel, al igual que otras herramientas de generación de informes, convierten los datos en información útil. La mayoría de los informes agrupan datos para resumirlos y ocultar detalles del grupo. Afortunadamente, puede expandir fácilmente el grupo para mostrar información detallada si lo necesita.

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Cobertura de Windows de lectura obligada

En este tutorial de Excel, aprenderá cómo agrupar tablas dinámicas y luego mostrar los detalles que podría perder. Estoy usando Microsoft 365 en Windows 10 de 64 bits. Excel para la web admite tablas dinámicas. Puede descargar una demostración de este tutorial de Excel.

Cómo crear una tabla dinámica agrupada en Excel

La agrupación es lo que hacen los objetos de tabla dinámica de Excel, y es fácil resumir grupos de datos usando cualquier cantidad de funciones. A veces surgen problemas cuando necesita agregar y mostrar datos de evaluación. Afortunadamente, es rápido y fácil si conoce la configuración correcta.

Para demostrar cómo agrupar datos rápidamente, usaremos una tabla dinámica basada en un objeto Tabla simple Figura AEl nombre de la tabla es TableInvoiceItems y realiza un seguimiento de los artículos de factura por número de factura. Cada factura puede tener uno o más artículos. Nuestro objetivo ahora es utilizar una tabla dinámica para agrupar por número de factura y mostrar el total de cada factura.

Figura A

La tabla dinámica mostrará el monto total de la factura para cada factura en TableInvoiceItems

Ahora, vamos a crear la tabla dinámica de la siguiente manera:

1. Haga clic en cualquier lugar dentro de la tabla.
2. Haga clic en la pestaña Insertar.
3. En el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y seleccione Desde tabla/rango en la lista desplegable.
4. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Hoja existente. Excel ha establecido correctamente el rango en una tabla denominada TableInvoiceItems.
5. Haga clic en la opción Hoja de cálculo existente para poder ver los datos y la tabla dinámica al mismo tiempo.
6. Haga clic dentro del control de ubicación, luego haga clic en una celda de la hoja de trabajo, como G3.
7. Haga clic en Aceptar y Excel insertará un marco de tabla dinámica vacío.

usar Figura B Como guía, arrastre los campos a la lista adecuada para crear la tabla dinámica. Por lo tanto, la tabla dinámica se agrupa por la columna Número de factura. De forma predeterminada, la tabla dinámica suma los valores de cantidad después de agregar la columna a la lista de valores. Figura C Muestra una tabla dinámica que muestra el total de cada factura.

Figura B

Agrupe la tabla dinámica en la columna N.° de factura.

Figura C

La tabla dinámica agrupada devuelve el total de cada factura.

De un vistazo rápido, es posible que no se dé cuenta de que la suma de cada factura contiene varios artículos.No es bueno ni malo, pero si desea una pista, puede agregar un recuento a cada factura como se muestra Figura D.

Para hacer esto, agregue la columna Cantidad a la lista Valores nuevamente. Haga clic en su menú desplegable y seleccione Configuración de campo de valor en el submenú Resultados. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Contar y haga clic en Aceptar. Si este valor es mayor que 1, sabrá que la factura tiene varios artículos. Puede que no sea importante compartir esta información, pero puede hacerlo fácilmente.

Figura D

Agregue el recuento de artículos para cada factura.

Una vez que tenga una tabla dinámica agrupada por facturas, puede mostrar los detalles de cada factura.

Cómo mostrar detalles de una tabla dinámica agrupada en Excel

Una tabla dinámica de Excel agrupada es lo suficientemente útil por sí sola, pero es posible que desee mostrar los elementos que se han facturado. Para hacer esto, haga lo siguiente:

1. En la tabla dinámica, seleccione Valores de grupo. En este ejemplo, esta es la columna Número de factura, así que seleccione G4:F13.
2. Haga clic con el botón derecho en la selección, elija Expandir/Contraer y elija Expandir (Figura E).
3. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Importe (Figura F) y haga clic en Aceptar. Aunque hemos agrupado la tabla dinámica por número de factura, queremos ver cada artículo en cada grupo.

Figura E

La expansión de los grupos revelará los elementos de cada grupo.

Figura F

Expanda el grupo por la columna Importe.

Figura G

Los resultados se muestran para cada elemento de la factura.

como puedes ver Figura G, la tabla dinámica ahora muestra cada artículo que se ha facturado. La suma de cada factura es mayor que la del grupo, es posible que desee cambiarlo así:

1. Si es necesario, haga clic en cualquier lugar dentro de la tabla dinámica.
2. Haga clic en la pestaña Diseño contextual.
3. En el extremo izquierdo, haga clic en el menú desplegable Subtotales y seleccione Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo.

Figura H Muestra la tabla dinámica resultante con todos los elementos de cada factura y un subtotal en la parte inferior de cada grupo de facturas. En este punto, puede decidir descartar la columna de conteo. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en la celda del encabezado Recuento de Cantidad2 y seleccione el encabezado Eliminar Recuento de Cantidad2. Depende de usted mantenerlo o eliminarlo. Los subtotales de esta columna pueden ser información útil.

Figura H

Muestra los subtotales en la parte inferior del grupo de facturas.

Si sabe lo que necesita en términos de estructura, puede crear fácilmente una tabla dinámica con una lista de campos, pero puede ser útil usar las selecciones de la interfaz cuando no lo sabe.