Microsoft

Cómo programar correos electrónicos con Microsoft Power Automate

Imagen: Diego/Adobe Stock

Microsoft Outlook tiene limitaciones si desea programar correos electrónicos. Puede posponer los mensajes, pero Outlook debe estar abierto para que funcione correctamente. Tampoco se pueden crear fechas programadas condicionales. Por ejemplo, es posible que desee enviar correos electrónicos a los empleados cuando tengan tiempo libre. Puede crear una plantilla de Outlook y enviarla cuando sea el momento adecuado, pero ¿no sería bueno si no tuviera que hacer nada?

VER: Google Workspace frente a Microsoft 365: un análisis en paralelo con listas de verificación (Tecnopedia Premium)

En este tutorial, crearemos un flujo de Power Automate para enviar correos electrónicos de recordatorio a los empleados sobre el tiempo de compensación. Aprenderá a ingresar una expresión simple para crear una consulta interna que devuelva solo empleados con tiempo compensado. Luego, el proceso generará un correo electrónico para cada empleado y lo enviará. Lo único que debe hacer es mantener los datos de origen. Puede descargar un archivo de demostración para este tutorial de Power Automate.

Estoy usando Microsoft 365, Power Automate y OneDrive. También puede usar SharePoint.

Cómo establecer datos de origen en Excel

Para esta demostración, necesitamos dos cosas: una fuente de datos y un flujo de Power Automate. En el mundo real, una lista de empleados con tiempo compensatorio podría provenir de una aplicación de nómina o una base de datos de recursos humanos. Usaremos Microsoft Excel ya que es genérico. Es posible que pueda usar otro flujo para programar actualizaciones de los datos de origen.

Ahora, usaremos una tabla simple como se muestra Figura ATres empleados tienen tiempo compensatorio y uno no. Cuando los empleados tienen 8 o más horas de tiempo compensatorio, el proceso envía un correo electrónico a esos empleados para recordarles que hay tiempo disponible.

Figura A

PAScheduleEmails ACree una tabla simple de empleados y su tiempo de compensación disponible.

Ocho horas son las condiciones que determinan quién recibe el correo electrónico. La columna F contiene una instrucción IF() simple que devuelve Y o N:

= si ([@Hours]>=C1, «S», «N»)

La función devuelve Y si las horas acumuladas en la columna Horas son mayores o iguales que el valor base de 8 en C1. De lo contrario, la función devuelve N. Puede ingresar 8 en la función IF(), pero usar el valor de entrada es más flexible. Puede actualizarlo más tarde cambiando solo el valor en lugar de actualizar todas las funciones.

Por supuesto, no es un gran problema en este caso, pero cuando se trata de hojas de trabajo ocupadas, ingresar valores puede ser útil. En nuestro caso, el proceso necesita una forma de identificar qué empleados han recibido correos electrónicos.

Notarás que la dirección de correo electrónico es mía. Para fines de demostración, ingrese su correo electrónico para que pueda probar el ejemplo más tarde. Al aplicar esto a su propio trabajo, deberá usar la dirección de correo electrónico del empleado.

Antes de continuar, hay algunas cosas que debe saber sobre el proceso:

  • No puede enviar el formato a la transmisión. Si sus datos necesitan formato, use la función TEXT() para crear una segunda columna para mostrar el formato y enviar esos datos en lugar de los datos sin procesar.
  • Power Automate solo funciona con objetos de tabla de Excel. El nombre de la tabla de demostración es TableSchedule.
  • Debe guardar el archivo de Excel en SharePoint o OneDrive. Estoy usando OneDrive, pero si está usando SharePoint, las instrucciones no serán muy diferentes.

Una vez que su archivo de Excel esté listo, puede comenzar a crear flujos en Power Automate.

Cómo crear un flujo de programación en Power Automate

Para iniciar el proceso de planificación, inicie sesión en su cuenta de Microsoft e inicie Power Automate como de costumbre. En el panel izquierdo, haga clic en Crear y seleccione Transmisión en la nube programada.En el cuadro de diálogo que aparece, crea el plan que ves allí. Figura B Luego haga clic en Crear. Power Automate ejecutará este flujo todos los jueves a las 10:00 a. m.

Figura B

PAScheduleEmails BConfigura el plan.

Figura C

PAScheduleEmails CLa repetición programada es el desencadenante del flujo.

Figura C Se muestran activadores repetidos. Para continuar, haga clic en Nuevo paso. Queremos conectarnos a un archivo de Excel, así que haga clic en Excel Online (Empresa). Si usa una cuenta personal, haga clic en Excel Online (OneDrive). La lista resultante de operaciones se reduce a operaciones de Excel solamente. En este caso, haga clic para enumerar las filas que existen en la tabla (Figura D).

Figura D

PAScheduleEmails DQueremos procesar todas las filas en una tabla de Excel.

Utilice los menús desplegables para especificar la ubicación y la biblioteca de documentos. Para identificar el archivo de Excel, utilice la herramienta de exploración como lo haría al intentar abrir el archivo. En la lista desplegable Tabla, seleccione la tabla que contiene su programa de compensación. La tabla de demostración es TableSchedule, como se muestra en la figura Figura E.

