La importancia de las políticas de retención de datos

Una política de retención de datos es el primer paso para ayudar a proteger los datos de su organización y evitar las crecientes sanciones económicas, civiles y penales por malas prácticas de gestión de datos. Este artículo describe qué es una política de retención de datos y por qué es importante para su organización.

Imagen: James Thew/Adobe Stock

A medida que crece el volumen de datos en las organizaciones de todo el mundo, se vuelve cada vez más importante que las empresas tengan una política o plan estratégico integral de retención de datos. El impacto creciente de las nuevas leyes de cumplimiento y privacidad de datos, junto con la importancia de medidas sólidas de seguridad de datos, hace que sea cada vez más necesario contar con una política integral de retención de datos en este momento.

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Para garantizar que los datos almacenados sean seguros, accesibles y retenidos por no más de lo necesario, las organizaciones deben implementar una política integral de retención de datos que cubra los matices específicos de su industria y casos de uso comercial específicos. En esta guía, hablaremos más sobre qué es realmente una política de retención de datos, los beneficios de tener una y algunas de las herramientas que puede usar para optimizar la retención de datos de su organización.

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¿Qué es la retención de datos?

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La retención de datos se refiere a la conservación y el uso de datos durante un período de tiempo predefinido (conocido como período de retención de datos) para cumplir con los requisitos comerciales, técnicos y legales. La retención de datos garantiza una fácil recuperación de datos en caso de desastres o situaciones imprevistas que provoquen la pérdida de datos. Un enfoque práctico para la retención de datos debe satisfacer no solo el estado inicial de los datos, sino también su valor y responsabilidad cambiantes a lo largo del tiempo.

Su enfoque de retención de datos debe tener en cuenta sus necesidades y casos de uso a largo plazo, ayudándolo a determinar cuándo y cómo almacenar datos dentro del período de retención de datos. También es importante contar con requisitos específicos de retención de datos.

¿Cuál es la política de retención de datos?

Una política de retención de datos es una política o un curso de acción principal que garantiza que una organización utilice métodos consistentes para almacenar y procesar datos. La política especifica cuánto tiempo se deben conservar los diferentes tipos de datos, así como dónde y en qué formato se almacenan.

Una política de retención de datos es el primer paso que las organizaciones deben tomar para proteger sus datos y evitar las sanciones financieras, civiles y penales que a menudo acompañan a las malas prácticas de gestión de datos.

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Las leyes locales, estatales, federales e internacionales, y las reglamentaciones específicas de la industria, no dictan simplemente los tipos de datos que las organizaciones y las empresas deben conservar. Las pautas también suelen especificar cuánto tiempo se deben mantener ciertos tipos de datos e incluso cómo se deben almacenar los datos.

Desde clientes y datos de clientes hasta registros de pacientes, las organizaciones enfrentan crecientes requisitos de retención de datos. Estos son algunos de los datos, registros y tipos de datos que deben estar cubiertos por la política de retención de datos de una organización:

• Registros y Comunicaciones Electrónicas.
• Comunicaciones de negocios, clientes, agentes y proveedores.
• Documentos, hojas de cálculo y bases de datos.
• Registros de clientes y RRHH.
• Información de proveedores y socios.
• datos de la transacción.
• contrato.
• Información de ventas, facturas y facturación.
• Datos contables, bancarios, financieros, de ganancias y fiscales.
• Información sanitaria, médica y del paciente.
• Datos de estudiantes y educación.
• informacion personal.
• Otros datos generados y recopilados para completar las actividades comerciales.

Beneficios de una política de retención de datos

Las políticas de retención de datos son importantes para que las empresas mantengan el cumplimiento, pero las consideraciones legales no son la única razón para desarrollar e implementar prácticas sólidas de retención de datos. Descubra a continuación algunos de los beneficios clave de tener una política de retención de datos:

cumplir

Las políticas de retención de datos ayudan a las empresas a mantener el cumplimiento de las leyes nuevas y en evolución con respecto a la privacidad de datos de empleados y consumidores. Por ejemplo, la Ley de Privacidad del Consumidor de California regula las empresas que hacen negocios con los consumidores de California, independientemente de su ubicación. Las violaciones intencionales de la CCPA pueden costarle a una empresa hasta $7,500.

