La reunión crítica del proyecto requiere cuidados intensivos
Si su proyecto a menudo termina en la sala de emergencias, es posible que deba realizar una clasificación en las reuniones del proyecto. Este artículo de gantthead explica cómo organizar reuniones de toma de decisiones para aumentar las posibilidades de éxito de un proyecto.
joe wayne
¿Cuántas veces ha necesitado tomar una decisión colectiva para cumplir con un plazo, solo para frustrarse cuando algo salió mal después de una reunión con las partes interesadas para tomar una decisión?
Tal vez la persona clave no esté allí. Tal vez hubo un problema que descarriló el proceso. Tal vez alguien necesite más información en el último minuto antes de votar. Esta situación puede ser vergonzosa y perjudicial para tu proyecto y tu carrera.
Siga las indicaciones del personal del hospital. Los pacientes en estado crítico generalmente se colocan en una unidad de cuidados intensivos (UCI), donde las enfermeras controlan a los pacientes más de cerca y toman precauciones adicionales. Debe hacer lo mismo en las reuniones clave de toma de decisiones para evitar el terrible destino de su paciente… proyecto.
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Definir reuniones clave para la toma de decisiones
Las reuniones de decisión clave son aquellas que producen las decisiones, los votos o los acuerdos necesarios para mantener el progreso del proyecto por buen camino. Un tipo común de reunión clave para la toma de decisiones implica lo siguiente:
- Lograr que los clientes firmen los entregables
- Aprobar nuevo proceso
- Cambios significativos en el proceso de aprobación
- Documento de requisitos aprobado
- Evaluar el aseguramiento de la calidad en puntos intermedios del proyecto
Para estas sesiones importantes, debe seguir un régimen de tratamiento intensivo o puede enfrentar el Código Azul.
Lista de verificación de la reunión de cuidados intensivos
Programar una reunión
Comuníquese con todos los posibles participantes para conocer los horarios disponibles. Durante su reunión esperada, obtenga dos o tres buenos horarios de reunión de cada participante. Si tiene una cultura en la que los participantes a menudo faltan a las reuniones sin previo aviso, acuerde fechas de reunión alternativas. Reserve el tipo adecuado de sala de reuniones, una con una mesa redonda o un lugar donde todos puedan verse.
anunciando la reunión
Anuncio preliminar de fecha y hora. Incluso puede incluir un borrador de agenda para comentarios. Las instrucciones enviarán un kit previo a la reunión a todos los participantes que deben leer el material de antemano para ayudar a agilizar la reunión.
Analizar participantes
Enumere a todos los participantes. Determine cuáles son fundamentales para la decisión. Estos son los CP o jugadores clave. Los jugadores clave pueden ser patrocinadores, partes interesadas, líderes de departamento o cualquier otra persona que deba estar presente para que la decisión sea efectiva.
Si no están disponibles, la reunión no puede realizar ninguna finalización. Para cada CP, enumere la información que necesitan para tomar una decisión. También preste atención a su estilo de reunión. ¿Son agresivos, pasivos, parlanchines, conflictivos, cooperativos, reservados, torpes o educados? Esta información le ayudará a prepararse para que pueda tomar decisiones durante la reunión.
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Enviar un paquete de preparación para reuniones
Esta es su gran estrategia de tratamiento preventivo. Desea informar a todos al menos 10 días antes de la reunión. Evite perder el tiempo en eventos que no requieren la presencia de todos. Además, trate de eliminar cualquier motivo por el cual el CP evita tomar una decisión. La siguiente lista de verificación puede ser útil mientras prepara su kit previo a la sesión:
- Tener claro las decisiones a tomar.
- Proporcione los hechos, resúmenes, excepciones, datos operativos y antecedentes que necesitan los participantes.
- Proporcionar contexto/contexto (proceso, historia).
- Vincule las decisiones al éxito del proyecto.
- Las lecturas de apoyo se proporcionan en función de las necesidades de los participantes, tal como se define en el análisis de los participantes. Describa cómo la lectura complementa la preparación para que aquellos que no necesitan leer no pierdan tiempo aprendiendo materiales de apoyo.
- Proporcionar una agenda detallada.
- Enumerar las reglas de la reunión.
- Lista de participantes.
Por supuesto, este kit de preparación para reuniones puede llevar algún tiempo, pero los beneficios para el paciente valen la pena. Esta opción de tratamiento mantiene sus sesiones a salvo de muchas enfermedades.
Hacer contactos previos a la reunión
Ahora es el momento de «verificar el gráfico» para que no surjan síntomas inesperados durante la sesión. Verifique la disponibilidad de CP nuevamente.
Tendrán un mejor control sobre sus horarios a medida que se acerque la fecha de la reunión. Pregúnteles si están de acuerdo con la agenda. Averigüe si tienen problemas o problemas que podrían descarrilar la reunión y discútalos antes de la reunión. Determine si han leído el paquete de preparación y si se requiere información adicional.
Asegúrate de que no haya sorpresas para que tengas el control.
sigue tu agenda
Cuando se ciña a su agenda, los participantes sabrán que habla en serio.
seguir correctamente
Agradezca a los participantes por su ayuda relacionándola con el beneficio organizacional de la decisión. Si no se pueden tomar todas las decisiones, cree una lista de acciones en un formato de «quién hace qué y cuándo». Informe al participante de las consecuencias de no completar el elemento de acción como se describe.
Los lugares de trabajo ocupados significan que la planificación de reuniones críticas para la toma de decisiones es más importante que nunca. Obtenga la aprobación oportuna y el respeto de los colegas al tratar este tipo de reuniones de manera positiva (como un paciente de cuidados intensivos) y evitar las reuniones que mueren al llegar.
Este artículo se publicó originalmente en Gantthead el 19 de marzo de 2001.
Joe Wynne es un experto en la materia en el departamento de Gestión de la fuerza laboral de Gantthead.
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