Más de 10 consejos para trabajar en la vista de calendario de Outlook

Outlook ofrece muchas funciones de calendario, incluso muchos usuarios no lo saben. Estos indicadores lo ayudarán a aprovechar las características más útiles de Outlook.

La vista de calendario de Outlook es muy parecida a su calendario de escritorio diario, solo que es dinámico. Puede programar y actualizar citas, eventos, reuniones y ver listas de tareas pendientes sin complicaciones. Con algunos trucos, puede aumentar su productividad, simplificar las tareas de colaboración y anular algunos comportamientos y valores predeterminados molestos.

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1: cambiar la hora predeterminada

La vista de calendario de Outlook está predeterminada en intervalos de 30 minutos. Esto significa que Outlook otorga automáticamente 30 minutos cuando crea una nueva cita. Esta configuración funciona bien si la mayoría de sus reuniones duran 30 minutos, incluso si tiene que adaptarse a alguna reunión peculiar ocasional. Por otro lado, es ineficiente actualizar el intervalo repetidamente. Si la mayoría de sus actividades no duran 30 minutos, cambie el valor predeterminado de la siguiente manera:

1. Haga clic derecho en la vista de calendario.
2. Elija otra configuración.
3. Haga clic en la lista desplegable Escala de tiempo y seleccione otro elemento de período de tiempo, como se muestra en la figura Figura APor ejemplo, para programar varias entrevistas de 15 minutos con posibles nuevos empleados durante la próxima semana, puede seleccionar un intervalo de 15 minutos. Esto es más efectivo que cambiar cada reunión de 30 minutos a 15 minutos.
4. Haga clic en Aceptar.

Figura A

Cambie el intervalo de tiempo de reunión predeterminado para el calendario.

Esta ruta muestra muchas configuraciones a través del cuadro de diálogo Formato (Figura A), pero hay una forma más rápida de restablecer el intervalo.Simplemente haga clic derecho en la barra de tiempo y seleccione un intervalo de tiempo del menú contextual de resultados como se muestra Figura BLa próxima vez que cree una cita, Outlook utilizará la nueva configuración de período de tiempo como se muestra a continuación Figura C.

Figura B

Haga clic derecho en la barra de tiempo para acceder rápidamente a los intervalos de tiempo.

Figura C

Las citas de Outlook utilizan la configuración de período de tiempo predeterminada.

Puede restablecer el período de tiempo de forma permanente o temporal. Pero, curiosamente, no puede agregar nuevos períodos de tiempo. Debe seleccionar uno de los elementos existentes de la lista desplegable (paso 3). Desafortunadamente, la lista existente es corta. Cómo los desarrolladores de Outlook determinaron que 6 minutos es una configuración más general que 20 o 45 minutos es un misterio.

2: Seleccione una hora de cita antes de crear una cita

Cuando la mayoría de sus citas consumen la misma cantidad de tiempo, puede ser útil restablecer el intervalo de las citas en la vista de calendario. Pero puede ser útil de otra manera. Al elegir el intervalo común más pequeño, puede programar automáticamente nuevas citas. Por ejemplo, puede establecer el intervalo predeterminado en 15 minutos. Al crear una nueva cita, resalte tantos bloques de 15 minutos como desee.

Figura D Muestra selecciones de bloques de 11:00 a. m. a 11:45 a. m., tres intervalos de 15 minutos. Simplemente comience a escribir el asunto de la cita y presione enter. Si necesita establecer más detalles, haga clic derecho en el bloque seleccionado para abrir un nuevo formulario de cita con el intervalo de tiempo establecido.como puedes ver Figura Elas horas de inicio y finalización predeterminadas coinciden con los bloques resaltados en la Figura D.

Figura D

Seleccione el período de tiempo para la nueva cita.

Figura E

Outlook establece la hora de la cita en función del bloque seleccionado.

No necesita establecer el intervalo predeterminado en una unidad específica para aprovechar este aviso específico. Independientemente de la configuración, puede resaltar un bloque antes de crear una cita. Sin embargo, si es posible, hacer que el intervalo predeterminado refleje el intervalo común más bajo para las reuniones significará menos reinicios.

3: Arrastra el elemento al calendario

Puede recibir información sobre reuniones y eventos por correo electrónico. Alternativamente, estos detalles pueden existir ya en una tarea o entrada de diario. Si necesita crear una cita o evento basado en esa información, puede volver a ingresarlo en la vista de calendario, o puede hacerlo de la manera más fácil: arrastre un elemento existente al calendario. Cuando hace esto, Outlook abre un cuadro de diálogo de cita con información del elemento. Por ejemplo, si arrastra un mensaje de correo electrónico, el formulario de cita mostrará el título del correo electrónico y el cuerpo del mensaje.

