Gestión de factores de riesgo en proyectos
¿Son los mejores gestores de proyectos gestores de riesgos?
Imagen: Michail Petrov/Adobe Stock
Una de las mejores habilidades que puede tener un gerente de proyecto es la capacidad de tolerar y administrar el riesgo.
Los riesgos en los proyectos ocurren todos los días. Hay un cambio en la administración del lado del usuario o de TI; personas exigentes renuncian; hay problemas internos de personal; hay problemas imprevistos con proveedores o productos clave; una subrutina central llamada por la aplicación falla inesperadamente. ¿Cómo te recuperas de estas situaciones y mantienes los proyectos en marcha?
Primero, veamos el historial reciente del proyecto.
VER: Kit de herramientas de contratación: Gerentes de proyecto (Tecnopedia Premium)
En 2023, Standish Group informó que «el 66 % de los proyectos de tecnología (basado en un análisis de 50 000 proyectos en todo el mundo) fallan parcial o completamente» y que «el 31 % de los proyectos de TI de EE. UU. se cancelaron por completo y el 53 % del rendimiento se preocupa por ellos siendo desafiado.
Esto es preocupante. También señala la necesidad de gestionar los riesgos y tareas del proyecto a diario. ¿Cuáles son los riesgos comunes que enfrentan los gerentes de proyectos y cómo los enfrentan?
Cómo gestionar los riesgos comunes del proyecto
problema con el proveedor
Si está ejecutando un proyecto que se basa en software de un proveedor externo, es fundamental que el proveedor coopere en el proyecto. Desafortunadamente, los proveedores no siempre brindan el nivel de soporte que necesita, cuando lo necesita. Esto puede retrasar el trabajo del proyecto.
Cobertura de CXO de lectura obligada
Una forma de gestionar el riesgo de los proveedores es redirigir el trabajo del proyecto a otras áreas que no dependan de los proveedores. De esta manera, puede mantener la integridad de la línea de tiempo de su proyecto.
Si el proyecto depende tanto del proveedor que se paraliza antes de que el proveedor pueda responder, el director del proyecto debe notificar inmediatamente a la alta dirección sobre la demora y por qué ocurrió.
La gente pensaría que es un impulso natural, pero a veces no lo es. En un caso, un gerente de proyecto que no estaba dispuesto a informar a la gerencia pensó que podía contar con que el proveedor aprobara y terminó perdiendo su trabajo. Lo mejor es hablar abiertamente sobre los retrasos en los proyectos y comunicarlos a la gerencia y a las partes interesadas de manera oportuna.
Subestimar la dificultad del proyecto.
Después de establecer las tareas y los plazos del proyecto, el director del proyecto confía en los líderes de equipo regionales de cada equipo para definir y estimar cada tarea. Como cobertura inicial de riesgo, estos líderes de equipo brindan estimaciones de rango para plazos bajos y altos. Desafortunadamente, esto no evitó demoras y bloqueos inesperados.
Para administrar estos riesgos, los gerentes de proyecto deben planear usar estimaciones de tiempo más altas y agregar un 10 por ciento adicional a esa estimación para cualquier tarea con un alto grado de incertidumbre. En algunos casos, no puede aumentar la estimación porque hay plazos estrictos que no se pueden negociar, pero en muchos casos, puede hacerlo.
riesgo personal
En proyectos muy largos y rigurosos, el gerente del proyecto siempre debe considerar la cantidad de estrés en el equipo del proyecto y la posibilidad de que los colaboradores clave se vayan o no estén disponibles.
Una forma de gestionar el riesgo de desgaste, enfermedad e impacto del estrés es evaluar la preparación del equipo del proyecto antes de iniciar un proyecto.
Si su desarrollador senior de aplicaciones tiene un respaldo capacitado que puede intervenir, entonces está bien cubierto. Sin embargo, si solo tiene una persona de base de datos que pueda diseñar el esquema requerido para los datos de su proyecto, es aconsejable tener a mano un consultor de base de datos a quien pueda llamar si pierde a la persona de base de datos.
En pocas palabras: mantén la calma y la serenidad
Especialmente cuando su proyecto se encuentra en una fase difícil y sus empleados están bajo mucho estrés, usted, como gerente de proyecto, debe permanecer tranquilo, sereno y sereno.
Los empleados buscan en los gerentes de proyecto orientación, seguridad y orientación. Si no te distraes con el estrés, ellos también lo harán. Por eso, predicar con el ejemplo es una de las mejores maneras de gestionar el estrés del proyecto y minimizar el riesgo.
