TECNOLOGÍA Y TRABAJO

Crear citas de Google Calendar con varios calendarios

Este es el horario de citas públicas que se muestra a los invitados después de que los usuarios de Google Calendar filtren la disponibilidad según el calendario especificado.Imagen: Andy Wolber/Tecnopedia

La programación de citas en Google Calendar le permite publicar un calendario con los intervalos de tiempo que elija disponibles para las reuniones, lo que permite que las personas elijan programar reuniones con usted desde una página pública. A diferencia del uso compartido tradicional de Google Calendar dentro de su organización (donde los compañeros de trabajo pueden acceder a su calendario para ver la disponibilidad o los detalles del evento), las páginas de programación de citas publicadas solo muestran los intervalos de tiempo específicos que elija proporcionar. Y, debido a que la página de programación de citas publicada es pública, cualquier persona con una dirección de correo electrónico y acceso a Internet puede programar una cita con usted.

Cuando Google introdujo por primera vez los horarios de citas que se pueden reservar, el sistema solo filtró los horarios disponibles según su calendario principal de Google. Por ejemplo, si elige permitir reservas entre las 9 a. m. y las 5 p. m. de un jueves específico, todo el segmento de vuelo aparecerá como disponible para reservar.

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Sin embargo, si, después de crear la cita, agrega un evento a su calendario (por ejemplo, una reunión privada interna de 1:00 p. m. a 2:00 p. m.), el sistema de programación de citas detecta el conflicto y automáticamente hace que la duración del evento no esté disponible. Las citas se realizan a través del sistema de agenda de citas. Esto significa que puede proporcionar fechas e intervalos de tiempo importantes a través de la programación de citas y también continuar agregando eventos en su calendario principal de Google sin preocuparse de que alguien reserve una cita que entre en conflicto con otros eventos en su calendario.

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A principios de 2023, Google agregó la capacidad de filtrar la disponibilidad de programación de citas en función no solo de su Google Calendar principal, sino también de otros Google Calendar a los que tiene acceso, como se muestra en la Figura A a continuación. Esto parece un pequeño cambio, solo un cambio de comprobar la disponibilidad de un calendario a varios calendarios. Sin embargo, este cambio significa que ahora puede crear un calendario de citas que verifique las horas ocupadas en cuatro categorías de calendario distintas, que explicaré a continuación.

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Filtre las horas ocupadas en función de los calendarios de otras personas

En un entorno organizacional, como el trabajo o la escuela, es posible que desee filtrar la disponibilidad agregando los calendarios de uno o más colegas. Por ejemplo, un programa de citas que crea es normalmente para una reunión en la que participan el planificador (usted) y uno o más colegas. Elija el calendario principal de cada colega para asegurarse de que estén disponibles.

Filtre las horas ocupadas según el calendario de recursos

Muchas organizaciones crean calendarios para recursos como salas de reuniones. Algunas personas también usan calendarios para dispositivos compartidos importantes, como proyectores portátiles. Cuando agrega este tipo de recursos a su filtro de citas, el sistema garantiza que el recurso permanezca disponible cuando lo necesite. Por ejemplo, en la oficina de un agente inmobiliario, esta configuración garantiza que una sala de reuniones específica de la oficina esté disponible cuando el agente inmobiliario desee reunirse con un nuevo cliente.

Filtre las horas ocupadas según el calendario personal

Para asegurarse de que el programador no elija una hora que entre en conflicto con las prioridades personales, puede filtrar las horas ocupadas según el calendario escolar o el calendario de uno o más miembros de la familia. Seleccionar estos calendarios como fuentes de filtro adicionales no expone ningún dato de calendario personal. En cambio, solo excluye las horas en que los eventos u otros conflictos ya están en el calendario seleccionado.

Filtre las horas ocupadas en función de eventos externos

Del mismo modo, si se suscribe a un calendario externo de Google para algo como su equipo deportivo favorito, puede filtrar la disponibilidad según el horario del equipo. Esto puede ayudarlo a evitar programar otro evento durante un evento deportivo relacionado, ya sea por razones logísticas (por ejemplo, trabaja cerca de un estadio) o porque planea ver un evento.

También puede tener sentido bloquear las festividades religiosas importantes de su agenda de citas. Del mismo modo, puede bloquear fácilmente la programación de reuniones en días festivos religiosos si se suscribe a un calendario externo de Google que bloquea esos días.