Aún deberá configurar la información de fecha y hora adecuada, pero todo lo que necesita en el correo electrónico también se copiará en la sección de notas de la cita. De esta manera, no tiene que cortar y pegar ni volver a escribir la información, y puede tener todo justo donde lo necesita.

4: Arrastra citas de un día a otro

Al igual que arrastrar correos electrónicos al calendario, puede arrastrar citas existentes de un día a otro. Simplemente haga clic en una cita en el calendario y arrástrela a otro día, es así de simple.

Pero tenga cuidado al arrastrar citas a la vista Día o Semana laboral. Outlook actualizará la cita para reflejar el nuevo período de tiempo disponible. Si no quieres cambiar la hora, tienes que ponerla en la misma franja horaria del nuevo día.

Para copiar una cita en lugar de moverla, mantenga presionada [Ctrl] mientras arrastra la cita a otro día. Este práctico atajo es mucho más fácil que recrear una nueva cita cuando la mayoría de los detalles ya existen en la cita anterior. Simplemente mueva o copie la cita anterior y actualice la nueva cita según sea necesario.

Desafortunadamente, no puede deshacer esto usando [Ctrl]+Z o el comando Deshacer en el menú Editar.

5: Consulta el número de días que quieres

Todas las vistas tienen un número específico de días: Día es, por supuesto, el día actual, por lo que es solo uno; la semana laboral es cinco, de lunes a viernes; la semana es de 7 días; y Mes muestra las cinco semanas completas, con algunos días que caen en el frente Uno o ambos de unos pocos meses y el siguiente.

Vea tantos días como desee en cualquier vista, hasta nueve días, con solo presionar un botón.Para ver un número específico de días en una vista específica, presione [Alt]+0 a 9.Por ejemplo, para ver tres días en la vista Día, presione [Alt]+3, como se muestra en la figura Figura FPara ver 10 días, presione [Alt]+0.

Figura F

Utilice métodos abreviados de teclado para anular las preferencias de la vista.

urgente [Ctrl]+Z no deshace este cambio. Sin embargo, no es permanente. Los días se pueden restablecer simplemente haciendo clic en el icono de vista correspondiente en la barra de herramientas estándar.

6: Vista de lado a lado

Si dos días están en la misma semana, puede compararlos fácilmente. Sin embargo, no siempre caen dentro de la misma semana. Afortunadamente, ver dos días específicos uno al lado del otro es un truco fácil, y los días no tienen que ser consecutivos, pueden estar separados por semanas o incluso meses.Para ver dos días uno al lado del otro, mantenga presionado [Ctrl] y haga clic en ambas fechas en el navegador de fechas (calendario en el panel de navegación). P.ej, Figura G Espectáculos 14 de octubre y 17 de diciembre uno al lado del otro.

Figura G

Ver dos días uno al lado del otro.

Puede agregar más días a la vista.seguir aguantando [Ctrl] mientras hace clic en el número de días en el navegador de fechas. También puede agregar un día a la vista de día o de mes.urgente [Ctrl]+Z no deshace este cambio, pero puede hacer clic en el icono de vista apropiado en el menú Estándar para que la vista vuelva a la normalidad.

7: Dale a tus fines de semana el momento adecuado

De forma predeterminada, la vista de mes muestra el sábado y el domingo en la misma columna que se muestra Figura HSi tus fines de semana son más preocupantes, puedes descomprimirlos. De esta forma, Outlook mostrará los dos días como dos días separados completos en lugar de combinarlos en una sola columna. Para realizar este cambio, haga clic con el botón derecho en la vista de calendario y seleccione Configuración adicional. En la sección Meses, desmarque la opción Comprimir días de fin de semana y haga clic en Aceptar. (Este consejo no se aplica a Outlook 2007).

Figura H

Outlook comprime ambos fines de semana en la misma columna.

8: Comparte tu calendario

Los usuarios de Exchange Server pueden compartir calendarios rápidamente, una clave importante para aumentar la productividad en oficinas ocupadas. No se tome el tiempo de enviar correos electrónicos y llamar por teléfono preguntando: «¿Está libre…?» En lugar de eso, comparta su calendario y compare las fechas y horas previstas para las reuniones con los demás.

