Da nueva vida a las hojas de cálculo de Excel heredadas

Los cambios de política simples pueden tener un impacto significativo al modificar libros de trabajo heredados complejos que han superado su propósito original.

Todos acuerdan guardar la hoja de cálculo de Excel en
Las obras pasadas su fecha de caducidad son una mala idea. Desafortunadamente, en la práctica,
Empezar de cero no siempre es una opción.A menudo, la clave del éxito es la perspectiva: un simple cambio
estrategia.La hoja de trabajo que se muestra en la Figura A es un buen ejemplo de cómo cambiar
Una vista en perspectiva puede revelar una solución simple.Aquí hay una versión simplificada del legado.
Hojas de trabajo que han superado su propósito original.

Figura A

Hojas de trabajo heredadas que han superado su propósito original.

Usado durante 15 años, original
El libro ha llegado a su límite.En este caso, las reglas de negocio existentes
La llave inglesa ha sido arrojada a la nueva solicitud.La gerencia quiere tiempo de ausencia
Desglose por jornada completa y jornada parcial.Inicialmente, el administrador de este formulario pidió
Para obtener una fórmula de suma que maneje esto, considere lo siguiente:

• Las fórmulas existentes deben permanecer como están
  Por dependencia.
• Jornada laboral inconsistente: de lunes a
  Jueves, la jornada laboral es de 8,75 horas. El viernes es un día de 7,5 horas.una semana laboral completa
  Son 42,5 horas.
• La estructura existente debe mantenerse, pero la adición de
  Se permiten columnas.
• Una celda en blanco, en lugar de un valor de 0, indica
  Días perdidos.

La solicitud de la gerencia es razonable, es difícil imaginar por qué
Pueden surgir problemas en el ejemplo simple que has visto.necesito preguntarte
Un poco de indulgencia: no ve docenas de líneas de registros de empleados y
Docenas de columnas que incluyen pago de horas extras, cuotas sindicales, tarifas especiales,
Primas de seguro, tiempo de vacaciones, tasas impositivas, etc.

El libro de trabajo original está lleno de detalles.muchos
La empresa compra software listo para usar para realizar las operaciones de este libro de trabajo (completo)
Hacer.La desventaja de todas estas características es la administración; puede ser difícil
No puedes ver el bosque por los árboles.

Antes de comenzar a trabajar en la solución, repasemos el
Fórmula existente:

• Columna G: =SUM(B6:F6) suma las horas reales
  Ya estoy trabajando.
• Columna H: =(42.5 -G6) devuelve la cantidad
  Horas de ausencia menos las horas reales trabajadas durante toda la semana laboral
  El valor es 42,5.
• Columna I: =COUNTBLANK(B6:F6) devuelve números
  Días de trabajo perdidos.

Ahora, vea lo que sucede cuando el mismo empleado pierde una completa
horas al día
Días de semana (Figura B). Técnicamente, los valores en la columna H son correctos,
Pero eso no es lo que la gerencia quiere ver.Total actual de la fórmula
horas; la gerencia desea dar cuenta de los días totales y parciales perdidos
Respectivamente.En otras palabras, necesitamos dos nuevas sumas: igual a 8.75 o
7,50 y valores inferiores a 8,75 y 7,50.

Figura B

La fórmula actual totaliza horas.

El usuario pasa algún tiempo tratando de sumar o restar horas
y días, pero puedes probar varias fórmulas complicadas solo para echarte las manos
Falla en el aire. En este caso, la clave es dejar de pensar durante horas,
Componente diurno: eso fue un choque de trenes.No es imposible, pero
necesario. No tenemos valores consistentes que se puedan resumir.Tenemos espacios en blanco, así que
Usémoslos. Aplicar un valor a cada espacio en blanco según el día de la semana es más fácil que tratar de averiguar qué debería ser pero no lo es. Figura C
Se muestra una nueva solución y se adoptan dos nuevas fórmulas simples para cumplir con los requisitos de gestión
Requerir:

• Columna J: =CONTADOR EN BLANCO(B6:E6)*8.75+CONTADOR EN BLANCO(F6)*7.5
• Columna K: =(42.5-G6)-J6

Figura C

nueva solución

La nueva fórmula en la columna J por los espacios en blanco en un
8,75 para las celdas de lunes a jueves, 7,5 para las celdas en blanco de los viernes y
Luego resuma estos productos. La fórmula en la columna K menos
Horas totales trabajadas en la columna J menos el valor en la columna G (es decir,
horas de funcionamiento).

En este caso, sumar las horas de trabajo no funcionará, así que damos
Asigne valores a los espacios en blanco, luego agréguelos.El cambio de estrategia expuso la
Solución simple.

Herencia

El crecimiento es bueno, y si tienes suerte, el sencillo libro de trabajo que
a partir de acomodará este crecimiento.De hecho, el nuevo requisito es
A menudo es difícil agregar después del hecho: «si
Sabía que ibas a necesitar… y lo haría…» A menudo, el culpable no es
Mal diseño o algo académico.A veces, el crecimiento del negocio supera
El propósito original del libro de trabajo, ¡esa es una gran pregunta!cuando esto
Sucedió, no se puede reconstruir, reconsiderar.

Puede usar archivos descargables .xlsx y .xls para
Encontré una solución diferente, pero para mantener las cosas interesantes, intente mantener
Restricciones de usuario. Comparta sus soluciones en la sección de comentarios a continuación.

envíame tus preguntas
sobre la oficina

Intento responder a las preguntas de los lectores lo mejor que puedo, pero no
asegurar.Cuando se comunique conmigo, sea lo más específico posible: por ejemplo, «Resuelva los problemas de mi libro de trabajo y corrija
Lo que está mal» probablemente no obtendrá una respuesta, pero «¿Puede decirme por qué esta fórmula no arroja el resultado esperado? Posiblemente, Tecnopedia no me reembolsará por mi tiempo o experiencia, ni yo
Pida a los lectores una tarifa. Puede ponerse en contacto conmigo en [email protected].