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Comprender las reglas de formato condicional de Excel puede ayudar a evitar resultados inesperados

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El formato condicional de Excel es una herramienta potente y versátil que le permite controlar el formato de forma dinámica. Por ejemplo, puede implementar una regla que muestre un valor en rojo si alcanza un umbral de 500 o más. O, cuando la fecha del pedido tiene más de dos semanas, puede mostrar el registro completo en amarillo. Pero a veces las reglas que aplica no muestran los resultados que desea. Esto puede suceder cuando hay ambigüedad entre las reglas. En este artículo, explicaré cómo Excel aplica las reglas. Al comprender mejor estas reglas, evitará resultados inesperados.

Estoy usando Excel 2023 en Windows 10 de 64 bits. Para su comodidad, puede descargar un archivo de demostración .xlsx o .xls. El formato condicional está disponible en la versión 2000 y posteriores, pero la característica está más disponible en la versión Ribbon. Puede ver el formato condicional en la versión del navegador y se actualizan en consecuencia cuando cambia el valor. Sin embargo, no puede crear reglas en el navegador; necesitará la versión de escritorio de Excel para crear reglas de formato condicional.

Ver también: 10 maneras geniales de usar las funciones de formato condicional de Excel

¿Qué son las reglas de formato condicional?

Las reglas de formato condicional son aplicaciones dinámicas de formato. Cada regla tiene dos componentes que usted especifica:

  • Una expresión condicional que devuelve verdadero o falso.
  • El formato que aplica Excel cuando la expresión condicional devuelve verdadero.

cuando es condicional Expresar Devuelve verdadero, Excel aplica la condición FormatoSi cambia el resultado de la expresión condicional a falso cambiando el valor, Excel elimina el formato condicional. El formato se actualiza automáticamente.

Encontrará situaciones en las que esta función arroja resultados inesperados. Primero, la lógica expresada por múltiples reglas introduce ambigüedad. En otras palabras, dos reglas pueden satisfacer la misma condición. En segundo lugar, la prioridad importa cuando se aplica el mismo formato. Incluso podría tener ambas situaciones en el mismo conjunto de reglas.

Puede agregar varias reglas, pero no son autónomas. Excel aplica sus reglas en orden de preferencia. Inicialmente, usted determina la prioridad: la regla ingresada primero tiene la prioridad más baja y la regla ingresada en último lugar tiene la prioridad más alta. Puede ajustar este orden en cualquier momento y las opciones de detención se pueden aplicar a cualquier regla para evitar que se sigan aplicando cuando se cumplan ciertas condiciones. Además, el formato condicional tiene prioridad sobre el formato directo (manual). Si elimina la regla de formato condicional, se mantendrá el formato directo.

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Conseguir que una sola regla funcione suele ser fácil. Conseguir que varias reglas funcionen juntas como desee requiere la aplicación correcta de estas reglas de precedencia.

Indique sus términos

Depende de usted manipular las reglas de precedencia de Excel para obtener los resultados deseados.Veamos un conjunto simple de condiciones que pretende aplicar a un conjunto de datos simple Figura A:

  • Si no hay fechas en la columna C, toda la pantalla es de color de relleno azul Fila.
  • Si el valor de la cantidad en la columna E es mayor que 500, muestra el color de relleno rojo célula.
  • Si el valor de la cantidad en la columna E es mayor que 100, muestra el color de relleno verde célula.

Cada regla parece ser exclusiva, pero cuando tratamos de aplicar estas intenciones a los datos, exponemos sus conflictos.

Figura A

Aplicaremos tres reglas simples de formato condicional a estos datos.

Regla 1

Empecemos por aplicar la primera regla: si no hay fechas en la columna C, toda la pantalla tiene un color de relleno azul. Fila. Puedes hacerlo:

  1. Seleccione C5:E9. El rango que elija inicialmente es fundamental para sus expectativas. En este caso, se espera que el formato se aplique a toda la línea. Así que seleccione todas las columnas (y filas) en el conjunto de datos.
  2. Haga clic en la pestaña Inicio.
  3. En el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional y elija Nueva regla.
  4. En el panel superior del cuadro de diálogo resultante, seleccione Usar una fórmula para determinar a qué celdas dar formato.
  5. En la sección Editar descripción de la regla, ingrese la siguiente fórmula:
    =IsBlank($C5)
  6. Haga clic en el botón Formato.
  7. Haga clic en la pestaña Relleno, seleccione Azul y haga clic en Aceptar. Figura B Muestra expresiones y formatos condicionales.
  8. Haga clic en Aceptar para volver a la hoja de trabajo y aplicar el formato condicional. Hasta aquí todo bien. El formato resultante (que también se muestra en la Figura B) es probablemente el esperado; las líneas 6 y 7 son azules porque C6 y C7 están en blanco.

Figura B

Cuando la expresión es igual a True, el cuadro de diálogo muestra la expresión que desea evaluar y el formato que desea aplicar.

