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Cómo resaltar detalles para obtener mejores perspectivas mediante minigráficos en Excel

Los minigráficos son gráficos en celdas en Microsoft Excel que son fáciles de crear y muy útiles, pero con algunas configuraciones específicas pueden ser más esclarecedores.

excel sparklines
Imagen: Paul Barnwell/Shutterstock

El artículo reciente «Cómo los minigráficos manejan los valores no numéricos en Excel» le muestra cómo evitar las trampas de los valores no numéricos en los conjuntos de datos de Microsoft Excel. La mejor defensa es asegurarse de que no haya valores no numéricos en el conjunto de datos de valor, pero esto no siempre es posible, especialmente en hojas importadas o heredadas. Pero este es un paso importante para garantizar la validez de los datos. En este artículo, continuaremos usando minigráficos, pero en lugar de buscar errores, ¡estaremos exponiendo valores que podría pasar por alto! Este es un problema inherente a los minigráficos porque son muy pequeños. Los detalles importantes pueden perderse fácilmente en el panorama general. En este artículo, te mostraré algunas formas de resaltar detalles importantes.

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Cobertura de Windows de lectura obligada

Uso Microsoft 365 en Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Para su comodidad, puede descargar un archivo .xlsx de demostración. La versión de menú .xls no admite minigráficos. Excel Online mostrará minigráficos existentes cuando abra un libro, pero no podrá crearlos ni modificarlos en línea.

Acerca de minigráficos

Los minigráficos existen desde hace mucho tiempo. Son gráficos pequeños que caben en una celda para echar un vistazo rápido a las tendencias, el crecimiento, los valores mínimos y máximos, y más. Son fáciles de insertar y tienen un gran impacto. Para insertar un minigráfico, seleccione la primera columna adyacente en blanco a la derecha del conjunto de datos. Luego, haga clic en la pestaña Insertar y seleccione una de las opciones en el grupo Minigráfico, como Línea. Rango de datos de entrada (Figura A) y haga clic en Aceptar. (Si elige un rango de datos, es posible que deba volver a ingresar el rango de ubicación; esta configuración no parece ser tan complicada como otras configuraciones similares). De un vistazo, puede recopilar la siguiente información sobre sus datos:

  • Tanto James como Martha han visto aumentar sus ventas recientemente.
  • Las ventas en Luke’s y Rosa se desplomaron después de buenos resultados.
  • Tanto June como Nick han crecido constantemente.
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Por otro lado, es difícil saber quién tiene la mayor cantidad de ventas, pero solo por los minigráficos, mi apuesta es junio, aunque Nick parece un competidor cercano. Las ventas aumentaron constantemente en junio, no bajaron, y la caída de Nick no fue tan dramática como las demás. Sin embargo, no puedes estar seguro. Los minigráficos son una buena herramienta de visualización, pero las líneas predeterminadas no siempre cuentan la historia completa.

Figura A

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historia sin contar

Con solo mirar los minigráficos, es posible que se pierda algunos detalles importantes porque no se pueden distinguir los 0. Entonces, es posible que no se dé cuenta de que James no está vendiendo en Midlands y en realidad está perdiendo dinero en el noreste. Tampoco se daría cuenta de que Martha no vendió en el suroeste y tuvo un rendimiento inferior en Midlands. Además, las ventas de Rosa en el Sureste son significativamente más bajas que en otras regiones.

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Los minigráficos son pequeños, por lo que no siempre exponen detalles que brinden información importante. Afortunadamente, hay maneras de hacer que estos detalles se destaquen.

formateado para exponer los detalles

Tal vez la primera mejora visual debería exponer valores negativos, realmente debería destacarse. Puedes hacerlo:

  1. Seleccione Minigráficos; eso es H3:H8.
  2. Haga clic en la pestaña contextual Minigráficos.
  3. En el grupo Estilo, haga clic en el menú desplegable Color del marcador y elija Punto negativo (Figura B); elegí rojo. Solo James tiene un valor de venta negativo.

Figura B

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Sin esa bandera, no sabría que James tuvo ventas negativas o que él fue el único con ventas negativas. Sin embargo, la etiqueta no lo ayudará a encontrar a los mejores vendedores. De hecho, es difícil saber quién es el mejor vendedor, quién es el último, y así sucesivamente. Esto se puede arreglar con otro cambio rápido de formato.

De forma predeterminada, Excel evalúa el eje vertical de cada registro, lo que dificulta las comparaciones visuales entre registros. En su lugar, es posible que desee utilizar el mismo eje para cada registro, lo cual es fácil de hacer:

  1. Seleccione Minigráficos (H3:H8).
  2. Si es necesario, haga clic en la pestaña contextual Sparkline.
  3. En la lista desplegable Eje (en el grupo Grupos), la opción Vertical Axis Min y la opción Vertical Axis Max (Figura C).

Figura C

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El cambio es en gran parte sutil, pero estamos más cerca que nunca. Lo que estás viendo es un ligero ajuste de estos máximos y mínimos porque los valores están muy cerca. Verá cambios más notables cuando se trata de registros con valores que son mucho más altos o más bajos que otros.

Acabamos de hacer que el eje sea el mismo para todos los registros, así que ahora mostremos el eje de la siguiente manera:

  1. Seleccione Minigráficos (H3:H8).
  2. En la lista desplegable Eje (en el grupo Grupo), seleccione Mostrar eje.

Figura D Se muestran los resultados, lo que hace que sea más fácil ver qué tan bajos son estos mínimos. Incluso en este ejemplo simple con pocos cambios, creo que es más obvio que antes que June es nuestro mejor vendedor.

Figura D

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Si aún encuentra que los minigráficos no aparecen como le gustaría, cambie la altura de la fila y/o el ancho de la columna. Figura E Se muestran los mismos minigráficos, pero la caída y la subida son más dramáticas que antes.

Figura E

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Manténganse al tanto

Estos cambios fundamentales pueden cambiar radicalmente la historia que cuentan los minigráficos. En un artículo futuro, le mostraré cómo usarlos en una configuración de tablero para comparar cada registro con las ventas promedio.

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