Cómo personalizar el correo de Outlook para Mac

Microsoft recientemente hizo que Outlook para Mac fuera gratuito, un movimiento que seguramente fomentará la adopción. Si está usando Outlook para Mac o está considerando hacer el cambio, aquí le mostramos cómo personalizar la vista de correo electrónico de la aplicación.

Foto: Karolina Grabowska/Pexels

Microsoft Outlook ha sido durante mucho tiempo el estándar de facto para las aplicaciones de clientes de correo electrónico corporativo, y por una buena razón. El programa es sólido, ofrece una configuración de cuenta simple y, a menudo, elimina muchos problemas de formateo y otros problemas potenciales que el personal de TI centrado en Microsoft u otros a veces podrían intentar culpar a la aplicación de correo nativa de Mac.

A principios de marzo de 2023, Microsoft hizo que la aplicación Outlook para Mac fuera gratuita. Anteriormente requería una suscripción a Microsoft 365 o una licencia independiente.

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Cómo obtener Outlook para Mac

La aplicación Microsoft Outlook para Mac está disponible. Simplemente vaya a la Mac App Store y descargue el programa.

Una vez instalada, asocia tu cuenta de correo electrónico con la aplicación. Para agregar una cuenta de correo electrónico a Outlook para Mac, abra el programa, haga clic en Herramientas en la barra de menú y seleccione Cuentas. En la ventana Cuenta que aparece, haga clic en el icono + (Figura A).

Figura A

Imagen: Eric Ecker

Use la ventana Cuentas para agregar cuentas de correo electrónico a Outlook para Mac.

El versátil Outlook para Mac permite vincular una variedad de cuentas de correo electrónico, incluidas las que funcionan con Microsoft Exchange, IMAP, Google y Apple iCloud. Asistente para agregar cuenta (Figura B) se incluyen para ayudar en el proceso.

Figura B

Imagen: Eric Eckel.

Outlook para Mac incluye un Asistente para agregar cuentas para ayudar a conectar cuentas de correo electrónico.

Después de ingresar la dirección de correo electrónico y especificar cualquier configuración de cuenta necesaria, Outlook para Mac agrega la cuenta de correo electrónico. A continuación, se debe mostrar el mensaje correspondiente en la aplicación.

Cómo personalizar Outlook para Mac

El cliente de correo electrónico de Microsoft para Mac permite una fácil personalización de los portafolios de visualización. Figura C Se muestra una opción que oculta carpetas y la barra lateral «Mi día» para permitir que los lectores se concentren en el mensaje.

Figura C

Imagen: Eric Ecker

Las configuraciones y los ajustes de múltiples vistas son posibles con Outlook para Mac. Aquí, la barra lateral está oculta para que pueda concentrarse en el mensaje.

Una de las mejores maneras de navegar por la configuración de vista de Outlook para Mac es hacer una pausa mientras se desplaza sobre los distintos íconos. Después de unos momentos, la aplicación generalmente muestra las instrucciones emergentes correspondientes. Usando este método, puede hacer lo siguiente:

• Habilita y deshabilita la barra lateral de carpetas en el panel de navegación izquierdo.
• Oculta y muestra el panel de notificaciones a la derecha.
• Vea más elementos ocultos en la lista de iconos que se muestran que le permiten eliminar, responder y reenviar mensajes.
• Comparta proyectos usando Teams.
• Enviar información a OneNote.
• Informe de correos electrónicos sospechosos de phishing.

Cobertura de Apple de lectura obligada

Puede acceder a otras configuraciones de visualización de Outlook para Mac haciendo clic en Ver en la barra de menú. Las opciones incluyen ocultar o deshabilitar las vistas previas de los mensajes y convertir los mensajes a la vista de conversación, donde Outlook encadena los mensajes.

Puede organizar el panel de lectura (la ventana que muestra el contenido del mensaje) en el lado derecho de la pantalla. Algunos profesionales prefieren colocar este panel en la parte inferior de la aplicación. Para cambiar la posición, haga clic en Ver, luego haga clic en Panel de lectura y especifique Derecha, Debajo u Oculto (para eliminar el Panel de lectura por completo).

Outlook para Mac también ofrece Bandeja de entrada prioritaria. Habilitar esta función separa los correos electrónicos en dos pestañas: una para «Puntos clave» y otra titulada «Otros», quizás inspiradora.

Los mensajes que se consideran importantes se colocan en la pestaña «Enfoque», mientras que la información sospechosa de ser menos relevante se mueve a la pestaña «Otro». Para habilitar la Bandeja de entrada Prioritarios, haga clic en Ver y seleccione Activar la Bandeja de entrada Prioritarios. Para deshabilitar la función, haga clic en Activar bandeja de entrada prioritaria, lo que elimina la marca de verificación que indica que la función está procesando activamente los mensajes de la bandeja de entrada y devuelve la configuración a la vista tradicional.

Las vistas previas de mensajes son otro elemento que se puede agregar o quitar fácilmente de la vista de correo de la aplicación. La imagen que se muestra anteriormente en la Figura C tiene una función de vista previa que muestra un vistazo del mensaje de una línea para cada correo electrónico correspondiente, inmediatamente debajo de la línea de asunto respectiva.

Si bien las barras de herramientas predeterminadas de Outlook para Mac funcionan bien, ajustarlas es fácil y toma solo unos minutos para brindar comodidad y ahorro de tiempo todos los días de trabajo. Para ajustar las barras de herramientas, haga clic en Ver y luego seleccione Personalizar barras de herramientas. Aparecerá la ventana de personalización de la barra de herramientas (Figura DSimplemente arrastre y suelte el icono correspondiente para agregar, eliminar y cambiar su posición en el cliente de correo electrónico.

Figura D

Imagen: Eric Eckel.

Cuando elige personalizar las barras de herramientas en Outlook para Mac, el icono que aparece en la ventana de personalización fluctúa ligeramente para indicar que la aplicación está en modo de personalización. Eliminar, archivar, anclar/desanclar, deshacer y bloquear son algunas de las muchas opciones disponibles para la personalización.

Algunos ajustes rápidos pagan dividendos consistentes

Outlook para Mac es un cliente de correo electrónico potente, confiable y funcional. Ahora que es gratis, más usuarios de Mac pueden usar esta aplicación con la mayoría de las cuentas o servicios de correo electrónico. Tomarse el tiempo para hacer algunos ajustes o ajustes primero ayuda a garantizar que la herramienta sea de su agrado personal y ayuda a mejorar la productividad cada día de trabajo, por lo que la correspondiente inversión de tiempo rápido bien vale la pena. En el peor de los casos, si determina que los ajustes de vista que ingresó no funcionan como se esperaba, siempre puede regresar.