En mis pruebas a principios de marzo de 2023, el Calendario de Google para eventos deportivos agregado a través de la función integrada «Examinar calendarios de interés» no apareció como una opción en la sección «Verificar disponibilidad de calendarios» durante la configuración de la programación de citas. Si desea considerar estas categorías de calendarios para bloquear la programación de citas, deberá encontrar y suscribirse a Google Calendar desde una fuente que no sea el equipo deportivo o los calendarios de vacaciones proporcionados por Google.

Figura A

Esta captura de pantalla de Google Calendar ilustra cómo agregar varios calendarios y verificar la disponibilidad de citas.Este ejemplo muestra cómo agregar varios calendarios y compararlos con su disponibilidad de citas en Google Calendar. Imagen: Andy Wolber/Tecnopedia

Cuando crea una nueva cita, puede seleccionar otros calendarios para eliminar las horas de eventos en esos calendarios de su lista de disponibilidad. En la Figura A, la sala de conferencias, los compañeros de trabajo, el equipo deportivo y los calendarios escolares muestran eventos que ocurren durante el bloque de programación de citas. El sistema elimina automáticamente la disponibilidad de estos horarios, mostrando el horario público de citas para los invitados, como se muestra en la imagen al principio de este artículo.

Cómo seleccionar un calendario para verificar las horas ocupadas al crear un horario de citas

Primero, asegúrese de que su versión de Google Calendar le permita crear citas. Necesita una cuenta con una suscripción a Google Workspace Personal o una de las varias opciones de cuenta Workspace para el trabajo o la escuela: Workspace Business Standard o Plus; Enterprise Standard o Plus; Education Fundamentals, Standard, Plus o Educational Plus; o Nonprofit .

VER: Consejo profesional: suscríbase, comparta y copie eventos en Google Calendar (Tecnopedia)

Luego, asegúrese de tener acceso a todos los calendarios que desea usar para filtrar las horas ocupadas. Puede verificar esto mirando la lista de calendarios que aparecen en las secciones «Mis calendarios» y «Otros calendarios» de Google Calendar en la web.

Luego, para crear un nuevo horario de citas para determinar su disponibilidad en función de varios calendarios, siga estos pasos:

  1. Vaya a Google Calendar en un navegador web de escritorio como Chrome.
  2. Seleccione el botón +Crear en el área superior izquierda, luego seleccione Calendario de citas.
  3. Configure su agenda de citas como desee. Para obtener descripciones detalladas de las opciones, consulte Cómo programar citas con Google Calendar.
  4. Seleccione el área Verificar disponibilidad de calendarios para mostrar calendarios potenciales entre los que elegir. Luego, seleccione la casilla junto a cada calendario que desee usar para filtrar la disponibilidad cuando ocurran eventos en cada calendario. Seleccione Siguiente para continuar.
  5. Complete el proceso de configuración de programación de citas en la siguiente pantalla, luego seleccione Guardar cuando termine.

Ahora, si existe algún evento en el calendario seleccionado durante el período de tiempo de programación de citas que definió, el intervalo de tiempo correspondiente se eliminará de la lista publicada de intervalos de tiempo disponibles.

Cuando una persona selecciona una hora en la página de citas, se crea una invitación de calendario con dos invitados: uno para la persona que reservó el evento y otro para usted (el creador de la cita). Una vez que reciba un correo electrónico que le notifique una cita reservada para programar un evento, puede editar el evento para agregar personas o recursos adicionales al evento, según corresponda. Por ejemplo, es posible que desee invitar a colegas o reservar una sala de conferencias. Tenga en cuenta que a partir de marzo de 2023, el sistema no le permite designar uno o más calendarios seleccionados adicionales como invitados automáticos.

¿Cuál es su experiencia con la programación de citas?

¿Para qué tipos de eventos o actividades utiliza actualmente la programación de citas? ¿La capacidad de filtrar la disponibilidad en función de varios calendarios hace que el proceso de programación de citas sea más útil para usted? ¿Con qué frecuencia necesita agregar manualmente colegas u otros invitados, como salas de conferencias, a las citas programadas? Mencióname o envíame un mensaje en Mastodon (@awolber) y déjame saber cómo usas el horario de citas.

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