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Más del 50 % de los profesionales de oficina pasan más tiempo buscando archivos que trabajando

Una nueva encuesta de Wakefield Research y Elastic arroja luz sobre la lucha secreta para mantener los recursos y los archivos organizados.

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Imagen: Deagreez, Getty Images/iStockphoto

Se encontró que el 54 % de los profesionales de oficina de EE. UU. informan que pierden el tiempo buscando en sistemas de archivos en línea desordenados los documentos que tanto necesitan. un nuevo informe De la firma de investigación de mercados Wakefield Research y el analista de datos Elastic. El informe afirma que «perder el tiempo puede afectar negativamente a las empresas y la cultura, ya que los trabajadores desperdician energía que podría gastarse mejor en la planificación, la estrategia y el desarrollo general de la empresa».

Casi una quinta parte de los 1000 profesionales de oficina de EE. UU. encuestados mencionaron «buscar los documentos que necesitan» como su problema número 1 para respaldar el futuro del trabajo remoto; otro 58 % dijo que la búsqueda rápida de archivos y documentos es uno de los «tres grandes». problema.

Es menos probable que los empleados, especialmente aquellos que enfrentan el desafío de realizar varias tareas a la vez, creen carpetas fáciles de buscar o se ciñan a un sistema más organizado. El informe de Wakefield advierte a los profesionales de la tecnología: «Encontrar contenido de trabajo es perder el tiempo. La búsqueda constante de documentos durante la jornada laboral es una pérdida de tiempo y reduce la productividad de los empleados. Si las empresas quieren que los empleados sean productivos y trabajen desde casa en un mundo Para ganar, debe calcular gestión de contenido (y es rápido)”.

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La pérdida de tiempo impacta directamente en la productividad, y el trabajo remoto se solidifica como un símbolo de un regreso al trabajo, ya sea híbrido o totalmente remoto. «Los equipos de TI deben abordar este tiempo crítico perdido de frente con soluciones funcionales. Las organizaciones deben asegurarse de que sus empleados tengan las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de manera rápida y eficiente, y no perderse en el agujero del conejo organizacional», afirma el informe.

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Más de cuatro de cada cinco (81%) profesionales de oficina no pueden encontrar documentos importantes cuando «su jefe o cliente los pone en un punto crítico». De estos, casi un tercio de los profesionales de oficina (31 %) a menudo tienen dificultades para encontrar los documentos que necesitan en momentos de estrés. «

La encuesta cubre desgloses de datos entre generaciones de trabajadores (Millennials, Gen Xers y Baby Boomers) y cómo las empresas están distribuyendo herramientas para ayudar a abordar estos crecientes problemas organizacionales que están agotando horas de productividad y presupuestos. En comparación con la Generación X (30 %), los Millennials (41 %) tienen más probabilidades de encontrar documentos importantes y cuatro veces más probabilidades de perderse buscando documentos que los Baby Boomers (9 %).

Los líderes de la empresa no son inmunes a la frustración de las búsquedas de archivos, incluso más que administrar una cuenta de correo electrónico que recibe más de 300 correos electrónicos entrantes. Los profesionales de oficina de alta dirección (41 %) tienen más del triple de probabilidades que sus colegas de nivel inferior (13 %) de decir que las búsquedas rápidas de archivos son el principal problema a abordar.

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