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Cómo usar plantillas en Asana

Asana te facilita el uso y la creación de plantillas únicas que pueden servir como base para tus esfuerzos de gestión de proyectos. Jack Wallen le muestra cómo crearlos y usarlos.

Imagen: wavemovies/Adobe Stock

Asana es un lugar mágico, donde los proyectos florecen y viven vidas eficientes. También es un gran servicio para los equipos que buscan mejorar su juego de gestión de proyectos. Y para los gerentes de equipo ocupados, se ocultan algunas herramientas útiles que hacen que la plataforma sea aún más sólida y útil.

Una de esas herramientas son las plantillas. Todo el mundo sabe qué son las plantillas y cómo pueden ayudar a simplificar el proceso de creación.

Déjame preparar la escena.

VER: Kit de contratación: Project manager (Tecnopedia Premium)

Ha creado el proyecto perfecto, con todo lo necesario para facilitar el seguimiento del proceso de flujos de trabajo muy complicados. Ahora, supongamos que se le ha asignado la tarea de recrear ese proyecto exitoso en Asana. ¿A qué te dedicas? ¿Comenzar desde cero y pasar por el minucioso proceso de agregar todos los elementos necesarios?

No, no lo haces. En su lugar, utiliza una plantilla. Pero no estás limitado solo a las plantillas que ofrece Asana, aunque el servicio ofrece bastantes plantillas bien diseñadas. En cambio, toma ese proyecto perfectamente construido y lo convierte en una plantilla.

Es bastante fácil de hacer, y el tiempo que ahorra al hacerlo lo liberará para diseñar y construir diferentes proyectos.

Primero, le mostraré cómo basar un proyecto en una plantilla de Asana preconstruida, luego le mostraré cómo convertir su proyecto actual en una plantilla que luego puede reutilizar.

LEER  Asana vs Jira | Comparación de software de gestión de proyectos

Cómo usar una plantilla prediseñada en Asana

Creemos un nuevo proyecto, basado en una plantilla de Asana prediseñada. Para hacerlo, inicie sesión en su cuenta de Asana y haga clic en el + asociado con su empresa (Figura A).

Figura A

asanatemplatesa
El nombre de mi empresa junto con los proyectos que he creado.

En la ventana emergente resultante (Figura B), haga clic en Usar una plantilla.

Figura B

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El menú emergente Crear proyecto en acción.

En la siguiente ventana, haga clic en el menú desplegable superior izquierdo y seleccione Todos los tipos (Figura C).

Figura C

asanatemplatesc
Si ya ha creado plantillas personalizadas, estarán disponibles seleccionando el nombre de su empresa.

Desde allí (Figura D), puede elegir entre una gran selección de plantillas disponibles.

Figura D

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Asegúrese de revisar toda la lista para ver todas las plantillas prediseñadas disponibles para usted.

Una vez que haya encontrado la plantilla que desea usar, haga clic en Usar plantilla (Figura E) y Asana abrirá el espacio de trabajo con esos elementos específicos listos.

Figura E

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Creación de un proyecto de Standup Meeting basado en la plantilla integrada.

Cómo crear una plantilla personalizada en Asana

Antes de continuar con esto, sepa que la función Proyecto personalizado no está disponible para el plan gratuito. Para usar esta función, debe actualizar al Plan Premium.

Dicho esto, supongamos que modificó la plantilla de Standup Meeting para que se ajuste perfectamente a las necesidades de su empresa. O quizás haya creado el proyecto perfecto desde cero y se le ha pedido que lo vuelva a crear para otro equipo. ¿A qué te dedicas?

Abra ese proyecto y asegúrese de que sea exactamente como le gustaría que se viera como plantilla. Una vez que esté satisfecho, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo a la derecha del nombre del proyecto y seleccione Guardar como plantilla (Figura F).

Figura F

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El menú desplegable Proyecto facilita guardar su trabajo como una plantilla.

En la ventana resultante (Figura G), asigne un nombre a la plantilla, configure la privacidad y haga clic en Crear plantilla.

Figura G

asanatemplatesg
Nombrando tu nueva plantilla de Asana.

Una vez copiada la plantilla, estará disponible en la pantalla de selección de plantilla eligiendo el nombre de su empresa en el menú desplegable superior izquierdo (Figura H).

Figura H

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Nuestra nueva plantilla ya está lista para usar.

Y eso, mis amigos, es todo lo que hay que hacer para usar plantillas en Asana. Una vez que haya creado una colección de plantillas, crear y administrar nuevos proyectos será exponencialmente más fácil.

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