Las nuevas características hacen que Microsoft Teams personal sea una herramienta para pequeñas empresas
Imagen: Gota de tinta/Adobe Stock
Microsoft quiere que Teams no sea solo una forma para que los usuarios comerciales colaboren en su trabajo diario, sino también una forma fácil para que las pequeñas empresas construyan una comunidad para empleados o clientes.
Teams Personal es gratuito, está integrado en Windows 11 y millones de personas ya tienen las cuentas gratuitas de Microsoft necesarias para usarlo en dispositivos Mac, iOS y Android. Ahora, Microsoft está agregando una nueva experiencia comunitaria a las funciones de chat y calendario existentes en Personal Teams.
¿Qué es una comunidad en Microsoft Teams?
Las comunidades en Microsoft Teams son espacios grupales solo por invitación para chatear, reunirse, compartir información y, en general, organizar y colaborar. Esta función comunitaria (Figura A) puede ser útil para pequeñas empresas que buscan conectarse y comunicarse con una base de clientes, o para colegas que gestionan eventos relacionados con el trabajo, como almuerzos de equipo o fiestas de empresa.
Figura A
Comunidades es una característica nueva en la aplicación gratuita existente de Microsoft Teams.
Comunidades está disponible ahora en los clientes de iOS y Android, y «pronto» (para citar a Microsoft) para el cliente de equipos de escritorio. Las comunidades están disponibles en las ediciones gratuitas de Teams, Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family y Teams Essentials si inicia sesión con una cuenta de Microsoft.
Cómo usar Comunidades en Microsoft Teams
Puede crear una comunidad desde cero o elegir una de las ocho plantillas de la aplicación, y aunque estas simplemente se completan previamente con un emoji apropiado para el título y el ícono, también puede elegir fácilmente un emoji o una foto usted mismo.
Al igual que Teams en Enterprise, Communities se basa en Microsoft 365 Groups, pero con una funcionalidad simplificada: Communities tiene un canal de chat y un calendario donde puede organizar eventos (podrían ser reuniones de Teams, pero no tiene por qué serlo; puede completar dirección del mundo real del evento y obtener un mapa que muestre la ubicación) además de una lista de archivos.
Cobertura de Windows de lectura obligada
Todas las fotos, enlaces web o archivos que las personas adjuntan a sus mensajes de chat se agregan a la comunidad y puede filtrar rápidamente para ver solo aquellos que usan los botones Eventos, Fotos, Enlaces y Archivos en la parte superior. Actualmente, no hay un botón para filtrar videos, pero Microsoft dice que estará disponible pronto (los videos que subimos no aparecieron en el filtro de archivos).
Al redactar un mensaje de chat desde su dispositivo local o almacenamiento en la nube conectado, puede seleccionar un archivo de Microsoft Teams adjuntando el archivo, o puede seleccionar Teams como destino para compartir desde otra aplicación, luego seleccione La comunidad para compartir lo publica. Comparta archivos PDF o imágenes para que todos puedan verlos y guardarlos. Comparta un archivo de Office, como una carta o una hoja de cálculo de Excel que otras personas de su empresa necesiten usar como plantilla, con detalles sobre lo que está trabajando, para que otros miembros de la comunidad puedan verlo y abrirlo para editarlo. Los cambios realizados por otros aparecerán en los archivos de todos, por lo que puede usar esto como una manera fácil de colaborar en documentos.
VER: Microsoft Office Professional 2023 para Windows: Licencia de por vida (Academia Tecnopedia)
Lo que necesita saber sobre el uso de Comunidades y OneDrive
Microsoft Teams usa OneDrive para almacenar archivos en la comunidad, y también puede ver archivos de la comunidad en su propio OneDrive en carpetas compartidas con usted, por lo que puede usarlos fuera de Teams, pero es posible que no funcione completamente como esperaba.
Si comparte un archivo desde su OneDrive en lugar de compartir su archivo directamente, Teams crea una nueva copia en la raíz de su OneDrive personal y comparte esa copia. Esto significa que, si bien verá los cambios que la gente realice en los archivos de su comunidad, sus archivos originales en OneDrive no se actualizarán con esos cambios. Esto evita la complicación de administrar los permisos cuando las personas ingresan y abandonan la comunidad, por lo que podría ser la opción correcta aquí, pero hay una advertencia.
La mayoría de las empresas necesitarán las opciones de administración que vienen con las versiones comerciales de Teams, Office y OneDrive. Pero si está trabajando con un pequeño grupo de personas y desea una manera fácil de compartir, discutir y colaborar en archivos sin terminar con toneladas de copias diferentes de archivos como correo electrónico, vale la pena probar Microsoft Teams Communities. .
Conexiones seleccionadas a través de la comunidad de Microsoft Teams
El público objetivo de Microsoft Teams personal utiliza muchas de las herramientas de la comunidad y, al igual que los equipos empresariales, los equipos personales comenzarán a integrar estas herramientas en la comunidad. El primero de ellos será SignUpGenius, un servicio que reemplaza los registros en papel o las cadenas de correo electrónico para pequeñas empresas y grupos de voluntarios: el próximo año, podrá agregar opciones de registro a las comunidades de Microsoft Teams para organizar cosas más organizadas, como compartir el automóvil para ir al trabajo o quién trajo qué a un picnic de la empresa.
Microsoft dice que agregará más integraciones en el futuro, y hay otros servicios de Microsoft que tienen sentido aquí, como Microsoft Bookings para programar citas, o una versión personal de Microsoft Lists, o PowerApps Cards, que le permite crear microaplicaciones para ingresar información, como Personalizar pantallas de votación o calificación.
Toda esta información permanecerá en un entorno grupal que usted controla, con muchas más opciones de moderación y moderación que Discord, Facebook o incluso el servicio de chat grupal GroupMe de Microsoft.
«Los propietarios de la comunidad pueden administrar la configuración, establecer pautas comunitarias y agregar o eliminar participantes y publicaciones”, dijo un portavoz de Microsoft a Tecnopedia. «Además, los propietarios de la comunidad pueden agregar nuevos eventos o reuniones al calendario de su comunidad, invitar a invitados, seguir la asistencia y haga un seguimiento de los asistentes a través de un chat privado directo».
Ha recibido una invitación para unirse a la comunidad: depende del propietario de la comunidad decidir si son los únicos que pueden enviar invitaciones, ya sea haciendo clic en un enlace o escaneando un código QR, o si las personas que ya han unido puede invitar a sus amigos. Los propietarios de la comunidad pueden invitar a las personas directamente usando su dirección de correo electrónico o número de teléfono, lo que dificulta enviar invitaciones no deseadas a personas que no les interesan o eliminar a alguien que está molestando a otros. Si usa comunidades para compartir información con suscriptores, estudiantes, empleados u otros grupos que cambian naturalmente con el tiempo, puede eliminar a las personas que ya no califican.
Cualquiera puede editar su propio mensaje para actualizar los detalles del cambio (o corregir ese molesto error tipográfico que ve inmediatamente después de presionar enviar) o eliminarlos; los propietarios de la comunidad también pueden eliminar publicaciones fuera de tema o inútiles de noticias de los miembros de la comunidad, o simplemente aclarar discusiones sobre la planificación de actividades o el tratamiento de problemas después de que hayan terminado.
También hay una opción para informar cosas directamente a Microsoft, lo que debería dar a las empresas la confianza de que los empleados o clientes no tendrán problemas para usar Teams.
