TECNOLOGÍA Y TRABAJO

Los expertos comparten cómo hacer que Slack sea menos molesto y que distraiga

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Imagen: iStock/deagreez

En los últimos meses, organizaciones de todo el mundo han adoptado políticas de trabajo remoto para mitigar la propagación del COVID-19. Durante este período, las reuniones Zoom 24/7 reemplazaron las reuniones tradicionales, mientras que los servicios de mensajería como Slack mejoraron la comunicación remota del equipo. Si bien Slack es una herramienta de colaboración útil para equipos remotos, los pings constantes y las notificaciones innecesarias pueden ser un lastre para la productividad de los empleados. Dicho esto, les preguntamos a profesionales de negocios y expertos de todas las industrias cómo hacer que Slack sea menos complicado durante la jornada laboral.

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Explosiones relajantes para aumentar la eficiencia

Una ráfaga de pings en medio de una tarea puede ser frustrante. Especialmente si esta información es irrelevante o puede esperar hasta más tarde. El estado de No molestar y las notificaciones de repetición nunca se reservan para horas extras, almuerzos y reuniones. Los descansos extendidos de Slack diseñados para la atención personal pueden ser beneficiosos para algunas personas. Aquellos que eligen seguir esta ruta pueden responder a las notificaciones en horarios establecidos, esencialmente programando durante los períodos dedicados a la movilidad personal, dijo el CEO de Capacity, David Karandish.

«En un entorno remoto, parece que las notificaciones son la única forma de mantenerse conectado con sus compañeros de equipo, pero silenciar estas alertas de Slack es una de las formas más fáciles de evitar interrupciones constantes. Al desactivar las notificaciones mientras trabaja en proyectos, puede moverse entre tareas en lugar de manejar esas notificaciones de Slack en medio de las tareas», dijo Karandish por correo electrónico.

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Si bien esto puede parecer paradójico, implementar períodos de inactividad de Slack en toda su organización puede aumentar la productividad de los equipos remotos. Citando investigaciones anteriores, Anita Williams Woolley, profesora asociada de teoría y comportamiento organizacional en la Escuela de Negocios Tepper de la Universidad Carnegie Mellon, explica que los equipos que aprovechan estos períodos de apagón intermitente tienen más éxito.

«El riesgo de usar Slack (o el correo electrónico, el chat o cualquier otro medio similar) es la posibilidad de una distracción constante. Descubrimos que los equipos efectivos abordan esto cultivando la ‘emergencia’ u organizando el trabajo para que tengan Períodos de comunicación rápida, intercalados con períodos en los que no se comunican en absoluto”, dijo Woolley por correo electrónico.

Del mismo modo, Edward Sullivan, director ejecutivo de Velocity Group, aconseja a las empresas que ocasionalmente «descansen» durante la semana laboral para permitir que los equipos se concentren en los proyectos.

«Esto no solo ayuda a los equipos a progresar en grandes proyectos al reducir las distracciones y las distracciones, sino que también mejora el bienestar y la satisfacción generales al mantener a las personas más involucradas en el flujo», dijo Sullivan por correo electrónico.

maximizar de pie

Slack debe existir como parte integral de una estrategia de comunicación más amplia, y las organizaciones deben asegurarse de utilizar todas sus herramientas de manera adecuada, en lugar de depender de una herramienta en particular. Sin pautas claras, Slack es fácilmente el espacio de referencia para compartir información, aunque otras plataformas pueden ser más adecuadas para ciertos tipos de comunicación y planificación.

«El standup matutino también ayuda a garantizar que todos sepan lo que están haciendo las personas simplemente declarando… las metas de hoy, los logros y los obstáculos de ayer. Estos tres proyectos mantienen a todos en el equipo aún conectados, aprenden lo que están haciendo otras personas y celebran las pequeñas victorias sin tener que vivir en Slack todo el tiempo», dijo Andrew Gazdecki, fundador de MicroAcquire.

Con lenguaje corporal, indicaciones de voz y más, las conversaciones de pie ofrecen una forma más rica de comunicarse que los sistemas basados ​​en mensajes como Slack. Si bien Slack es una forma conveniente de colaborar, discutir ideas y brindar información relevante con colegas en tiempo real, puede que no sea el mejor lugar para tomar decisiones organizacionales importantes.

«Tratamos de no tener discusiones importantes sobre Slack y programar tantas conferencias telefónicas como sea posible para tomar decisiones importantes», dijo por correo electrónico Marcel Petitpas, director ejecutivo y cofundador de Parakeeto.

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Fomentar las relaciones con una guía clara

La capacidad de Slack para configurar canales para temas específicos, como pasatiempos, mascotas, deportes, etc., también ofrece excelentes oportunidades para formar equipos, especialmente en equipos remotos. Sin embargo, estos canales también corren el riesgo de introducir un conflicto potencial. Por lo tanto, las organizaciones también deben establecer expectativas y reglas sobre los canales de Slack.

«Como seres humanos, hablamos de política, deportes y muchos temas fuera del trabajo que ofrecen oportunidades para crear divisiones. La misión de cualquier empresa debe ser promover espacios diversos que permitan conversaciones personales y laborales. Eso significa crear diversión o informalidad». espacios que coexisten con pipelines para proyectos orientados al trabajo y dejan en claro cuál es el hogar adecuado para cada conversación”, dijo vía correo electrónico Fernando Matzkin, director comercial de Globant North America.

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Recuerda lo básico

En una oficina tradicional, los colegas pueden ver a otros empleados en persona durante la jornada laboral. Esto facilita que los miembros del equipo sepan cuándo una persona está en medio de una tarea o fuera de su escritorio. Acciones simples como configurar el estado de una persona durante el día y posponer las notificaciones al final del día ayudarán a minimizar posibles intrusiones.

En la era del teletrabajo, las líneas entre el trabajo y el hogar se están desdibujando. Configurar las actualizaciones de estado de Slack y las notificaciones de repetición puede ayudar a los empleados a crear un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida personal. Recuerde que la comunicación efectiva funciona en ambos sentidos, y si los compañeros de trabajo creen que alguien puede tener una conversación rápida, no sabrán que se distraerán.

«Use el estado para indicar que ha firmado por el día. (Si ve que alguien ha firmado, preste atención)», dice Anna McVeigh-Murphy, directora de marketing de Curacubby.

Oliver Baker, cofundador de Intelvita, sugiere aprovechar la función Highlights de Slack. Esto permite a los trabajadores configurar notificaciones para palabras clave y mensajes específicos, lo que minimiza la necesidad de filtrar docenas de mensajes en un canal o chat grupal lleno de información relevante.

Habilitar las actualizaciones automáticas de estado de Slack es otra excelente manera de mejorar Slack. Lauren Torregrossa, directora de relaciones con los medios de CareerPlug, recomienda sincronizar Slack con Google Calendar. Una vez que Slack se sincroniza con Google Calendar, el estado de Slack de una persona se actualizará automáticamente cuando comience el evento del calendario y este estado se borrará cuando finalice la reunión. Esto reduce la necesidad de configurar manualmente los estados a lo largo de la jornada laboral.

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