Google Drive Shared Drive mejora el intercambio de visitantes
Obtenga información sobre cómo los usuarios sin una cuenta de Google pueden crear y cargar contenido en una unidad compartida con los permisos adecuados.
Ilustración: Andy Wolber/Tecnopedia
Colegio de Tecnología de la República
A fines de agosto de 2023, Google anunció que los usuarios de ciertas versiones de Google Workspace podrán otorgar acceso a unidades compartidas a usuarios sin cuentas de Google. Específicamente, los visitantes invitados ahora pueden crear y cargar archivos en unidades compartidas. Con este acceso ampliado, puede invitar a los visitantes a crear o cargar contenido (como imágenes o archivos) para personas que no tienen una cuenta de Google, así como colaborar en contenido de Drive compartido.
Visitor Sharing permite que las personas con una cuenta de Workspace compartan carpetas o archivos de Google Drive con cualquier dirección de correo electrónico, incluidas las personas con direcciones de correo electrónico no asociadas con ninguna cuenta de Google. Por ejemplo, esto permite que dos personas colaboren en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, incluso si uno de los colaboradores no tiene una dirección de correo electrónico de cuenta de Google. Esta colaboración compartida por invitados también funciona cuando se editan archivos de Microsoft Word, Excel o PowerPoint en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
Al compartir con una dirección de correo electrónico asociada con una cuenta de Google, se le pedirá al usuario que inicie sesión. Recibirán una notificación por correo electrónico cuando esa dirección de correo electrónico ya no esté vinculada a una cuenta de Google. Cuando los invitados hagan clic en el enlace compartido, serán llevados a una pantalla de verificación donde pueden activar un correo electrónico de verificación adicional que contiene el código de acceso. Una vez verificado, a los visitantes se les otorgará acceso durante 7 días, luego de lo cual deberán volver a verificar utilizando el enlace en el correo electrónico de invitación original.
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Tenga en cuenta que la propiedad de los archivos difiere entre Mi unidad y Unidades compartidas. Cuando alguien con una cuenta de Google crea un nuevo archivo en Mi unidad, el creador se considera el propietario. Para verificar esto, vaya a Google Drive en la web, haga clic o toque el archivo que creó mientras estaba conectado a su cuenta de Google y presione el botón Ver detalles (la i dentro de un círculo).
En la pestaña Detalles, desplácese hacia abajo para ver el propietario del archivo indicado por el sistema. Los archivos que crea muestran a «yo» como el propietario. Realice un proceso similar para carpetas o archivos almacenados en unidades compartidas y notará que el campo de propietario no aparece porque los archivos en unidades compartidas no son de propiedad personal. En cambio, la unidad compartida «posee» el archivo.
Los visitantes invitados sin una cuenta de Google pueden crear contenido y subirlo a una unidad compartida, una función disponible en seis ediciones de Google Workspace: Essentials, Business Standard y Plus, Enterprise Standard y Plus, y Education Plus.
Los administradores de Google Workspace pueden administrar el acceso
Los administradores de Google Workspace pueden acceder a esto a través de la Consola de administración > Menú > Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos > Configuración para compartir > Opciones para compartir (Figura A). Si se desactiva el uso compartido fuera de la organización, no se permite el uso compartido de visitantes.
Figura A
Figura A: los administradores de Google Workspace pueden controlar la configuración de uso compartido de Google Drive para permitir el uso compartido externo.
Del mismo modo, los administradores también pueden administrar la configuración de creación de unidades compartidas, que se encuentra en la misma sección de administración (Figura B). Esta configuración permite a los administradores controlar no solo quién puede crear unidades compartidas, sino también si las personas ajenas a la organización pueden acceder al contenido de las unidades compartidas como miembros de la unidad o si se les otorga acceso a elementos individuales.
Figura B
Figura B: Del mismo modo, los administradores de Google Workspace también pueden administrar la configuración predeterminada de las unidades compartidas.
Finalmente, los administradores también pueden controlar configuraciones específicas de unidades compartidas. Estos se pueden encontrar en Consola de administración > Menú > Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos > Administrar unidades compartidas. Para cada unidad compartida, los administradores pueden administrar miembros o ajustar la configuración de uso compartido, entre otras opciones.
¿Cuál es tu experiencia?
Un uso obvio de estas funciones mejoradas para compartir con los visitantes es recopilar contenido en unidades compartidas sin preocuparse de si todos tienen una cuenta de Google. ¿Ha utilizado el uso compartido de invitados para colaborar en Google Drive? ¿Ayudaría agregar la capacidad de cargar y crear contenido en unidades compartidas?
Mencione o envíeme un mensaje en Twitter (@awolber) y déjeme saber cómo usa el uso compartido de visitantes de Google Workspace.