Figura E

PAScheduleEmails EEspecifica dónde Power Automate puede encontrar datos de Excel para programar.

Haga clic en el enlace «Mostrar opciones avanzadas» para identificar al empleado que recibirá el correo electrónico.Haga clic dentro del control Consulta de filtro e ingrese una expresión

recordatorio eq ‘Y’

como muestra la imagen Figura F.

Figura F

PAScheduleEmails FIntroduzca una expresión.

Esta expresión crea una consulta interna que devuelve solo registros con un valor de Y en la columna de recordatorio. Debe encerrar la Y entre comillas simples, no entre comillas dobles. El resto de las opciones avanzadas son irrelevantes, así que haga clic en Nuevo paso para continuar.

A continuación, especifique la acción, en este caso, Enviar correo electrónico. Ingrese el correo electrónico en el control de búsqueda para reducir las opciones.Haga clic en Office 365 Outlook, como se muestra en la figura Figura G, o el servidor de correo electrónico que está utilizando.Mostrar de la lista de resultados Figura Hseleccione Enviar correo electrónico (V2).

Figura G

PAScheduleEmails GIdentifique el servidor de correo electrónico.

Figura H

PAScheduleEmails HSeleccione la acción Enviar correo electrónico.

En el siguiente paso, crearemos el mensaje de correo electrónico real. Los contactos cambian cada semana, por lo que debemos especificar el contenido dinámico haciendo clic en Agregar contenido dinámico. Si no ve el enlace, haga clic en la flecha doble en la esquina superior derecha del control Para. Al hacerlo, pasará al modo avanzado.

Bajo el control de búsqueda, Power Automate enumera las columnas en el archivo de Excel que contienen direcciones de correo electrónico. Si quieres verlo, haz clic en Ver más a la derecha.como puedes ver Figura 1puede acceder a todas las columnas, pero el correo electrónico es correcto, así que haga clic en él.

como puedes ver Figura JPower Automate sabe enviar un correo electrónico por separado a cada dirección de correo electrónico en la columna Correo electrónico.

Figura 1

PAScheduleEmails ISeleccione la columna de Excel que contiene direcciones de correo electrónico.

Figura J

PAScheduleEmails JSalida de contenido dinámico de la aplicación Power Automate.

A continuación, haga clic en Enviar correo electrónico (V2) debajo del control de salida que muestra el valor x. Power Automate completa el control Para, así que terminemos el correo electrónico. Ingrese Comp Time Reminder para como el texto del asunto. Puede agregar nombres de destinatarios al asunto haciendo clic en Agregar contenido dinámico y luego en Empleado.Al hacerlo, se agregará la columna al tema como se muestra. Figura KAsegúrese de agregar un espacio después de para antes de agregar la columna Empleado.

Figura K

PAScheduleEmails KAgregue el nombre del empleado al control de tema.

Figura L

PAScheduleEmails LCrea un mensaje.

A continuación, haga clic en el cuerpo e ingrese el texto del correo electrónico como se muestra Figura LTenga en cuenta que he agregado contenido dinámico para completar la información personal cuando corresponda.

Haga clic en el enlace Mostrar opciones avanzadas e ingrese las notas que correspondan a su situación.Como puede ver, he agregado la dirección de mi organización en el control De como se muestra Figura MSi está haciendo esto para otra persona, ingrese su dirección. Está listo para guardar el proceso, así que haga clic en Guardar en la parte inferior de la pantalla.

Figura M

PAScheduleEmails MSi no es tuyo, por favor especifica la dirección del remitente.

Ahora es el momento de probar el flujo.

Cómo probar flujos de planes en Power Automate

Power Automate ahora puede probar el proceso por usted. Haga clic en Prueba en la esquina superior derecha.En el panel Flujo de prueba generado, haga clic en Manual, como en Figura N, haga clic en Prueba y, a continuación, haga clic en Ejecutar proceso. Si el proceso se ejecuta correctamente, haga clic en Finalizar. De lo contrario, es posible que deba solucionar algunos problemas y probar nuevamente.

Figura N

PAScheduleEmails NPrueba de tráfico.

¿Cómo puedo asegurarme de que la prueba sea realmente exitosa? En este caso, el flujo le envió dos correos electrónicos; recuerde, para fines de demostración, usó la dirección de su organización de correo electrónico, así que abra su cliente de correo electrónico y busque esos correos electrónicos. Figura O mostrar el mio

Figura O

PAScheduleEmails OEl proceso envió dos correos electrónicos a mi bandeja de entrada de Microsoft Outlook durante la prueba.

Teniendo en cuenta las recompensas que obtiene, sin tareas repetitivas, ¡crear un proceso de Power Automate es fácil! En esta demostración, su única tarea es actualizar los datos de origen en Microsoft Excel una vez por semana. Sin embargo, lo más probable es que pueda usar otro proceso para descargar los datos actualizados y omitir Excel por completo.

LEER  Windows PowerToys 0.62.0 agrega tres nuevas utilidades al Windows Power User Toolkit

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Botón volver arriba