Para compartir su calendario, en la vista de calendario, haga clic en el vínculo Abrir calendario compartido en el panel de navegación. Seleccione un contacto y haga clic en Aceptar. No podría ser más fácil. Puede mostrar hasta 12 carpetas de calendario una al lado de la otra en la vista de día, semana, semana laboral o mes.

9: Abra la vista de calendario en una ventana separada

Si cambia con frecuencia entre vistas, puede que le resulte más fácil y rápido usar la vista de calendario en una ventana separada. Esta configuración reducirá la necesidad de hacer clic en el panel de navegación para alternar entre vistas. Para abrir la vista Calendario en su propia ventana, haga clic con el botón derecho en el acceso directo Calendario en el Panel de navegación y seleccione Abrir en ventana nueva.

Puede abrir cualquier vista de Outlook en su propia ventana separada, por eso este consejo es tan valioso. Puede abrir varias ventanas separadas y usar la barra de tareas para avanzar y retroceder entre ellas, volviendo a la ubicación exacta donde trabajó por última vez en esa ventana.

Para cerrar una ventana individual, simplemente haga clic en el botón de cerrar (X) en la esquina superior derecha de la barra de título de la ventana.

10: Mostrar elementos del calendario en Outlook hoy

Outlook Today proporciona un resumen rápido del día, como Figura 1Para acceder a esta vista, simplemente seleccione Carpetas personales en Todas las carpetas de correo. Si está en un servidor de Exchange, este elemento aparecerá como Buzón: su nombre.

Figura 1

Revise su día de un vistazo con Outlook Today.

De forma predeterminada, esta vista muestra cinco días de citas, reuniones y eventos en la sección de calendario. Puede cambiar la cantidad de días enumerados haciendo clic en «Personalizar Outlook hoy» en la esquina superior derecha.Al hacerlo, se mostrará una lista de configuraciones como la siguiente Figura J.

Figura J

Use estas opciones para personalizar la vista de Outlook para hoy.

11: Mostrar elementos truncados en la vista mensual

La vista de mes tiene el menor espacio para mostrar citas y eventos.A veces, Outlook no puede mostrar el elemento completo, como Figura KAl pasar el cursor sobre un elemento, se mostrará el elemento completo, por lo que una lista truncada podría no ser un gran problema. Sin embargo, si es así, puede reducir la fuente utilizada por la vista Mes de la siguiente manera:

1. Haga clic derecho en la vista de calendario.
2. Elija configuraciones adicionales en el menú contextual que aparece.
3. En la sección Mes, haga clic en el botón Fuente.
4. En el cuadro de diálogo de fuente que aparece, especifique un tamaño de fuente más pequeño. La fuente más pequeña que aparece en el control de tamaño es 8, pero puede escribir un valor más pequeño, como 6.
5. Haga clic en Aceptar dos veces.

Figura K

La vista de mes a veces trunca elementos.

Las fuentes más pequeñas no siempre funcionan. Sin embargo, si ver la lista completa es importante, pruébalo. Lamentablemente, este cambio no reduce el tamaño del evento, solo se aplica a las citas.

12: Mostrar dos zonas horarias

Si se comunica con personas en otras zonas horarias, puede ser útil conocer su hora local antes de programar una reunión o hacer una llamada telefónica. Afortunadamente, Outlook puede mostrar fácilmente dos zonas horarias: su hora local y una segunda zona horaria. Para agregar una segunda zona horaria:

1. Elija Opciones en el menú Herramientas.
2. Haga clic en Opciones de calendario en la sección Calendario.
3. Haga clic en el botón Zona horaria (abajo a la derecha).
4. Marque la opción Mostrar zonas horarias adicionales.
5. Introduzca un nombre descriptivo para la nueva zona horaria en el control de etiqueta.
6. En la lista desplegable Zona horaria, seleccione la zona horaria adecuada.
7. Haga clic en Aceptar tres veces, Outlook mostrará dos zonas horarias, como se muestra en la figura Figura L.

Figura L

Mostrar dos zonas horarias

O simplemente puede hacer clic con el botón derecho en la barra de tiempo y seleccionar Cambiar zona horaria en el menú contextual que aparece.

Utilice el cuadro de diálogo Zona horaria para ajustar su zona horaria cuando viaje. No se preocupe si un evento de todo el día de repente se extiende por dos días. Puede cambiar las horas de inicio y finalización de cada evento o ignorar el lapso de dos días.

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