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Las disposiciones de privacidad del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea también son más fáciles de seguir una vez que tenga un plan implementado. Una política de retención de datos ayuda a las empresas a cumplir fácilmente con los requisitos reglamentarios al describir exactamente qué datos tiene y cómo se almacenan y utilizan.

costo más bajo

Los datos suelen ser costosos de almacenar, especialmente si almacena grandes cantidades de datos por más tiempo del necesario. Una política de retención de datos puede ayudarlo a determinar la necesidad y la viabilidad de almacenar diferentes conjuntos de datos respondiendo si los datos deben retenerse, cuál es el costo de la retención, cómo es el programa de retención y con qué frecuencia se debe acceder a los datos. Las preguntas planteadas por tales políticas aseguran que los procesos de retención y eliminación de datos estén configurados para optimizar tanto los costos como los requisitos de almacenamiento.

Datos más limpios y accesibles

La disposición de datos es una parte crítica de una política de retención de datos, ya que los registros obsoletos o duplicados pueden generar problemas de gobernanza y calidad de datos más grandes. Los datos comerciales se vuelven más fáciles de acceder y usar, ya que las políticas de retención de datos requieren que los equipos revisen y limpien los datos regularmente.

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En particular, los métodos como los programas de retención de registros, la aplicación legal y eficiente de la eliminación y eliminación de registros hacen que los datos sean más limpios, más buscables y más fáciles de entender para los equipos.

mejor recuperación ante desastres

A medida que el panorama de la tecnología de la información continúa evolucionando, el panorama de las ciberamenazas se ha vuelto no solo más complejo, sino también más peligroso. Por lo tanto, los cortes de energía y los desastres pueden ocurrir en cualquier momento.

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Las políticas de retención de datos a menudo tienen en cuenta los aspectos de copia de seguridad y recuperación para proteger los datos confidenciales y de misión crítica, lo que respalda aún más la recuperación rápida. Una política eficaz de retención de datos también puede limitar la exposición de una empresa a las infracciones de seguridad y complementar otros esfuerzos de protección de datos.

Fusionar tienda de registros

El cambio del mantenimiento y almacenamiento de registros en papel al almacenamiento digital tiene a muchas empresas luchando por adaptar y administrar entornos de almacenamiento híbrido. Sin embargo, debido a que las políticas de retención de datos se pueden personalizar para la configuración y los requisitos de datos exactos de su organización, las políticas pueden adaptarse a ambos métodos de almacenamiento de datos y garantizar una gestión de registros eficaz en todos los medios.

Herramienta de retención de datos

Administrador de retención de datos de SAP

SAP Data Retention Manager es un servicio proporcionado por SAP Business Technology Platform. Orquesta el ciclo de vida de los datos comerciales y administra la eliminación de datos del usuario final, al mismo tiempo que permite la orquestación de la eliminación de datos personales. Es más útil para los empleados y los equipos de la organización que gestionan la protección y la privacidad de los datos.

Archivo en la nube de Mimecast

Mimecast Cloud Archive proporciona archivos en la nube seguros y accesibles que ayudan a mantener la información corporativa disponible, protegida y preservada mientras se reduce el costo y la complejidad asociados con la administración de datos. Se centra específicamente en la gestión de datos de correo electrónico y en la simplificación de la retención de correo electrónico y metadatos.

Bóveda de Google

Google Vault es una herramienta que permite a los usuarios retener, conservar, buscar y exportar datos para respaldar las necesidades de archivado y descubrimiento electrónico de una empresa. Guarda datos de varias aplicaciones de Google Workspace y permite a los usuarios establecer sus propias reglas de retención.

Retención de datos a largo plazo de Veritas

La retención de datos a largo plazo de Veritas proporciona una solución potente y escalable que aumenta la resiliencia de la red de las empresas y las ayuda a lograr ahorros de costos a largo plazo. La empresa ofrece un enfoque integrado para optimizar el cumplimiento de los datos, implementar la deduplicación de extremo a extremo y garantizar la inmutabilidad del almacenamiento, al tiempo que brinda la capacidad de automatizar la gestión de las políticas de retención.

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