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Cómo usar plantillas de correo electrónico estandarizadas para una mejor comunicación

El uso de plantillas de correo electrónico estandarizadas ayuda a TI a comunicar información importante de manera clara y comprensible.

Si no se hace bien, compartir información técnica con la comunidad de usuarios puede tener algunos inconvenientes.

No es por falta de intentos. El correo electrónico ha sido el estándar de comunicación en el lugar de trabajo durante décadas, pero enviar un correo electrónico anunciando lo que la gente necesita saber ya no es suficiente.

Consulte: Paquete de políticas: Ética en el lugar de trabajo (Tech Pro Research)

falla en ambos lados. Parte de esto fue la sobrecarga de información, parte fue la poca capacidad de atención y parte fue esta mentalidad que no se aplicaba a mí.

Una forma de captar la atención de los usuarios y brindarles información importante de una manera fácil de entender es usar plantillas de correo electrónico estandarizadas.

Cómo crear plantillas de correo electrónico estandarizadas

El uso de plantillas estándar para discutir lo que los usuarios necesitan saber es invaluable para proporcionar un mecanismo consistente y confiable para difundir información.

Puede crear plantillas estándar en Outlook y guardarlas como archivos .msg para su reutilización. notas: Deberá personalizar cada plantilla cada vez, así que use una copia maestra en blanco con campos estándar donde luego puede agregar detalles específicos.

Por ejemplo, puede tener dos plantillas: una para alertas informativas (así se hace X, esto es lo que pasó en tal fecha, los procedimientos no debieron cambiar, etc.) y otra para alertas de mantenimiento (este sistema tiene cerrado o se cerrará en un período de tiempo próximo, deberá usar un proceso diferente o nuevo en una fecha determinada, etc.)

Ver también: Enfoque de liderazgo: cómo hacer que las reuniones sean valiosas (investigación profesional técnica)

Ejemplo de alerta informativa

Asunto: Alertas informativas

El cuerpo contendrá los siguientes campos:

Resumen: se recomienda KeePass para la gestión segura de contraseñas

Detalles: revise y siga estas instrucciones para instalar y confiar en KeePass para almacenar sus contraseñas de forma segura.

Enlace externo:

Relacionado: estos pasos lo ayudarán a administrar sus contraseñas de la manera más eficiente posible y reducir la complejidad de la administración de contraseñas

Ejemplo de alerta de mantenimiento

Asunto: Alertas de mantenimiento

El cuerpo contendrá los siguientes campos:

Resumen: el servidor de mensajería instantánea no funciona

Fecha/hora de mantenimiento: hora actual

Impacto en el sistema: el servidor está caído

Impacto en el servicio: el servicio de mensajería instantánea no está disponible

Solución alternativa sugerida: utilice el correo electrónico o el teléfono para comunicarse hasta que se restablezca el servicio.

Descripción: El servidor de mensajería instantánea no está disponible temporalmente. Está funcionando activamente y esperamos volver a estar en servicio a las 10 am. Se enviará un correo electrónico de seguimiento cuando vuelva a estar disponible.

Estos campos se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de su organización. Por ejemplo, puede agregar el logotipo de su empresa, la información de contacto y más.

Consulte: Comparación de funciones: software y servicios de marketing por correo electrónico (Tech Pro Research)

Dirección de grupo compartida

Envíe estos correos electrónicos desde una dirección de grupo compartida (como [email protected]) en lugar de la cuenta de un usuario individual. De lo contrario, se contactará directamente a la persona para resolver todas las preguntas o quejas sobre problemas técnicos no relacionados.

De hecho, recomiendo configurar la dirección del grupo para no recibir correos electrónicos de respuesta, al menos de los usuarios finales.

Marque estos correos electrónicos como muy importantes si corresponde, pero use esa opción con moderación o se convertirá en una situación de niño llorando lobo y estos correos electrónicos eventualmente serán ignorados.

Además, asegúrese de incluir un enlace o un conjunto de instrucciones en cada plantilla de correo electrónico estándar sobre cómo los usuarios pueden solicitar soporte técnico a través de los canales apropiados.

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