Los empleados usan herramientas personales para compartir archivos en el trabajo, incluso si se viola la política

Debido a la información organizativa aislada, los empleados pasan un promedio de una o más horas al día buscando archivos para realizar su trabajo, según un nuevo estudio de OpenText.

Más de la mitad de los empleados estadounidenses (56 %) utilizan actualmente un sistema personal para compartir archivos, como una vuelta, Google DriveWhatsApp o Dropbox para compartir archivos relacionados con el trabajo para facilitar su trabajo, ya sea que estén permitidos o no, encuentra un nuevo estudio.

Además, un tercio (32 %) de estos empleados lo hacen incluso si saben que su empresa tiene una política en contra, a pesar del mayor riesgo de seguridad asociado. Según el informe de OpenTextEl panorama global es aún más sorprendente, con casi dos tercios (63 %) de los empleados que dicen que usan un sistema de intercambio de archivos personales para compartir archivos de trabajo, y el 44 % lo hace porque creen que no existe una política organizacional en contra.

Muchas empresas carecen de herramientas eficaces de gestión de la información y ahora están empezando a influir en lo que los empleados creen que deben hacer.

En general, el estudio encontró que los trabajadores mixtos sienten que enfrentan una amplia gama de otros desafíos, con más de una cuarta parte (26 %) que dice que no puede colaborar fácilmente con colegas o compartir archivos mientras trabaja desde casa. El mismo número (26 %) dijo que no tiene fácil acceso a los sistemas de archivos y el contenido de la empresa mientras trabaja de forma remota, mientras que casi una cuarta parte (21 %) tiene dificultades para llevar la tecnología y las herramientas para su trabajo.

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sobrecarga de información

Casi cuatro quintas partes (76 %) de los encuestados de EE. UU. dicen que la sobrecarga de información (impulsada por factores como el acceso a la información las 24 horas del día, los 7 días de la semana, las redes sociales ubicuas o demasiadas aplicaciones para revisar a diario) está causando su presión diaria. A medida que la vida laboral de las personas continúa infiltrándose en su vida personal a través del trabajo híbrido, el 43 % de los trabajadores híbridos de EE. UU. dicen que creen que no están equipados con herramientas digitales adecuadas para trabajar desde casa, o que solo lo están en cierta medida.

Más de una cuarta parte (26 %) de los encuestados de EE. UU. dijeron que deben usar 11 o más cuentas, recursos, herramientas y aplicaciones todos los días.

De hecho, debido a la ubicación en silos de la información en una organización, más de dos quintas partes de los empleados estadounidenses (41 %) dicen que suelen pasar un promedio de una o más horas por día buscando investigaciones específicas, documentos de trabajo o piezas de información. solo para hacer su trabajo.

La perspectiva de tratar de administrar el volumen y la complejidad ubicuos y exponencialmente crecientes de los datos estructurados y no estructurados puede ser desalentadora, dijo Sandy Ono, vicepresidente ejecutivo y director de marketing de OpenText. «Nos hemos dado cuenta de que la información en sí misma no es la respuesta», dijo Ono en un comunicado. «La respuesta llega cuando rompes los silos y centralizas la información. Se transforma cuando administras continuamente toda la información y la reúnes. Surgen patrones y tendencias, se recopilan conocimientos y se toman mejores decisiones. Esa es la ventaja de la información».

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La mala gestión de la información aumenta el estrés de los empleados

La información dispersa en múltiples ubicaciones es otra razón por la que los trabajadores de EE. UU. enfrentan dificultades, y dos de cada cinco (40 %) informan que dificulta su capacidad para realizar su trabajo. Uno de cada cinco (20 %) dijo que sus colegas no guardaban la última versión de un documento en un sistema compartido, mientras que casi un tercio (31 %) dijo que no saber dónde encontrar la información más reciente también tuvo un impacto.

El estudio encontró que la gestión deficiente de la información y estos desafíos continuos están teniendo un impacto negativo en los trabajadores estadounidenses: casi la mitad (41 %) dice que está teniendo un impacto en su salud mental y niveles de estrés.

Además, dos quintas partes (35 %) dijeron que tuvo un efecto adverso en su desempeño laboral, y casi un tercio (30 %) dijo que tuvo un impacto negativo en su satisfacción laboral general, casi una cuarta parte (37 %) dijo que había un impacto directo en su conciliación laboral y familiar.

«A medida que los datos de los trabajadores de oficina, proveedores y clientes continúan proliferando en todas las organizaciones, y la cantidad de sistemas y aplicaciones que utilizan continúa creciendo, también aumenta el riesgo», dijo Bernd Hennicke, vicepresidente de marketing de productos de OpenText. en una oracion. «Existe una necesidad urgente de que las empresas automaticen la gestión y el gobierno de la información para que el contenido se pueda capturar y categorizar, de modo que las políticas de retención se puedan aplicar automáticamente… los empleados pueden acceder fácilmente a información precisa y actualizada sin tener que navegar por múltiples aplicaciones. .»