Regla 2

Ahora apliquemos la segunda regla: si el valor de la cantidad en la columna E es mayor que 500, entonces célula es rojo. Haz lo siguiente:

  1. Seleccione E5:E9.
  2. Repita los pasos 2 a 4.
  3. Introduzca una expresión
    =$E5>500
  4. Haga clic en Formato.
  5. Haga clic en Relleno, elija Rojo y haga clic en Aceptar. Figura C Mostrar expresiones y formatos.
  6. Haga clic en Aceptar para ver las reglas aplicadas. Los valores en E5 y E8 son mayores a 500, por lo que Excel aplica un formato de relleno rojo (Figura C).

Figura C

Hasta ahora, los resultados pueden estar en línea con las expectativas.

regla 3

Ahora veamos qué sucede cuando se aplica la tercera regla: si el valor de la cantidad en la columna E es mayor que 100, entonces célula es verde. Lo más probable es que desee que Excel aplique un color de relleno verde a E6. Para ver lo que realmente está sucediendo:

  1. Seleccione E5:E9.
  2. Repita los pasos 2 a 4 (comenzando con la sección de reglas).
  3. Ingrese la siguiente expresión
    =$E5>100
  4. Haga clic en Formato.
  5. Haga clic en Relleno, seleccione Verde y haga clic en Aceptar. Figura D Mostrar expresiones y formatos.
  6. Haga clic en Aceptar para ver las reglas aplicadas. El resultado más probable, que también se muestra en la Figura D, no es el esperado.

Figura D

¿Estás esperando esto?

La tercera regla invalida la primera y la segunda regla para algunos valores debido a un conflicto entre las condiciones. Los valores en E4, E5 y E8 cumplen las reglas 2 y 3: cualquier valor superior a 500 también será superior a 100. Así es como Excel aplica varias reglas cuando devuelven verdadero para el mismo valor:

  • Cuando aplica diferentes formatos, Excel los aplica a todos porque no hay conflicto entre los formatos en sí.
  • Al aplicar el mismo formato, Excel aplica la regla (formato) con la prioridad más alta.

Dado que ambas reglas aplican el mismo formato y color de relleno, Excel aplica la regla con la prioridad más alta. En este punto, puede que se pregunte qué regla tiene la prioridad más alta. Para identificar prioridades, haga lo siguiente:

  1. Seleccionar conjunto de datos: C4:E9.
  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos.
  3. Seleccione Administrar reglas.

Las reglas en la parte superior de la lista tienen la prioridad más alta. Cada regla subsiguiente está subordinada a la regla superior y tiene prioridad sobre las reglas inferiores.como puedes ver Figura E, las reglas que aplican un color de relleno verde tienen prioridad sobre las reglas que aplican un color de relleno rojo. Ambas reglas tienen mayor prioridad que la regla que aplica el color de relleno azul a toda la fila.

Figura E

Este cuadro de diálogo muestra la prioridad de la regla actual.

Solución 1: cambiar el orden

Una forma de resolver el conflicto actual es cambiar el orden de prioridad moviendo hacia arriba la regla de color de relleno rojo.Simplemente resalte la regla y haga clic en el botón arriba como se muestra Figura Fy luego haga clic en Aceptar.

Figura F

Cambiar la prioridad de dos reglas mayores que.

Como puede ver, cambiar la prioridad corrige la ambigüedad entre las dos reglas mayores que. Cambie el orden para aclarar lo que quiere decir: aplique un color de relleno verde cuando el valor sea mayor que 100 y menor que 500. En este punto, puede cambiar los valores y Excel aplicará las reglas como pretendía.

Si no desea que Excel cambie el color de relleno azul a rojo o verde, independientemente del valor de la columna E, mueva la regla al principio de la lista. De lo contrario, la regla de dos mayor que siempre tendrá prioridad sobre el relleno de fila azul. En este caso, no hay error lógico entre las reglas, por lo que es estrictamente lo que desea ver. Sin fallas, es su elección.

Desafortunadamente, un simple cambio de pedido no siempre consolida su intención. Es posible que necesite una aplicación más precisa.

Arreglo 2: Expresión precisa

Cambiar el orden puede resolver el problema, pero algunos problemas pueden evitarse en primer lugar usando expresiones precisas.Las expresiones pueden ser complicadas, a veces se necesita precisión en las expresiones y Ordenar.En nuestro ejemplo, la prioridad entre los formatos de relleno rojo y verde ya no importa si la expresión condicional del color de relleno verde se cambia a

=AND($E5>100,$E5<500)

Esta expresión más precisa elimina la ambigüedad entre las dos reglas, ya que ya no se superponen. Excel solo aplica el color de relleno verde cuando el valor es mayor a 100 y menor a 500.prioridad Hacer Todavía depende de usted la regla de relleno azul y qué hacer con ella.

formato de precisión

El formato condicional es poderoso, pero puede evitar la frustración al comprender cómo y cuándo Excel evalúa las reglas. La interfaz no es particularmente intuitiva, pero te permite editar reglas y cambiar prioridades. Si marca la opción "Detener si es verdadero" para cualquier regla, Excel dejará de evaluar la regla cuando esa regla se evalúe como verdadera. ¡Cuidado con cómo implementas esta opción!

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