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Cómo regresar la primera y la última vez desde la marca de tiempo en la tabla dinámica de Microsoft Excel

Al analizar datos agrupados, omita funciones complejas y use tablas dinámicas de Microsoft Excel.

Imagen: Diego/Adobe Stock

El artículo Cómo devolver la primera y la última vez desde una marca de tiempo en Microsoft Excel utiliza la función de matriz dinámica para devolver la primera y la última vez desde una marca de tiempo en Microsoft Excel. Funciona, y aprendes mucho en el proceso. Sin embargo, si no le importa informar los mismos datos en una tabla dinámica de Microsoft Excel, es más trabajo.

En este tutorial, le mostraré una manera fácil de informar la primera y la última vez desde las marcas de tiempo en Excel usando una tabla dinámica. Usaremos los mismos datos del artículo anterior. Puede descargar una demostración de este tutorial de Excel.

VER: Google Workspace frente a Microsoft 365: un análisis en paralelo con listas de verificación (Tecnopedia Premium)

Uso Microsoft 365 en Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior de Excel. Excel para la web admite tablas dinámicas.

Cómo crear una tabla dinámica en Excel

Una marca de tiempo es una combinación de fecha y hora que marca un punto específico en el tiempo. Si cambia el formato de la celda a General, verá un número en lugar de una marca de tiempo.El entero del número representa la fecha y el valor decimal representa el tiempo dentro de esa fecha, como lo haría en Figura A.

Figura A

PTFirstLastTimestamp ALos números en la columna D son los valores subyacentes para los valores de marca de tiempo en la columna C.

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Ahora supongamos que dirige una mesa de ayuda. Al final del día, informa cada llamada por cliente y cuándo entró la llamada. Los clientes pueden llamar varias veces y usted informa la primera y la última llamada por cliente. La forma más rápida es usar una tabla dinámica.

Insertar tabla dinámica basada en datos del centro de llamadas Figura Ahaga clic en cualquier lugar dentro de la tabla y haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Insertar.
  2. En el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y seleccione Desde tabla/rango en la lista desplegable. En este caso, Excel basará la tabla dinámica en TableCalls2.
  3. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Hoja existente.
  4. Haga clic dentro del control de posición, luego haga clic en E2 (Figura B).
  5. Haga clic en Aceptar.

Figura B

PTFirstLastTimestamp BConfigure una tabla dinámica.

Excel insertará un marco de tabla dinámica en blanco.usar Figura C Como guía, arrastre el campo ID de cliente a la lista Filas. La tabla dinámica resultante tiene una columna, un conjunto de ID de clientes. Ahora agreguemos las columnas de primera y última llamada.

Figura C

PTFirstLastTimestamp CUtilice el panel Campos para agregar campos al marco de la tabla dinámica.

Para volver a llamar a cada cliente:

  1. Arrastre Fecha de llamada a la lista Valores en el panel Campos. De forma predeterminada, Excel devolverá el recuento de llamadas para cada grupo (Figura D). El primer cliente, 101, es el único cliente que recibe varias llamadas.
  2. Para cambiar la función, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar dentro de la columna Llamada recién agregada y seleccione Configuración de campo de valor en el submenú Resultados.
  3. En el cuadro de diálogo que aparece, en la lista Resumir campo de valor por, seleccione MIN (Figura E).

Figura D

PTFirstLastTimestamp DAgregue el campo de fecha de llamada a la lista de valores.

Figura E

PTFirstLastTimestamp ESeleccione la función MIN para la nueva columna.

Figura F

PTFirstLastTimestamp FLa función MIN devuelve la primera marca de tiempo de cada grupo.

como puedes ver Figura F, la nueva columna devuelve la hora de la primera llamada de cada cliente. Para dar formato a los valores en la nueva columna, seleccione y haga clic con el botón derecho en la selección, elija Formato de número en el submenú Resultados, seleccione Hora en la lista Categoría y haga clic en Aceptar. También puede cambiar el texto del título a «Primera llamada» para que sea más significativo para la audiencia.

Para agregar el tiempo de la última llamada, haga lo mismo, pero en lugar de seleccionar MIN, seleccione MAX.Formatee el valor y cambie el texto del título a Última llamada como se muestra a continuación Figura G.

Figura G

PTFirstLastTimestamp GLa tabla dinámica completa muestra la primera y la última llamada de cada cliente.

Puede detenerse aquí, pero solo un cliente tiene más de una llamada. Es confuso usar el mismo tiempo para la primera y la última llamada.

Cómo agregar formato condicional a una tabla dinámica

Si cree que mostrar la misma hora cuando la primera y la última hora de invocación son las mismas puede confundir a los espectadores, puede agregar una regla de formato condicional para mostrar solo la primera hora de invocación cuando la primera y la última hora de invocación son las mismas .

Para agregar formato condicional:

  1. Seleccione el último valor llamado en la tabla dinámica.
  2. Haga clic en la pestaña Inicio, luego haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos y seleccione Nueva regla en la lista desplegable.
  3. En el panel superior, seleccione todas las celdas que muestran el valor de Última llamada para ID de cliente.
  4. En el panel central, haga clic en la última opción para usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.
  5. En el control de fórmula, ingrese =$G3=$F3 (Figura H).
  6. Haga clic en Formato, haga clic en la pestaña Fuentes, elija blanco de la paleta y haga clic en Aceptar dos veces para volver a la hoja de trabajo.

Figura H

PTFirstLastTimestamp HIntroduzca reglas condicionales simples.

Figura 1

PTFirstLastTimestamp IDespués de aplicar la regla de formato condicional, solo un cliente 101 muestra la hora de la primera y la última llamada.

como puedes ver Figura 1, el formato condicional oculta la hora de la última llamada cuando es la misma que la hora de la primera llamada. Puede eliminar la fila total, pero mostrará la primera y la última llamada del día, por lo que es información significativa.

Las tablas dinámicas son una manera fácil de mostrar la primera y la última hora de las marcas de tiempo en Excel. Si una tabla dinámica es un informe aceptable, es la solución más fácil.

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