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Cómo tener una reunión uno a uno efectiva

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El éxito de una empresa depende de la comunicación entre todos los miembros del equipo. La comunicación permite el flujo de nuevas ideas, allana el camino para la transformación digital y ayuda a las empresas a funcionar de manera más eficiente.

«Toda organización necesita utilizar todos los medios de comunicación», dice Elaine Varelas, socia gerente de Keystone Partners, comenzando desde arriba. Moira Alexander, colaboradora de Tecnopedia, informa que una de las mayores señales de que ha contratado al gerente equivocado es que tiene pocas habilidades de comunicación, ya que los líderes deben promover ideas e información de manera efectiva dentro de sus equipos.

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Pero los supervisores no pueden simplemente esperar hasta las revisiones de desempeño para hablar con los empleados, sino que deben sentarse regularmente con cada miembro del equipo y mantener abiertas las líneas directas de comunicación en todo momento. Los gerentes pueden hacer esto a través de una estrategia clave: reuniones individuales.

«Las reuniones uno a uno son absolutamente críticas para el éxito de una organización porque son una forma de controlar la moral e identificar las luchas individuales y los problemas que afectan a la organización en su conjunto», dijo Paul Wallenberg, director de tecnología de LaSalle Network. servicio de reclutamiento.

Las reuniones individuales entre los gerentes y cada uno de los miembros de su equipo son una forma para que ambas partes se conozcan entre sí sobre proyectos, ideas e ideas en curso. Sin embargo, los gerentes deben usar este tiempo de manera efectiva para que las reuniones sean efectivas.

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«[These] Las reuniones se ven como una gran oportunidad para que los empleados se comuniquen con los líderes senior y aprendan de ellos, reciban tutoría o los vean en acción «, dijo Varelas. «También pueden ser un momento para desarrollar conversaciones que muestren lo que los empleados están haciendo bien y lo que necesita ser desarrollado. Estas interacciones personales pueden ayudar a retener a los empleados o alentar a alguien a dejar la organización. «

Estrategias para buenas reuniones uno a uno

Los gerentes primero deben crear un espacio saludable y seguro para que los empleados hablen, dijo Wallenberg. «Crear un entorno que acoja la transparencia y la vulnerabilidad», añadió. «Una de las cosas que les digo a mis nuevos empleados y subordinados directos es que hay muy pocos problemas que podrían hacer que no solucione. De esa manera, se sentirán seguros y estarán felices de compartir malas noticias».

Una vez que se crea el espacio seguro, los supervisores deben considerar su audiencia. Piensa en la persona específica con la que estás hablando y prepárate para comunicarte con esa persona de la mejor manera para ella, dice Varelas.

Otra táctica importante para las reuniones efectivas es la consistencia: haga que los empleados repitan un tiempo específico (generalmente 30 minutos) en un día específico, dice Wallenberg. “De esa manera, están planificados y en el calendario durante todo el año”, agregó. «Si los gerentes y su personal se reúnen en momentos de estrés o ajetreo, puede ser una reunión uno a uno fuera de la oficina, la cafetería o el restaurante, o simplemente un paseo con el personal».

Wallenberg agregó que en cada reunión, los gerentes deben hacer un seguimiento de las iniciativas o desafíos discutidos en reuniones anteriores para demostrar que se preocupan y están preocupados.

Lo que los gerentes deben evitar

Uno-a-uno es un buen momento para hacer cualquier pregunta que pueda surgir a ambos lados de la mesa. Sin embargo, los gerentes deben evitar hacer suposiciones sobre los empleados, dijo Wallenberg. «Específicamente, no asumas que conoces la situación mejor que la persona que te la explica», agregó. Lo último que desea hacer es hacer que un empleado se sienta inseguro o desacreditado.

Los supervisores también deben evitar hacer juicios apresurados. “Por ejemplo, si las personas hacen acusaciones contra sus compañeros, no las interprete como un hecho sin una investigación independiente adicional”, dijo Wallenberg. «Esto es cierto, especialmente si alguien usa valores absolutos (es decir, ‘Mike siempre hace esto’ o ‘Nunca eso’)». Considere la posibilidad de recibir comentarios, pero aprenda más.

Lo más importante es que los gerentes deben centrar toda su atención en la reunión actual. Durante 30 minutos, los gerentes deben evitar llamadas telefónicas, correos electrónicos u otras distracciones, dijo Varelas. «Manténgase enfocado en la conversación. No es una conferencia, sino una situación interactiva diseñada para transmitir información para involucrar a los empleados, maximizar el aprendizaje y fomentar la productividad», agregó.

Cómo pueden ayudar los empleados

Tanto Varelas como Wallenberg dicen que los empleados pueden aprovechar al máximo sus reuniones individuales si están preparados. Al igual que los gerentes, los empleados deben ser honestos y transparentes en sus reuniones.

Varelas sugiere algunas preguntas a tener en cuenta al prepararse para las reuniones: ¿Qué se ha logrado desde la última reunión uno a uno? ¿Lo tienes archivado y listo para una conversación? ¿Ha identificado áreas sobre las que le gustaría aprender más y habilidades que le gustaría desarrollar? ¿Ha identificado una manera de lograr esto? ¿Tiene preguntas para su gerente? ¿Hay un lugar para usar la ayuda?

Después de presentar sus pensamientos y opiniones honestos, los empleados deben tomarse el tiempo para escuchar e interpretar los comentarios de su gerente. «La mayoría de las personas luchan con esto, pero su longevidad en una organización y su capacidad para avanzar a menudo se centran en recibir bien los comentarios e integrar la información en nuevos enfoques», dijo Varelas.

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