Cómo operar varios archivos de gráficos simultáneamente en un documento de Word

Aprenda a aumentar su productividad realizando las mismas modificaciones en varios archivos de dibujo a la vez en Microsoft Word.

Imagen: iStock/Sonja Rachbauer

Cobertura de Windows de lectura obligada

Nuestros documentos de Microsoft Word a menudo contienen gráficos, y no es raro querer realizar la misma tarea en varios o incluso en todos estos archivos al mismo tiempo. Word tiene varias formas de procesar o manipular varios archivos de gráficos y, en este artículo, aprenderá sobre ellas.

Uso Microsoft 365 en Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Puede usar su propio archivo o descargar el archivo .docx de demostración. La versión web no es compatible con las opciones avanzadas de búsqueda y reemplazo utilizadas en este artículo.

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Cómo usar Buscar en Word para buscar archivos de gráficos

Es fácil encontrar todos los archivos gráficos en la documentación, pero quiero asegurarme de que comprenda que está buscando todas las imágenes. Esta es una excelente manera de encontrar una imagen específica navegando a través de todos los gráficos. No tiene archivos seleccionados, por lo que no puede manipularlos todos, pero sigamos estos pasos de todos modos:

1. En la pestaña Inicio, haga clic en Buscar en el grupo Edición.
2. En el panel de resultados, haga clic en Buscar.
3. De esa lista desplegable, seleccione el gráfico y use las flechas arriba y propias (Figura A) para examinar todos los archivos gráficos.

Figura A

Moverse por un dibujo es una excelente manera de encontrar una imagen específica para poder eliminarla, reemplazarla, moverla o formatearla. De hecho, puede detenerse en un gráfico, realizar cambios y pasar al resto de los gráficos.

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Cómo usar el panel de selección en Word para seleccionar archivos de gráficos

El panel de selección proporciona una forma de seleccionar archivos, pero no puedo decir que sea mejor que buscar, pero usará ambas funciones de diferentes maneras. Para abrir el panel de selección, haga clic en Selecciones en el grupo Edición y elija Panel de selección.Este panel muestra una lista de archivos gráficos en la página actual, a medida que Figura BCon este panel, puede evitar la navegación al encontrar rápidamente el archivo específico que necesita.Para bien o para mal, este panel solo se aplica a la página actual, no a todo el documento.

Figura B

Si está trabajando con una gran cantidad de archivos gráficos, le recomiendo que les dé nombres significativos para que se puedan encontrar fácilmente en este panel. Para cambiar el nombre de un archivo de dibujo, selecciónelo en el panel Selección, presione F2 e ingrese un nuevo nombre.

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Para realizar la misma tarea en varios archivos en la página actual se puede manejar fácilmente en el panel de selección.Con el panel abierto, simplemente use la tecla Ctrl para crear una selección no contigua o contigua como se muestra Figura CCon un conjunto de selección, se realizarán cambios en todos los archivos seleccionados. Desafortunadamente, esto no funciona con gráficos en línea. Específicamente, puede seleccionar un gráfico en línea individualmente, pero no puede incluirlo en una tarea de selección múltiple.

Figura C

Hay una diferencia entre los paneles Buscar y Seleccionar: este último le permite seleccionar archivos para que pueda trabajar con varios archivos al mismo tiempo. En este punto, hemos visto varias formas de manejar varios archivos. Sin embargo, a veces querrá tratar todos los archivos gráficos de la misma manera.

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Cómo manipular todos los archivos gráficos en Word

La manipulación de todos los archivos gráficos es un poco limitada, ya que, hasta donde yo sé, no hay una función integrada para seleccionar todos los archivos gráficos. Puede usar Buscar para explorarlos, y el panel Selección le permite trabajar con todos los archivos de dibujo en una sola página. Sin pasar por los aros de VBA, está limitado a lo que puede hacer con la tarea Reemplazar todo en el gráfico. Por ejemplo, supongamos que desea reemplazar todos los archivos gráficos con archivos nuevos. Puede hacerlo insertando un nuevo archivo en el documento y luego copiándolo en el portapapeles seleccionándolo y presionando Ctrl+C. (Puede eliminarlo más tarde). El siguiente paso es usar Reemplazar, así:

1. Presione Ctrl+H para abrir el cuadro de diálogo Reemplazar.
2. Haga clic dentro del control Buscar e ingrese ^g (para un archivo gráfico).
3. En el control Reemplazar con, presione Ctrl+C (contenido del portapapeles), como se muestra en la figura Figura D.
4. Haga clic en Reemplazar todo y cierre el cuadro de diálogo.

Figura D

Hay algunas cosas a tener en cuenta al elegir esta ruta:

• Está reemplazando todos los archivos de gráficos: diagramas, íconos, imágenes, etc., por lo que no siempre es apropiado.
• Incluso si no desea reemplazarlos todos, podría ser más rápido usar este método si desea reemplazarlos casi todos, luego vuelva a insertar los pocos que no desea reemplazar.
• Este método no funciona con gráficos en línea. Los archivos de demostración están un poco mezclados, por lo que puede verlo en acción.

Manténganse al tanto

Al trabajar con grupos de archivos, puede formatear, cambiar el tamaño, mover y más. No puedes hacer esto con imágenes usando replace. Para este tipo de tareas, debe seleccionar todas las opciones de gráficos. En un artículo de seguimiento, le mostraré cómo crear dicha opción usando VBA.