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Cómo refinar sus criterios de búsqueda para buscar de manera más eficiente en Microsoft Outlook

Encontrar rápidamente correos electrónicos importantes es fácil cuando sabe cómo hablar con Outlook.

Inicio de Microsoft OutlookImagen: Fotografía IB/Adobe Stock

Muchos de nosotros pasamos mucho tiempo en Microsoft Outlook. Eso es porque hay mucho que hacer y muchos de nosotros pasamos todo el día en Outlook. Esta es la razón por la cual la búsqueda eficiente es tan importante. «No puedo encontrar un correo electrónico con el proceso de licitación» no es una buena manera de comenzar una reunión. Afortunadamente, Outlook ofrece muchas formas de limitar o expandir su búsqueda de correo electrónico.

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En este tutorial, le mostraré cómo mejorar su cadena de búsqueda para obtener los resultados más efectivos al buscar un correo electrónico específico. Uso Microsoft 365 Desktop en Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores de Microsoft Outlook.

Cómo aplicar la búsqueda simple en Microsoft Outlook

El control de búsqueda en la barra de título de Outlook es la herramienta de búsqueda en todas las ventanas. Para iniciar una búsqueda, haga clic en el control e ingrese una cadena de búsqueda. Outlook devolverá una lista de elementos que contienen la cadena de búsqueda o partes de la cadena de búsqueda. Al perfeccionar esta cadena de búsqueda, puede mejorar sus resultados.

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Cuando hace clic en el control de búsqueda, Outlook muestra una lista de búsquedas sugeridas basadas en sus búsquedas recientes. A la izquierda, verá un menú desplegable que le permite limitar su búsqueda a buzones y carpetas específicos. Este menú desplegable solo está disponible cuando el control de búsqueda tiene el foco.

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Los menús desplegables son la primera parada para búsquedas más eficientes. Puede limitar o ampliar su búsqueda especificando dónde buscar. El buzón actual es el buzón predeterminado. Si sabe que el mensaje que está buscando está en un buzón específico, no desea ver todos los buzones. Del mismo modo, no desea limitar su búsqueda a un buzón de correo cuando cree que puede haber una coincidencia en otros buzones de correo, o incluso cuando no está seguro.

Cómo aplicar la búsqueda de Outlook de manera más eficiente

Ahora veamos las posibilidades de buscar cadenas. Es importante tener en cuenta que Outlook analiza los correos electrónicos y los archivos adjuntos en busca de cadenas de búsqueda.

Si la cadena de búsqueda contiene varias palabras, como Susan Harkins, Outlook encontrará todas las palabras que coincidan con Susan y Harkins, incluidas Susanne, Susan Jones y Dan Harkins.

Cuando busque mensajes de una persona específica, ingrese su dirección de correo electrónico. Por ejemplo, si ingresa [email protected], Outlook mostrará una lista de todos los mensajes que contengan [email protected]:

  • control
  • control de sujeto
  • Cuerpo del mensaje
  • apéndice

Hay muchos lugares para buscar. Para limitar estos resultados, agregue from a la cadena de búsqueda de la siguiente manera:

De: [email protected]

Al hacerlo, solo se enumerarán los mensajes recibidos de Jane Doe.

Si el texto del asunto es su búsqueda, como «Agenda de la reunión de planificación del equipo para revisión», limitar la cadena a unas pocas palabras clave producirá los mejores resultados. Si ingresa el texto completo del asunto, Outlook enumerará todos los mensajes que contengan cualquiera de estos mundos en los campos de destinatario y asunto, el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos. Algunas cadenas de búsqueda mejores son «Reunión de planificación», «Agenda de la reunión» o incluso simplemente «Revisar».

Más reglas de búsqueda a considerar son las siguientes:

  • Outlook no tiene en cuenta la puntuación.
  • Outlook devuelve solo los primeros 250 elementos que coinciden con la cadena de búsqueda.
  • Outlook no responderá bien si la cadena de búsqueda contiene más de un idioma. Los resultados han sido mixtos.

Además de las cadenas de búsqueda de texto, Outlook también evalúa los operadores en las cadenas de búsqueda.

Cómo usar los operadores correctamente en Outlook

Es posible que esté familiarizado con operadores como AND, NOT, OR, etc. Puede usar operadores para refinar su búsqueda. Al usar operadores en Outlook, siempre se deben usar letras mayúsculas. Formulario A Se enumeran los usos más comunes de los operadores y algunos otros términos de búsqueda reservados.

Formulario A

operador cadena de búsqueda resultado
y susan y hudgens Todos los artículos que contengan Susan y Harkins serán devueltos. No enumerará proyectos que solo contengan a Susan o solo a Harkins.
o susan o huggins Todos los artículos que contengan Susan o Harkins y Susan Harkins serán devueltos.
no Susan no es Hudgens devolverá todos los artículos que contengan Susan pero no Harkins.
«» «susana» coincidirá con Susan, pero no con Susanne.
sobre Acerca de: «Reunión de equipo» Solo se mostrarán los mensajes con «Reunión de equipo» en el asunto, cuerpo o archivo adjunto.
Desde aproximadamente De: «Susan Harkins» Acerca de: «Reunión de equipo» Solo se mostrarán los mensajes de Susan Harkins con el asunto «Reunión de equipo».
tema Tema: «Reunión de equipo» Solo se mostrarán los mensajes con «reunión de equipo» en el asunto.

Hay muchas posibilidades para buscar en Outlook. Si hay un campo, simplemente puede buscarlo por el nombre del campo seguido de dos puntos. Por ejemplo, si estuviera buscando contactos, podría usar la cadena de búsqueda lastname: «Harkins» para enumerar solo los contactos con el apellido Harkins. Con un poco de reflexión, puede refinar sus términos de búsqueda para producir los mejores resultados.

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