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Cómo ordenar datos por varias columnas en Excel

Ordenar es una de las tareas más fáciles en Microsoft Excel. Haga clic, ¡ya está! Al menos hasta que necesite ordenar por varias columnas. Para esta tarea de clasificación, debe personalizar la clasificación. Eso es todo.

excel spreadsheet
Imagen: PixieMe/Shutterstock

Si solo necesita clasificar en orden ascendente o descendente, la clasificación es una tarea sencilla en Microsoft Excel. Excel es lo suficientemente inteligente como para interpretar rangos de datos. No todo es tan fácil. Afortunadamente, Excel ofrece dos tipos de clasificación personalizada: por elementos irregulares y por varias columnas. El artículo reciente Cómo crear clasificaciones personalizadas cuando las clasificaciones regulares no funcionan en Excel le mostró cómo crear una lista única de elementos de clasificación, como lunes, martes, etc., o pequeña, mediana y grande. En este artículo, le mostraré cómo ordenar por varias columnas. Por ejemplo, es posible que desee ordenar la tabla de ventas por persona y región. El resultado final agrupa a las personas y luego agrupa cada grupo por región.

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Hay dos formas de iniciar la clasificación personalizada:

  • En la pestaña Inicio, haga clic en Clasificación en el grupo Editar y luego haga clic en Clasificación personalizada.
  • En la pestaña Datos, haga clic en Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar.

Utilice el que prefiera a lo largo del artículo.

Uso Microsoft 365 en Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar versiones anteriores. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Excel Online admite la clasificación por varias columnas.

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Cómo ordenar por dos columnas

La agrupación es una tarea común de la base de datos y la clasificación por varias columnas es esencialmente lo mismo. Realiza una ordenación primaria en una columna en particular y luego una ordenación secundaria en el resultado de la ordenación primaria. Tampoco está limitado a dos columnas, pero mantendremos el ejemplo simple.

Figura A Se muestra un conjunto de datos simple con datos de ventas de varias personas y el área correspondiente para cada registro. Suponga que desea ver la comisión total de cada persona desglosada por región. Este requisito requerirá la clasificación por varias columnas; la clasificación principal estará en la columna Personal y la clasificación secundaria estará en la columna Región.

Figura A

excelmulticolsort a
Ordenaremos por personas y regiones.

Puede ordenar por persona o región, pero no puede ordenar por ambas utilizando solo las opciones de ordenación. En este caso, debe crear una ordenación personalizada como esta:

  1. Haga clic en cualquier lugar dentro del conjunto de datos, preferiblemente en la columna Personas, pero no es necesario.
  2. En el grupo Editar (en la pestaña Inicio), haga clic en Opciones de clasificación y filtro, y seleccione Clasificación personalizada en la lista desplegable.
  3. Si hace clic dentro de la columna Personas, la primera configuración Ordenar por en el cuadro de diálogo Resultados debería ser Personas. Si no, selecciona a las personas ahora. Las opciones Ordenar por y Ordenar deben establecerse en Valores de celda y de la A a la Z respectivamente, ya que estas son las configuraciones predeterminadas. Haz cambios si es necesario.
  4. En este punto, ha satisfecho la clasificación primaria. Para crear una ordenación secundaria, haga clic en la opción Agregar nivel.
  5. En la lista desplegable Entonces por, seleccione Región. Del mismo modo, las columnas Ordenar por y Orden deben establecerse en Predeterminado, Valor de celda y de la A a la Z (Figura A).
  6. Ahora que ha configurado dos columnas de clasificación, haga clic en Aceptar para realizar la clasificación.

como puedes ver Figura B, Excel agrupa los nombres en la columna Personas en orden alfabético ascendente. Luego, ordene las regiones dentro de cada grupo de nombres. James tiene tres regiones, North Central y Southwest. Luego, desciende a Martha y Rosa. Sus grupos regionales son los mismos, Noroeste y Suroeste.

Figura B

excelmulticolsort b

Este método es más fácil. Solo hay dos columnas y son consecutivas. Vamos a complicar un poco los requisitos con un segundo ejemplo.

Cómo agregar una tercera columna para ordenar en Excel

Hay pocos días que se repiten, pero unos pocos meses que se repiten. Vamos a crear una nueva ordenación personalizada en tres columnas: Fecha, Persona y Región. Para hacer esto, primero debemos agregar una columna auxiliar, una columna que devuelve el mes. Para hacer esto, inserte una columna entre Fecha y Valor, ingrese la siguiente función en C3 y cópiela en las celdas restantes:

=mes(B3)

=mes([@Date]) (si está utilizando un objeto Tabla)

Luego, establezca el formato en General. Al hacerlo, se mostrará el valor que representa el mes. Por ejemplo, el 1 es enero, el 4 es abril, el 10 es octubre, etc. Ahora, configuremos una nueva ordenación personalizada:

  1. Haga clic en cualquier parte del conjunto de datos, preferiblemente en la columna de fecha, pero no es necesario.
  2. En el grupo Editar (en la pestaña Inicio), haga clic en Opciones de clasificación y filtro, y seleccione Clasificación personalizada en la lista desplegable.
  3. Si hace clic dentro de la columna Fecha, la primera configuración Ordenar por en el cuadro de diálogo Resultados debería ser Fecha. Si no lo ha hecho antes, seleccione la fecha actual. Las opciones Ordenar por y Ordenar deben establecerse en Valores de celda y De más antiguo a más nuevo, respectivamente. Realice estos cambios si es necesario.
  4. En este punto, ha satisfecho la clasificación primaria. Para crear una ordenación secundaria, haga clic en la opción Agregar nivel.
  5. En la lista desplegable Entonces por, seleccione Personal. Del mismo modo, las columnas Ordenar por y Ordenar deben establecerse en Predeterminado, Valor de celda y de la A a la Z.
  6. Haga clic en Agregar nivel, seleccione Región en el menú desplegable Luego por (Figura C), y luego haga clic en Aceptar para realizar la ordenación.

Figura C

excelmulticolsort c

como puedes ver Figura D, el 31 de enero es el primer grupo de fechas. James fue el único que realizó ventas en enero, pero tiene dos y las regiones están ordenadas alfabéticamente. Luke y Martha están clasificados en el grupo del 28 de febrero y ambos tienen un área, el noroeste.

Figura D

excelmulticolsort d

El conjunto de datos es simple, por lo que puede identificar fácilmente diferentes grupos ordenándolos en varias columnas. Para cada grupo, simplemente agregue un nuevo nivel de clasificación.

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